📖 Retrouvez toutes les étapes pour paramétrer et prendre en main la gestion interne de votre cabinet dans notre article Découvrir la gestion interne sur Pennylane.
Vous avez la possibilité de créer des prospects sur Pennylane et de leur envoyer une lettre de mission directement depuis Pennylane. Notre partenariat avec JeSigneExpert permet la signature électronique de la lettre de mission.
Création d’un prospect
Vous avez deux possibilités pour ajouter un prospect sur Pennylane :
Depuis la page Entreprises ou Utilisateurs, cliquez sur le bouton Nouveau puis sur Prospect.
Rendez-vous dans le menu Entreprises, sélectionnez le module Prospects. Puis, cliquez sur le bouton Ajouter un prospect situé en haut à droite de votre écran.
Ensuite, complétez le formulaire :
Saisissez les informations de l’entreprise.
💡 Si jamais votre prospect n'est pas encore immatriculé, cliquez sur Vous ne trouvez pas l'entreprise, puis sur le bouton L'entreprise n'a pas encore de numéro SIREN.
Puis, complétez les informations du client.
💡 Si votre client est déjà sur Pennylane, cochez la case Cette ou ce client est déjà renseigné sur Pennylane.
Cliquez sur le bouton Valider et passer à l’étape suivante.Vous avez alors la possibilité de :
Renseigner les informations et documents du client ;
Télécharger et envoyer une lettre de mission ;
Ajouter un nouveau prospect ;
Revenir à la liste des prospects.
Envoi de la lettre de mission
Vous avez deux possibilités pour télécharger une lettre de mission :
Après avoir complété le formulaire, cliquez sur Télécharger et envoyer une lettre de mission.
Depuis le menu Entreprises, rendez-vous dans le module Prospects. Cliquez sur la barre de progression dans la colonne À faire, puis sur Renseigner.
2. Pour télécharger votre document, cliquez sur le bouton Ajouter un fichier.
⚠️ Pennylane ne dispose pas de modèles de lettre de mission, mais vous pouvez télécharger celle qui vous convient sur le site de l’Ordre des Experts-Comptables.
Sur votre fichier, faites attention à bien laisser suffisamment d'espace pour pouvoir y insérer les signatures en bas de page.
3. Une fois la lettre téléchargée, vous pouvez l’envoyer au client avec signature électronique.
✍️ Pennylane vous propose d’utiliser Jesigneexpert, l'outil de signature électronique le plus utilisé par les experts-comptables.
4. Vous êtes redirigé sur le site de Jesignexpert. Sélectionnez le cabinet puis cliquez sur Valider.
5. Une fois l'authentification réussie, vous êtes redirigé vers Pennylane.
6. Avant d’envoyer votre lettre de mission, vous pouvez ajouter un message si vous le désirez. Puis, cliquez sur le bouton Envoyer avec signature électronique.
💡 N’oubliez pas de compléter le champ Numéro de téléphone afin que votre prospect puisse recevoir le code qui lui permettra de signer électroniquement.
⚠️ La signature électronique est à la charge du comptable. Le montant de chaque signature électronique est prélevé directement sur le compte JeSigneExpert de l'Expert-comptable. Si le compte n'est pas suffisamment alimenté, vous ne pouvez pas signer électroniquement la lettre de mission.
Suivi des prospects
Sur la page de suivi des prospects, retrouvez l’ensemble des prospects créés. Vous avez accès à deux onglets : Signature Lettre de mission et Prospects perdus.
Dans l’onglet Signature Lettre de mission, vous pouvez :
Modifier les informations relatives à un prospect en cliquant sur la barre de progression située dans la colonne À faire, puis sur le bouton Modifier.
Télécharger la lettre de mission (comme vu ci-dessus).
Suivre le statut de la lettre de mission. La pastille de couleur vous indique l’avancée du prospect :
Rouge : la lettre de mission n’est pas encore envoyée ;
Gris : la lettre de mission est envoyée, mais pas signée par votre prospect ;
Vert : la lettre de mission est signée par le client et l’expert-comptable.
Renseigner les informations du prospect (informations fiscales, comptables,…) en cliquant sur la pastille Paramètres du profil.
Écrire une note en cliquant sur la pastille Créer une note.
Marquer le prospect comme perdu en cliquant sur la pastille Prospect perdu.
💡Le prospect se retrouve alors dans l’onglet Prospects perdus.
Transformer le prospect en client en cliquant sur le bouton Convertir en client. Retrouvez le dossier de votre nouveau client dans la page Entreprises.
📖Découvrez comment inviter un client et comment reprendre un dossier sur Pennylane.
Dans l’onglet Prospects perdus, vous avez la possibilité de réinitialiser le profil d’un prospect perdu en cliquant sur la pastille Restaurer le profil prospect. Le prospect est alors à nouveau visible dans l’onglet Signature Lettre de mission.