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Activer et paramétrer la GED
Tout d'abord, vous devez activer la GED depuis
Rendez-vous sur le menu Dossier du client.
Allez dans le module Documents partagés.
Vous arrivez sur la page de présentation de la GED, cliquez sur Activer uniquement pour ce client.
La GED est activée ! Des dossiers et des sous-dossiers sont automatiquement créés.
✍️ L'arborescence de la GED est identique pour tous les dossiers.
Vous pouvez tout à fait modifier l'arborescence de la GED en créant des nouveaux dossiers et sous-dossiers.
Vous pouvez renommer, supprimer ou déplacer un dossier en cliquant sur les 3 petits points à droite d'un dossier :
✍️ Les administrateurs d'un cabinet peuvent paramétrer une arborescence de la GED applicable à l'ensemble des dossiers de votre cabinet depuis les paramètres du cabinet.
Accédez aux paramètres du cabinet depuis le menu latéral dans la page d'accueil, l'onglet GED.
Vous pouvez alors ajouter et / ou supprimer des dossiers en cliquant sur les "...".
Vous pouvez également partager des dossiers avec le client en lecture seule. Pour ce faire, sélectionnez les dossiers et cliquez sur Modifier les permissions.
Pensez à bien enregistrer les modifications en cliquant sur Appliquer l'arborescence.
⚠️ La nouvelle arborescence de la GED s'appliquera pour les nouveaux dossiers sur Pennylane ou pour les dossiers existants pour lesquels la GED n'a pas encore été activée.
Toutefois, si vous modifiez l'arborescence du dossier Annuel, alors la nouvelle arborescence s'appliquera aux dossiers dont la GED est déjà activée pour les exercices futurs pas encore créés.
Ajouter des documents à la GED
Vous pouvez ajouter des documents à la GED directement dans un des dossiers de la GED ou bien en cliquant sur + Ajouter - Ajouter des fichiers. Dans ce cas-là, le fichier ajouté sera placé dans l'onglet Documents à classer.
Vous pouvez déplacer des fichiers dans les différents dossiers de la GED ou bien dans le module de saisie des factures fournisseurs ou clients.
Pour chaque document téléchargé dans la GED, vous pouvez effectuer différentes actions. Si vous cliquez sur le document, une fenêtre latérale s'ouvre à droite. Vous pouvez, dans les différents onglets :
Document : renommer le fichier, de le télécharger, le supprimer et de le déplacer.
Commentaires : mettre un commentaire sur un document. Il sera également visible par le client si le fichier est partagé avec lui.
Activités : suivre l'historique des changements, comme une modification du nom du document par exemple.
Lier la GED aux différents modules de Pennylane
Avec le module de saisie des factures
Depuis le module de saisie des factures fournisseurs ou clients, vous pouvez déplacer un document vers la GED en cliquant sur les 3 petits points puis sur Déplacer vers la GED. Dans ce cas, le document est retiré du module Factures (clients ou fournisseurs) et relocalisé dans Documents à classer de la GED.
Vous pouvez également transférer des documents de la GED vers le module de saisie des factures fournisseurs ou clients en cliquant sur Déplacer.
Avec le guide de révision par cycles
Depuis le guide de révision par cycles, lorsque vous êtes sur une diligence, vous pouvez ajouter un document pour justifier le contrôle de la diligence. Le document peut être déjà présent dans la GED ou non. Dans ce dernier cas, le document importé sur Pennylane sera automatiquement envoyé vers la GED dans le bon dossier et sous-dossier :
Dossier annuel > Exercice de l’année 20** > Comptabilité > Cycle de la révision
Avec les déclarations effectués sur Pennylane (Menu Fiscalité)
Pour chaque déclaration envoyée depuis Pennylane, un email est envoyé par Pennylane au client une fois la déclaration reçue par l'administration fiscale. De plus, l'accusé de réception est automatiquement transféré vers la GED (Documents partagés) et classé dans le bon dossier et sous-dossier (Dossier annuel > Fiscal)
Avec toute écriture comptable
Il est possible d'ajouter une pièce jointe à n'importe quelle écriture comptable depuis la balance ou les journaux. Cliquez sur l'écriture puis sur Lier un fichier de la GED.
Collaborer avec mon client
Votre client a également accès à la GED depuis Documents partagés.
Vous pouvez partager des dossiers de la GED avec votre client en lecture seule. Votre client peut alors consulter les documents, ajouter un commentaire, mais ne peut pas les supprimer ni les déplacer.
Pour ce faire, cochez Dossier partagé avec le client pour les dossiers concernés.
✍️ Lorsqu’un client dépose un fichier dans la GED, le collaborateur et le chef de mission désignés du dossier reçoivent une notification dans Pennylane.
Par défaut, le dossier Documents à classer est partagé avec votre client. Dans la vue clients, ce même dossier s'appelle Documents à transmettre.
Votre client peut ajouter des fichiers à la GED via Documents à transmettre mais ne peut pas les classer dans les différents dossiers. Par défaut, les documents téléchargés par le client sont placés dans Documents à classer.
⚠️ Pour que votre client puisse ajouter des fichiers, vous devez activer la GED de votre côté au préalable.
Demander des documents à mon client
Depuis la GED, vous avez également accès au module de Demande de documents, afin de demander des documents à votre client.