Lorsque vous ajoutez un nouveau client sur Pennylane, une GED est automatiquement créée pour votre client. Elle hérite de l'arborescence que vous avez définie par défaut, c'est-à-dire de la structure et des permissions de la GED de référence.
Certains dossiers de l'arborescence sont verrouillés (signalés par un cadenas 🔒) et ne peuvent pas être modifiés.
Propager les modifications d'arborescence
Lorsque vous modifiez l'arborescence de la GED au niveau du cabinet (ajout, suppression ou renommage de dossiers), vous pouvez choisir comment propager ces changements :
Depuis Paramètres du cabinet, apportez des changements à votre arborescence en cliquant sur Modifier.
Cliquez sur Sauvegarder. (Cliquez sur Annuler pour revenir en arrière si besoin).
Par défaut, les modifications s'appliquent uniquement aux nouveaux dossiers créés après cette sauvegarde.
Comprendre les impacts de la nouvelle arborescence sur un dossier existant
⚠️ La propagation est irréversible.
Il faut distinguer deux cas :
L’ancienne GED comporte des dossiers avec des documents à l’intérieur :
Pennylane garde les dossiers avec des documents à l’intérieur.
Les dossiers vides (de l’ancienne arborescence) sont supprimés.
Pennylane ajoute les dossiers de la nouvelle arborescence.
Pour chaque dossier, vous pouvez reclasser les documents de l’ancienne arborescence vers la nouvelle.
L’ancienne arborescence est vide (aucun document à l’intérieur) : l’ancienne arborescence est remplacée par la nouvelle.
Exemple : Le cabinet Z possède deux dossiers :
La GED du client Alpha contient des documents dans le dossier ‘ABC’.
La GED du client Bêta est vide.
Le cabinet Z décide de changer l’arborescence de la GED de son portefeuille.
La GED du client Alpha contient la nouvelle arborescence (vide) et, en plus, le dossier ABC de l’ancienne arborescence qui contenaient des documents. Par conséquent, si la nouvelle arborescence contient aussi un dossier ABC, il y aura deux dossiers ABC après propagation (l’ancien et le nouveau).
La GED du client Bêta ne contient que la nouvelle arborescence. L’ancienne arborescence a été supprimée.
Propager la nouvelle arborescence sur les dossiers existant
Cliquez sur Voir les options de propagations, en haut à droite.
Cochez Je comprends que cette action est irréversible.
Puis cliquez sur Déclencher la propagation pour confirmer.
✍️ La propagation aux dossiers existants peut prendre plusieurs minutes selon le nombre de dossiers concernés. Vous pouvez fermer la fenêtre et continuer à travailler pendant ce temps.