Fini les allers-retours entre votre boîte e-mail Outlook et Pennylane. Les échanges avec vos clients sont centralisés au même endroit : le Centre de collaboration.
Cet espace est accessible depuis chacun de vos dossiers clients. Pour cela :
Connectez-vous à Pennylane, puis ouvrez le dossier de votre client.
Rendez-vous dans le menu Dossier client, puis cliquez sur le module Centre de collaboration.
Seuls les échanges avec les adresses e-mails du contact du dossier client remontent. Aucun email personnel, administratif ou hors-dossier n'est visible.
Vos e-mails restent hébergés par Outlook : Pennylane ne les stocke pas. La connexion entre Outlook et Pennylane est sécurisée via une API qui respecte les principes de sécurité et de minimisation des données du RGPD, ainsi que les exigences du secret professionnel (article 21 de l'Ordonnance du 19 septembre 1945).
📖 Pour plus d’informations, consultez notre article Utiliser le Centre de collaboration.
Synchroniser Outlook
Pour connecter votre compte Outlook sur le Centre de collaboration, rien de plus simple !
Depuis le Centre de collaboration, allez sur l'onglet Microsoft Outlook E-mails Outlook.
Puis, cliquez sur le bouton Se connecter.
Entrez votre identifiant et votre mot de passe Outlook, acceptez les persmissions et le tour est joué !
Si vous ouvrez un email dans Pennylane, il sera automatiquement indiqué comme ouvert dans votre Outlook, et réciproquement.
Nous avons conçu cet outil pour offrir une visibilité maximale sans jamais compromettre la confidentialité du cabinet ou du collaborateur.
💡 Par défaut, vos e-mails sont uniquement consultables par vous. Rendez-vous dans les Paramètres > Activer le partage pour qu’ils soient partageable à vos collègues.
Gérer les e-mails Outlook
Une fois la connexion avec Outlook effectuée, visualisez la liste des e-mails associés à votre dossier client.
✍️ Retrouvez rapidement un e-mail en filtrant par date, pièce jointes ou e-mail non lus.
Activer le partage d’e-mails
Activez le partage d’e-mails entre collaborateurs sur les différents dossiers du cabinet afin que toute l’équipe ait le même niveau d’information en temps réel.
L’activation s’effectue en deux temps : tout d’abord côté administrateur, puis côté collaborateur.
Activation par un administrateur du cabinet
En tant qu’administrateur, vous pouvez activer le partage d’e-mails sur un ou plusieurs dossiers du cabinet.
Rendez-vous dans les Paramètres de votre Espace cabinet, puis sur le module E-mails partagés.
Sélectionnez les dossiers sur lesquels vous voulez activer le partage.
Cliquez sur le bouton Activer le partage des e-mails.
✍️ Une notification est alors envoyée à vos collaborateurs dans les dossiers clients concernés.
Activation par un collaborateur
Lorsqu’un administrateur du cabinet a activé le partage d’e-mails dans l’un de vos dossiers clients, vous recevez une notification. Vous pouvez alors choisir d’activer ou non la fonctionnalité d’e-mails partagés. Pour cela :
Allez sur les Paramètres de votre compte, puis dans l’onglet Microsoft Outlook.
Dans l’encart E-mails partagés, cliquez sur Activer le partage.
Une fois le partage activé, retrouvez dans l’onglet E-mails Outlook du Centre de Collaboration de votre dossier client :
Vos propres e-mails ;
Les e-mails reçus par vos collègues qui ont également activé le partage (identifiables grâce au badge Partagé).
Répondre à un e-mail
Pour envoyer des e-mails en tant qu’utilisateur, vous devez accepter les nouvelles permissions d’Outlook.
Si vous avez synchronisé Outlook avant mars 2026, une notification vous est envoyée. Cliquez sur le bouton Mettre à jour pour accepter les nouvelles permissions. Si vous refusez ces permissions, la consultation de vos e-mails est toujours disponible, mais vous ne pouvez pas en envoyer.
Si vous venez de synchroniser Outlook, vous êtes notifié et vous pouvez accepter les permissions dès la première connexion.
Ouvrez un dossier client et rendez-vous dans l’onglet E-mails Outlook du Centre de collaboration.
Dans votre Boîte de réception, sélectionnez un e-mail.
Cliquez sur l’icône Répondre, située en haut à droite.
Rédigez votre réponse et utilisez si besoin l’éditeur de texte enrichi (gras, italique, liste à puces,…).
Cliquez sur Envoyer.
✍️ Retrouvez l’ensemble des e-mails envoyés dans l’onglet Envoyés.
💡L’ajout de pièce jointe et de signature intégrée sera prochainement disponible.
Classer les pièces jointes
Lorsqu’un fichier est joint dans un e-mail, vous pouvez le prévisualiser (excepté en format .zip) et le déplacer vers :
la GED (dans le dossier de votre choix) ;
les factures Achats ou Fournisseurs afin d'alimenter la comptabilité.
Il est également possible de télécharger les pièces jointes.
✍️ Pour conserver une trace des pièces jointes classées, un mémo visuel “déjà rangé” s’affiche à côté du fichier.
Assigner un e-mail à un dossier
Si vous avez des e-mails qui apparaissent en double entre plusieurs dossiers ou qu’un même e-mail concerne deux sociétés, vous pouvez les assigner manuellement au(x) bon(s) dossiers.
Dans l’onglet E-mails Outlook de votre Centre de collaboration, sélectionnez l’e-mail concerné.
Cliquez sur l’icône situé à côté de l’enveloppe, à droite de votre écran.
Choisissez le(s) dossier(s) à associer à l’e-mail, puis cliquez sur Assigner. Après assignation, l’e-mail apparaîtra uniquement dans la boîte Outlook du ou des dossier(s) concerné(s).
✍️ En cas d’erreur d’assignation, vous pouvez ré-assigner l’e-mail à tout moment. Il n’y a pas de limite de modifications.