📖 Retrouvez toutes les étapes pour paramétrer et prendre en main la gestion interne de votre cabinet dans notre article Découvrir la gestion interne sur Pennylane.
Vous avez la possibilité de créer des prospects sur Pennylane et de leur envoyer une lettre de mission directement depuis Pennylane. Notre partenariat avec JeSigneExpert permet la signature électronique de la lettre de mission.
Création d'un prospect
Vous avez deux possibilités pour ajouter un prospect sur Pennylane.
Depuis la page Entreprises ou Utilisateurs, cliquez sur Nouveau puis sur Prospect.
Depuis la page d'accueil, cliquez sur l'icône Entreprises > Nouvelles missions > Ajouter un prospect
Complétez le formulaire avec les informations du prospect, puis validez et passez à l'étape suivante.
💡 Si jamais votre prospect n'est pas encore immatriculé, cliquez sur "Je ne trouve pas l'entreprise" et cochez la case "L'entreprise n'a pas encore de numéro SIREN".
Vous avez alors la possibilité de :
Renseigner les informations et documents du client ;
Télécharger et envoyer une lettre de mission ;
Ajouter un nouveau Prospect ;
Envoi de la lettre de mission
Vous avez deux possibilités pour télécharger une lettre de mission :
Après avoir complété le formulaire, cliquez sur "Télécharger et envoyer une lettre de mission"
Depuis la page Nouvelles missions, cliquez sur la barre de progression dans la colonne "A faire", puis sur Renseigner.
Téléchargez le fichier. Attention à bien laisser suffisamment d'espace pour pouvoir y insérer les signatures en bas de page.
Pennylane ne dispose pas de modèles de lettre de mission, mais vous pouvez télécharger celle qui vous convient sur le site de l’Ordre des Experts-Comptables.
Une fois la lettre téléchargée, vous pouvez l'envoyer au client avec signature électronique.
Pennylane vous propose d'utiliser Jesigneexpert, l'outil de signature électronique le plus utilisé par les experts-comptables.
Vous êtes alors redirigé sur le site de Jesignexpert. Sélectionnez le cabinet puis valider.
Une fois l'authentification réussie, vous êtes redirigé vers Pennylane. Vous pouvez envoyer votre lettre de mission en y ajoutant un message si vous le désirez. N’oubliez pas de compléter le champ “Numéro de téléphone” afin que votre prospect puisse recevoir le code qui lui permettra de signer électroniquement.
Vous pouvez alors suivre le statut de la lettre de mission depuis la page de suivi des prospects.
⚠️ La signature électronique est à la charge du comptable. Le montant de chaque signature électronique est prélevé directement sur le compte JeSigneExpert de l'Expert-comptable. Si le compte n'est pas suffisamment alimenté, vous ne pouvez pas signer électroniquement la lettre de mission.
Suivi des prospects
Vous retrouvez sur la page de suivi des prospects l'ensemble des prospects créés. Sur cette page, vous pouvez :
Modifier les informations relatives à un prospect ;
Suivre le statut de la lettre de mission. La pastille de couleur vous indique l'avancée du prospect :
Rouge : la lettre de mission n’est pas encore envoyée ;
Gris : la lettre de mission est envoyée mais pas signée par votre prospect ;
Vert : la lettre de mission est signée par le client et l'expert-comptable.
Renseigner les informations du prospect (informations fiscales, comptables ...) ;
Créer une note ;
Marquer le prospect comme perdu. Le prospect se retrouve alors dans l'onglet "Prospects perdus" ;
Convertir le prospect en client. Vous retrouvez alors le dossier dans la page Entreprises. Vous pouvez alors inviter votre client et commencer à tenir la comptabilité du dossier ;
