La section Saisie du bloc Autopilot réunit trois automatisations : l’Envoi automatique de demande comptable (sous-section Réconciliations), le Lettrage automatique par règles (sous-section Lettrage automatique) et la Demande de relevé et rapprochement automatique (sous-section Rapprochement bancaire). Vous supervisez les résultats et intervenez uniquement lorsqu’une action est requise.
Accéder aux automatisations Autopilot
Ouvrez le dossier client concerné.
Dans la barre latérale gauche, cliquez sur Paramètres.
Cliquez sur le module Automatisations, puis dépliez le bloc Autopilot > section Saisie.
⚠️ Le bloc Autopilot n’apparaît que si votre cabinet a accès à au moins une de ces automatisations, et le compteur de la section indique le nombre d’automatisations activées. Le badge Essai gratuit affiche la date de fin d’essai de la section. Les réglages s’appliquent dossier par dossier.
Activer l’envoi automatique de demande comptable
Dans la section Saisie > Réconciliations, activez l’Envoi automatique de demande comptable. Une Demande comptable est alors envoyée au client si aucune facture correspondante n’est trouvée dans un délai de 15 jours après la transaction.
Chaque nuit, Autopilot analyse les transactions du dossier et déclenche une demande comptable lorsqu’elles remplissent toutes les conditions suivantes :
elles sont datées d’au moins 15 jours,
elles ont un montant négatif,
elles ne sont pas réconciliées à une facture et n’ont pas de suggestion de réconciliation,
elles n’ont pas de contrepartie, ou leur contrepartie est en 401 / 411,
elles ne sont pas en Justificatif perdu ni en Justificatif optionnel,
elles ne sont pas déjà en demande comptable (et n’ont pas eu un statut de demande comptable supprimé),
le dossier est en comptabilité d’engagement.
Les transactions passées automatiquement en demande comptable se distinguent des demandes manuelles par un badge violet.
Comme pour les demandes comptables classiques, les dirigeants reçoivent :
une notification mobile par transaction,
un e-mail groupé les 1ᵉʳ et 15 du mois,
une notification par transaction dans leur espace gestion.
⚠️ Aucune demande n’est créée sur les transactions de plus de 15 jours au moment de l’activation, ni sur les transactions de montant positif. Le statut de PA (réception/émission) n’est pas pris en compte. Quelques faux positifs sont possibles (justificatif déjà présent dans Pennylane mais non détecté par les suggestions de réconciliation).
Annuler les demandes restées sans réponse
Une fois l’interrupteur activé, vous pouvez définir une condition d’annulation pour éviter d’accumuler des demandes sans réponse.
Cliquez sur Ajouter une condition d’annulation.
Dans la fenêtre Annulation des demandes sans réponse, indiquez le nombre de jours sans réponse du client au terme duquel la demande est annulée.
Sous Condition sur le montant de la transaction, choisissez Quel que soit le montant de la transaction ou Uniquement si le montant est inférieur à, puis renseignez le Montant maximum.
Cliquez sur Enregistrer.
La carte Condition d’annulation récapitule votre réglage : vous pouvez la modifier ou la supprimer à tout moment. Lorsqu’une demande est annulée, la transaction repasse au statut Non justifié et l’historique des statuts reste consultable.
✍️ Pour désactiver l’automatisation, éteignez l’interrupteur puis confirmez dans la fenêtre Désactiver l’envoi automatique des demandes comptables ?. Les demandes de justificatifs ne sont alors plus envoyées automatiquement : vous les envoyez manuellement si nécessaire.
Activer le lettrage automatique par règles
Dans la section Saisie > Lettrage automatique, activez le Lettrage automatique par règles.
Cliquez sur Aller au centre de règles pour définir les règles appliquées.
Pennylane lettre chaque jour les écritures éligibles selon vos règles. Un historique d’exécution détaillé vous permet de contrôler les lettrages réalisés.
Activer la demande de relevé et le rapprochement automatique
Cette automatisation est réservée aux cabinets d’expertise comptable et nécessite la GED sur le dossier.
Dans la section Saisie > Rapprochement bancaire, activez Demande de relevé et rapprochement automatique.
Si la GED n’est pas encore activée, cliquez sur Activer le GED, puis reprenez l’activation.
Si une demande de document récurrente existe déjà pour les relevés, cliquez sur Confirmer l’activation pour la remplacer.
Le 1ᵉʳ de chaque mois, une demande de relevé bancaire est envoyée au client pour chaque compte bancaire visible du dossier, avec une échéance au 10 du mois. À réception, Pennylane extrait les dates et les soldes, compare avec les données comptables, puis passe le rapprochement au statut Terminé ou Action requise.
⚠️ Les relevés transmis hors demande de document ne déclenchent pas le rapprochement automatique. Le relevé ne doit pas dépasser 10 Mo. Le rapprochement de décembre n’est pas intégré à la liasse de révision. En cas d’écart, vous recherchez manuellement la cause.
Détail des calculs du taux d’automatisation
Détail des calculs du taux d’automatisation
Dans la liste des dossiers
Score = 1/3 * (auto_rate_factures + auto_rate_transactions + auto_rate_réconciliations)
Le badge reçu dépend du score : 0 ≤ faible ≤ 0.3 ≤ moyen ≤ 0.6 ≤ élevé ≤ 1
Dans le dossier (module Automatisations)
auto_rate_factures : % de factures pré-traitées ou traitées sans action manuelle de la part du collaborateur comptable, parmi les factures créées dans les 30 derniers jours.
auto_rate_transactions : % de transactions pré-traitées ou traitées sans action manuelle du comptable, parmi les transactions créées dans les 30 derniers jours.
auto_rate_réconciliations : % de transactions réconciliées automatiquement, parmi les transactions réconciliées dans les 30 derniers jours.
Aller plus loin avec des règles
Le bloc Créez des règles et optimisez vos automatisations vous permet d’affiner le comportement des automatisations. Cliquez sur Créer une règle pour accéder au centre de règles.
📖 Pour le cadrage général, lire l’article Découvrir les automatisations et Autopilot. Pour les automatisations comprises dans votre tarif, lire l’article Utiliser les automatisations de saisie incluses.