Les différents rôles sur Pennylane
Administrateur
L'Administrateur (ou les Administrateurs) d'un cabinet peut :
Inviter des collaborateurs ;
Donner des droits à des collaborateurs (manager de, etc.) ;
Assigner ou retirer des dossiers à des collaborateurs ;
Accéder à tous les dossiers du cabinet. Pour chaque dossier, vous pouvez contrôler son accès en le définissant comme confidentiel.
Accéder aux paramètres du cabinet ;
Rouvrir / modifier une écriture ;
💡 Pour obtenir un rôle d'Administrateur, vous devez le demander aux autres Administrateurs du cabinet ou bien aux équipes Pennylane s'il n'y a aucun Administrateur pour le moment.
Collaborateur sur tous les dossiers
Le statut Collaborateur sur tous les dossiers donne accès à tous les dossiers du cabinet excepté les dossiers confidentiels.
📖 Voir la section Gérer l'accès aux dossiers pour voir comment définir un dossier comme confidentiel.
Collaborateur
Le statut Collaborateur donne uniquement accès aux dossiers qui lui sont affectés par l'Administrateur.
⚠️ Le statut Collaborateur ne permet pas la réouverture et la modification des écritures. Le choix et la responsabilité de passer un Collaborateur en Administrateur faire incombe à l'Administrateur du compte qui se doit d'en anticiper les éventuelles conséquences.
Ajouter un collaborateur
Depuis la page Utilisateurs, cliquez sur Nouveau et Comptable (voir image). Renseignez le prénom, le nom et l'email du collaborateur. Sélectionnez le cabinet dans le cas où vous auriez plusieurs cabinets sur Pennylane.
Assignez un rôle au collaborateur (Administrateur, Collaborateur sur tous les dossiers, Collaborateur). Puis validez.
⚠️ Seuls les Administrateurs peuvent ajouter des Collaborateurs sur Pennylane.
Le Collaborateur reçoit un email l'invitant à créer un mot de passe.
Dès lors, l'Administrateur voit cet utilisateur dans sa liste d'utilisateurs (n'oubliez pas de rafraîchir / actualiser la page) et peut gérer ses droits et lui attribuer des dossiers.
Gérer les droits d'un collaborateur
Depuis la page Utilisateurs, cliquez sur le nom du collaborateur pour pouvoir gérer ses droits. Vous pouvez modifier son rôle.
📖 Voir Les différents rôles sur Pennylane pour découvrir ces rôles.
Un Administrateur peut également bloquer un utilisateur en cliquant sur Bloquer, ce qui empêchera son accès à Pennylane.
Assigner des dossiers à un collaborateur
Un collaborateur sur tous les dossiers a accès à l'ensemble des dossiers du cabinet, excepté les dossiers définis comme confidentiels. Autrement, un Administrateur peut donner accès aux dossiers à ses collaborateurs depuis les Paramètres du cabinet, menu Accès aux dossiers.
Les noms de vos collaborateurs sont listés, ainsi que les dossiers de votre cabinet. Vous pouvez donner des accès à vos collaborateurs en cliquant sur la case adéquate. Pour retirer l'accès, cliquez sur la poubelle rouge.
Autre option : depuis la page Utilisateurs, cliquez sur le nom du collaborateur dans la liste, puis sélectionnez le dossier à affecter dans le champ Associer une entreprise.
Gérer l'accès aux dossiers
Vous pouvez définir un dossier de votre cabinet comme confidentiel. Dans ce cas, les collaborateurs avec la permission Collaborateur sur tous les dossiers auront accès à tous les dossiers du cabinet, excepté les dossiers confidentiels.
Pour ce faire : depuis la page Entreprises, cliquez sur Gérez le dossier client. Dans l’onglet Infos entreprises, définissez le dossier comme confidentiel.
Sécuriser les connexions de mes collaborateurs
Pennylane propose à chaque utilisateur - collaborateur ou client - d'activer l'authentification forte à deux facteurs afin de sécuriser encore davantage les accès à la plateforme.
Single Sign-On (SSO)
Les utilisateurs salariés de Pennylane se connectent déjà en SSO via Google Suite qui est la solution d'email / active directory utilisée par Pennylane en interne. Il est prévu prochainement de permettre aux cabinets d'activer le SSO via Microsoft Active Directory sur le même modèle. Ainsi, lorsqu'un salarié rejoint le cabinet son compte sera automatiquement créé et que lorsqu'il quitte le cabinet son accès automatiquement désactivé.