Fini les allers-retours entre votre boîte e-mail et Pennylane. Les échanges avec vos clients peuvent désormais être centralisés au même endroit : le Centre de collaboration.

Le Centre de collaboration est accessible depuis chacun de vos dossiers clients.

Pour visualiser les échanges avec un client :

Connectez-vous à Pennylane, puis ouvrez le dossier de votre client.
Rendez-vous dans le menu Dossier client, puis cliquez sur le module Centre de collaboration.

✍️ Le Centre de collaboration est actuellement un module en version bêta. De nouvelles fonctionnalités verront bientôt le jour pour améliorer son utilisation.

Présentation générale

Le Centre de collaboration se compose de deux onglets :

E-mails envoyés par Pennylane : regroupe l'ensemble des communications envoyées à votre client avec Pennylane depuis septembre 2025.
- Déclarations TVA : statuts d'envoi, confirmations et erreurs ;
- Demandes de documents : historique complet des demandes et des rappels ;
- Alertes bancaires : notifications de connexion et erreurs de synchronisation;

✍️ Aucune configuration n'est requise pour visualiser ces e-mails.

E-mails reçus via Outlook (connexion optionnelle) : vue d'ensemble des échanges d'e-mails avec votre client grâce à une synchronisation de votre boîte e-mail professionnelle. Le filtrage par client se fait automatiquement.

⚠️ Votre adresse email Outlook doit être hébergée chez Microsoft.

L’onglet Demandes de documents centralise les documents demandés qui sont liés à votre dossier client. Ces documents sont classés par statut : Demandés, À approuver et Approuvés.

Sur chaque demande, retrouvez les informations clés suivantes :

le nom du document (avec un lien pour ouvrir directement la demande dans la GED) ;
le nom de la personne qui a effectué la demande ;
la date de la demande ;
la date d’échéance pour envoyer le fichier.

Synchroniser Outlook

Pour connecter votre compte Outlook sur le Centre de collaboration, rien de plus simple !

Depuis le Centre de collaboration, allez sur l'onglet Microsoft Outlook.
Puis, cliquez sur le bouton Connecter Outlook.
Dans les paramètres de votre compte, cliquez sur Connecter.
Entrez votre identifiant et votre mot de passe Outlook, et le tour est joué !

Si vous ouvrez un email dans Pennylane, il sera automatiquement indiqué comme ouvert dans votre Outlook, et réciproquement.

💡 Pour des raisons de confidentialité et de sécurité, vous seul(e) pouvez consulter les e-mails échangés avec votre client. Vos collègues ne pourront donc pas les visualiser.

Gérer les e-mails Outlook

Une fois la connexion avec Outlook effectuée, visualisez la liste des e-mails associés à votre dossier client.

Classer les pièces jointes

Lorsqu’un fichier est joint dans un e-mail, vous pouvez le prévisualiser (excepté en format .zip) et déplacer vers :

la GED (dans le dossier de votre choix) ;
les factures Achats ou Fournisseurs afin d'alimenter la comptabilité.

Il est également possible de télécharger les pièces jointes.

✍️ Pour conserver une trace des pièces jointes classées, un mémo visuel “déjà rangé” s’affiche à côté du fichier.

Activer le partage d’e-mails

Activez le partage d’e-mails entre collaborateurs sur les différents dossiers du cabinet afin que toute l’équipe ait le même niveau d’information en temps réel.

L’activation s’effectue en deux temps : tout d’abord côté administrateur, puis côté collaborateur.

Activation par un administrateur du cabinet

En tant qu’administrateur, vous pouvez activer le partage d’e-mails sur un ou plusieurs dossiers du cabinet.

Rendez-vous dans les Paramètres de votre Espace cabinet, puis sur le module E-mails partagés.
Sélectionnez les dossiers sur lesquels vous voulez activer le partage.
Cliquez sur le bouton Activer le partage des e-mails.

✍️ Une notification est alors envoyée à vos collaborateurs dans les dossiers clients concernés.

Activation par un collaborateur

Lorsqu’un administrateur du cabinet a activé le partage d’e-mails dans l’un de vos dossiers clients, vous recevez une notification. Vous pouvez alors choisir d’activer ou non la fonctionnalité d’e-mails partagés. Pour cela :

Allez sur les Paramètres de votre compte, puis dans l’onglet Microsoft Outlook.
Dans l’encart E-mails partagés, cliquez sur Activer le partage.

Une fois le partage activé, retrouvez dans l’onglet E-mails Outlook du Centre de Collaboration de votre dossier client :

Vos propres e-mails ;
Les e-mails reçus par vos collègues qui ont également activé le partage (identifiables grâce au badge Partagé).

Assigner un e-mail à un dossier

Si vous avez des e-mails qui apparaissent en double entre plusieurs dossiers ou qu’un même e-mail concerne deux sociétés, vous pouvez les assigner manuellement au(x) bon(s) dossiers.

Dans l’onglet E-mails Outlook de votre Centre de collaboration, sélectionnez l’e-mail concerné.
Cliquez sur l’icône situé à côté de l’enveloppe, à droite de votre écran.
Choisissez le(s) dossier(s) à associer à l’e-mail, puis cliquez sur Assigner. Après assignation, l’e-mail apparaîtra uniquement dans la boîte Outlook du ou des dossier(s) concerné(s).