Vous pouvez avoir ce rôle pour deux raisons différentes :
Soit vous êtes commissaire aux comptes et un confrère ou une consœur vous a invité à auditer un de ses dossiers (ça, vous l’aviez deviné !).
Soit un de vos clients est sur Pennylane et vous a invité à le rejoindre sur notre plateforme
Accéder à (presque) tout en lecture seule
Avec le rôle Commissaire aux comptes (CAC), vous avez accès au dossier en lecture seule. Vous pouvez ainsi consulter la quasi-totalité des éléments comptables du dossier, sans pouvoir changer quoi que ce soit.
Les seuls éléments non-accessibles au CAC sont les différentes pages des télé-déclarations fiscales, disponibles dans le menu Fiscalité de l’interface Comptabilité.
Exporter les données principales
Le rôle de CAC permet de télécharger les différentes données du dossier.
Pour télécharger des données comptables, comme une balance, un grand livre ou un bilan :
Entrez dans votre dossier.
Depuis le menu Révision, allez au module concerné.
Cliquez alors sur le bouton Exporter en haut à droite de votre écran, et laissez-vous guider !
Exporter un FEC
Entrez dans le dossier du client.
Dans le menu latéral gauche, cliquez sur Saisie puis sur Exports.
Vous trouverez en haut à droite de la fenêtre le bouton pour exporter le FEC !
⚠️ Si vous avez été invité par votre client à rejoindre Pennylane, c’est probablement que personne de votre cabinet ne tenait la comptabilité de son dossier sur notre outil. En d’autres termes, les données comptables ne sont pas fiables et nous ne vous recommandons pas de les mobiliser.
💡 Si vous voulez tester Pennylane pour faire la compta de A à Z sur notre plateforme, rien de plus simple : cliquez sur le bouton Utiliser Pennylane avec les droits comptables et laissez-vous guider ! Ce bouton apparaît tout en bas de votre fenêtre, lorsque vous êtes dans le dossier de votre client.
Télécharger les factures clients
Accédez au dossier de votre client.
Dans l’interface Gestion, allez dans le menu Achats (ou Ventes, c’est selon).
Cliquez sur Factures fournisseurs (ou Factures clients, c’est toujours selon).
Sélectionnez l’ensemble des factures que vous souhaitez télécharger.
Un bandeau vert apparait au bas de l’écran.
Cliquez sur l’option Exporter puis sélectionnez Feuille de calcul & factures (.xlsx & .pdf).
Le tour est joué ! Une petite fenêtre vous confirme l’export en bas à droite de l’écran ; cliquez alors sur Télécharger l’export.
Inviter un commissaire aux comptes
Seules les personnes disposant du rôle Administrateur peuvent effectuer cette opération.
Ajouter l’utilisateur
Rendez-vous sur l’espace cabinet.
Cliquez sur le bouton Nouveau en haut à droite de votre écran.
Dans le menu déroulant, sélectionnez Comptable.
Renseignez le cabinet de rattachement (c’est-à-dire le cabinet qui traite les dossiers auxquels le Commissaire aux comptes doit avoir accès).
Complétez les informations demandées.
Dans Rôle, sélectionnez Commissaire aux comptes.
Cliquez sur Valider et ajouter le collaborateur.
L’invitation est envoyée ! Le commissaire aux comptes y répondre pour finaliser son inscription.
Autoriser l’accès
Dans l’espace cabinet, allez sur la page Utilisateurs.
Recherchez le commissaire aux comptes en utilisant son nom.
Cliquez sur son nom dans la liste.
Dans le volet qui s’ouvre à droite de votre écran, allez à la section Entreprises.
Dans Associer une entreprise, recherchez l’entreprise à laquelle le CAC doit avoir accès.
Sélectionnez l’entreprise dans le résultat de la recherche, elle est automatiquement ajoutée à ses accès.
Le commissaire aux comptes peut désormais y accéder.
💡 Pour retirer l’accès du CAC à une entreprise sans lui retirer l’accès complet à vos dossiers, cliquez sur la petite croix rouge ❌ sur la ligne de l’entreprise concernée.
Retirer l’accès
⚠️ Vous devez retirer les accès aux dossiers du commissaire aux comptes et non bloquer son utilisation à Pennylane (sans quoi ce dernier risque de sacrément vous rouspéter).
Toujours dans l’espace cabinet, allez sur la page Utilisateurs.
Recherchez le commissaire aux comptes en utilisant son nom ou le cabinet auquel vous l’avez rattaché.
Cliquez sur son nom pour ouvrir le volet latéral.
Dans la section Cabinet comptable, cliquez sur l’icône poubelle au bout de la ligne (et non sur le gros bouton rouge tout en haut du volet latéral, sauf si vous voulez vous faire remonter les bretelles par le CAC).
💡 Si vous devez redonner accès à votre commissaire aux comptes ou donner un premier accès à un commissaire aux comptes disposant déjà d’un compte Pennylane, c’est également dans ce volet que vous pourrez gérer les accès.