Fini les allers-retours entre votre boîte e-mail Outlook et Pennylane. Les échanges avec vos clients sont centralisés au même endroit : le Centre de collaboration.
Cet espace est accessible depuis chacun de vos dossiers clients. Pour cela :
Connectez-vous à Pennylane, puis ouvrez le dossier de votre client.
Rendez-vous dans le menu Dossier client, puis cliquez sur le module Centre de collaboration.
Seuls les échanges avec les adresses e-mails du contact du dossier client remontent. Aucun email personnel, administratif ou hors-dossier n'est visible.
Vos e-mails restent hébergés par Outlook : Pennylane ne les stocke pas. La connexion entre Outlook et Pennylane est sécurisée via une API qui respecte les principes de sécurité et de minimisation des données du RGPD, ainsi que les exigences du secret professionnel (article 21 de l'Ordonnance du 19 septembre 1945).
📖 Pour plus d’informations, consultez notre article Utiliser le Centre de collaboration.
Synchroniser Outlook
Pour connecter votre compte Outlook sur le Centre de collaboration, rien de plus simple !
Depuis le Centre de collaboration, allez sur l'onglet E-mails Outlook.
Puis, cliquez sur le bouton Se connecter.
Entrez votre identifiant et votre mot de passe Outlook, acceptez les permissions et le tour est joué !
Si vous ouvrez un email dans Pennylane, il sera automatiquement indiqué comme ouvert dans votre Outlook, et réciproquement.
Nous avons conçu cet outil pour offrir une visibilité maximale sans jamais compromettre la confidentialité du cabinet ou du collaborateur.
ℹ️ Par défaut, vos e-mails sont uniquement consultables par vous. Rendez-vous dans les Paramètres > Activer le partage pour qu’ils soient partageable à vos collègues.
Gérer les e-mails Outlook
Une fois la connexion avec Outlook effectuée, visualisez la liste des e-mails associés à votre dossier client.
ℹ️ Retrouvez rapidement un e-mail en filtrant par date, pièce jointes ou e-mail non lus.
Activer le partage d’e-mails
Activez le partage d’e-mails entre collaborateurs sur les différents dossiers du cabinet afin que toute l’équipe ait le même niveau d’information en temps réel.
L’activation s’effectue en deux temps : tout d’abord côté administrateur, puis côté collaborateur.
Activation par un administrateur du cabinet
En tant qu’administrateur, vous pouvez activer le partage d’e-mails sur un ou plusieurs dossiers du cabinet.
Rendez-vous dans les Paramètres de votre Espace cabinet, puis sur le module E-mails partagés.
Sélectionnez les dossiers sur lesquels vous voulez activer le partage.
Cliquez sur le bouton Activer le partage des e-mails.
ℹ️ Une notification est alors envoyée à vos collaborateurs dans les dossiers clients concernés.
Activation par un collaborateur
Lorsqu’un administrateur du cabinet a activé le partage d’e-mails dans l’un de vos dossiers clients, vous recevez une notification. Vous pouvez alors choisir d’activer ou non la fonctionnalité d’e-mails partagés. Pour cela :
Allez sur les Paramètres de votre compte, puis dans l’onglet Microsoft Outlook.
Dans l’encart E-mails partagés, cliquez sur Activer le partage.
Une fois le partage activé, retrouvez dans l’onglet E-mails Outlook du Centre de Collaboration de votre dossier client :
Vos propres e-mails ;
Les e-mails reçus par vos collègues qui ont également activé le partage (identifiables grâce au badge Partagé).
Rédiger et envoyer un e-mail
Pour envoyer des e-mails depuis Pennylane, vous devez avoir connecté votre compte Outlook et accepté les permissions d’envoi d’e-mails.
Si vous avez synchronisé Outlook avant mars 2026, une notification vous invite à mettre à jour les permissions. Sans cette autorisation, vous pouvez consulter vos e-mails mais pas en envoyer.
Si vous venez de synchroniser Outlook, vous êtes notifié et vous pouvez accepter les permissions dès la première connexion.
Ouvrez un dossier client et rendez-vous dans l’onglet E-mails Outlook du Centre de collaboration.
Sélectionnez un e-mail, puis cliquez sur Répondre ou cliquez sur Écrire un e-mail pour rédiger un nouvel e-mail.
Rédigez votre message et utilisez si besoin l’éditeur de texte enrichi.
Si nécessaire, cliquez sur Joindre pour ajouter une pièce jointe. Sélectionnez un document stocké dans la GED, ou cliquez sur Ajouter un fichier pour l’importer depuis votre ordinateur (le glisser-déposer fonctionne également).
Cliquez sur Envoyer.
ℹ️ Retrouvez l’ensemble des e-mails envoyés dans l’onglet Envoyés.
Vos e-mails sont envoyés depuis votre compte Outlook. Pennylane ne conserve pas le contenu de vos messages : seul le jeton d'autorisation permettant l'envoi est stocké, de façon sécurisée.
📖 Consultez notre article Analyser automatiquement les e-mails Outlook de vos clients.
ℹ️ Utilisez le raccourci clavier Maj + M pour ouvrir le module d’envoi d’e-mail depuis n’importe quel module du dossier client, tels que la GED, la saisie ou la révision.
Ajouter une signature à vos e-mails
Personnalisez les e-mails envoyés depuis Pennylane en ajoutant votre signature. Une fois configurée, elle s'applique automatiquement à tous vos envois si vous le souhaitez.
Prérequis : avoir connecté votre compte Outlook à Pennylane.
Pour ajouter une signature :
Accédez au menu Paramètres du compte > onglet E-mails.
Dans la section Signature, cliquez sur Ajouter une signature.
Rédigez votre signature dans l'éditeur de texte.
Ajoutez une image si nécessaire (logo, photo, etc.).
Cochez Ajouter à tous mes e-mails pour l'appliquer automatiquement à chaque envoi.
Cliquez sur Enregistrer.
Pour modifier ou supprimer votre signature, retournez dans le menu Paramètres du compte > onglet E-mails, puis cliquez sur Modifier ou Supprimer.
Rédiger un e-mail avec l'assistant IA
L'assistant IA vous aide à rédiger vos e-mails professionnels plus rapidement. Il ne rédige pas à votre place : c'est vous qui restez l'auteur et l'expéditeur de chaque message.
Ouvrez le module d'envoi d'email depuis le dossier client ou tout autre contexte où le bouton Écrire un email est disponible.
Cliquez sur l'icône IA ✦ affichée dans le module d'envoi d'e-mail.
Décrivez en quelques mots ce que vous souhaitez écrire — par exemple : "Demander les factures manquantes pour la TVA de février".
L'IA génère un brouillon d’e-mail que vous pouvez utiliser tel quel, modifier ou régénérer.
Relisez et modifiez si besoin le contenu avant d'envoyer. Le contenu généré reste entièrement éditable.
Cliquez sur Envoyer pour transmettre votre message.
⚠️ Le contenu est généré par une IA : il peut contenir des imprécisions. Vérifiez toujours le contenu avant l'envoi. Le texte que vous entrez dans le champ de l'assistant est transmis et utilisé par l'IA pour générer la réponse. Il n'est pas utilisé pour entraîner des modèles.
Répondre à un e-mail avec l’assistant IA
Quand vous répondez à un e-mail client, l’assistant IA peut rédiger un premier brouillon de réponse à votre place. Il s’appuie sur le contenu de la conversation et sur les données de votre production comptable pour proposer une réponse pertinente. Vous restez l’auteur et l’expéditeur du message.
Dans l’onglet E-mails Outlook du Centre de collaboration, sélectionnez la conversation concernée.
Cliquez sur Répondre.
Dans la fenêtre de rédaction, ouvrez l’assistant IA (icône violette ✦), puis cliquez sur Suggérer une réponse.
L’assistant génère un brouillon dans le champ Votre message, en reprenant la langue et le ton de l’e-mail d’origine.
Relisez et ajustez la réponse. Elle reste entièrement modifiable.
Si nécessaire, cliquez sur Joindre pour ajouter une pièce jointe depuis la GED ou depuis votre ordinateur.
Cliquez sur Envoyer.
⚠️ Le contenu est généré par une IA : il peut contenir des imprécisions. Relisez toujours la réponse suggérée avant de l’envoyer. Le contenu de la conversation est transmis à l’IA pour générer la suggestion. Il n’est pas utilisé pour entraîner des modèles.
Classer les pièces jointes
Lorsqu’un fichier est joint dans un e-mail, vous pouvez le prévisualiser (excepté en format .zip) et le déplacer vers :
la GED (dans le dossier de votre choix) ;
les factures Achats ou Fournisseurs afin d'alimenter la comptabilité.
Pour cela :
Dans l’onglet Emails Outlook de votre Centre de collaboration, sélectionnez un email contenant des pièces jointes.
Ouvrez la section Pièces jointes.
Cliquez sur Déplacer / Importer puis choisissez la destination (GED, facture client, facture fournisseur,…).
ℹ️ Le statut est directement affiché sur la pièce jointe : Traitée, Déplacée, À faire.
ℹ️ Pour classer ou déplacer plusieurs pièces jointes, sélectionnez-les et cliquez sur Déplacer en masse. Choisissez ensuite la destination, puis validez.
Il est également possible de télécharger les pièces jointes.
Exporter un e-mail vers la GED
Conservez une preuve pérenne de vos échanges en exportant un e-mail du Centre de collaboration dans la GED, au format PDF.
Ouvrez le dossier de votre client, puis rendez-vous dans l'onglet E-mails Outlook du Centre de collaboration.
Sélectionnez l'e-mail que vous souhaitez conserver.
Cliquez sur le menu d'actions (icône représentant trois points verticaux) en haut à droite de l'e-mail, puis sur Exporter en GED.
Choisissez le dossier de destination souhaité, puis cliquez sur Sélectionner ce dossier. Par défaut, l'e-mail est enregistré dans Documents à trier.
Cliquez sur Exporter.
Un PDF est enregistré dans le dossier choisi. Il reprend l'expéditeur, les destinataires (y compris ceux en copie), la date et l'objet de l'e-mail, suivis de son contenu. Le nom du fichier correspond à l'objet de l'e-mail.
ℹ️ Les pièces jointes ne sont pas exportées : seuls leurs noms sont listés dans le PDF. Pour les conserver, classez-les séparément dans la GED (voir la section Classer les pièces jointes).
⚠️ Un même e-mail ne peut être exporté qu'une seule fois. Si vous relancez l'opération, le message E-mail déjà exporté en GED s'affiche. L'e-mail reste téléchargeable.
Assigner un e-mail à un dossier
Si vous avez des e-mails qui apparaissent en double entre plusieurs dossiers ou qu’un même e-mail concerne deux sociétés, vous pouvez les assigner manuellement au(x) bon(s) dossiers.
Dans l’onglet E-mails Outlook de votre Centre de collaboration, sélectionnez l’e-mail concerné.
Cliquez sur l’icône situé à côté de l’enveloppe, à droite de votre écran.
Choisissez le(s) dossier(s) à associer à l’e-mail, puis cliquez sur Assigner. Après assignation, l’e-mail apparaîtra uniquement dans la boîte Outlook du ou des dossier(s) concerné(s).
ℹ️ En cas d’erreur d’assignation, vous pouvez ré-assigner l’e-mail à tout moment. Il n’y a pas de limite de modifications.
Gérer vos permissions d'envoi
Vous pouvez modifier ou révoquer votre permission d'envoi à tout moment, sans déconnecter Outlook.
1. Rendez-vous dans les Paramètres de votre compte, puis dans l'onglet Microsoft Outlook.
2. Sous Permissions e-mails, sélectionnez Retirer la permission d'envoi pour repasser en consultation seule.Vos e-mails restent visibles dans Pennylane. Seule la possibilité d'envoyer est désactivée.Vous pouvez également gérer vos permissions depuis microsoft.com/consent.
Désactiver le partage d'e-mails
Vous pouvez désactiver le partage d'e-mails à tout moment, que vous soyez administrateur du cabinet ou collaborateur. Vos e-mails Outlook restent accessibles depuis Pennylane, mais vos collègues ne les voient plus.
Désactivation par un administrateur du cabinet
En tant qu'administrateur, vous pouvez désactiver le partage d'e-mails sur un ou plusieurs dossiers du cabinet.
Rendez-vous dans les Paramètres de votre Espace cabinet, puis sur le module E-mails partagés.
Sélectionnez les dossiers sur lesquels vous voulez désactiver le partage.
Cliquez sur le bouton Désactiver le partage des e-mails.
ℹ️ Une notification est alors envoyée à vos collaborateurs dans les dossiers clients concernés.
Désactivation par un collaborateur
Vous pouvez désactiver le partage d'e-mails sur vos dossiers clients à tout moment. Pour cela :
Allez sur les Paramètres de votre compte, puis dans l'onglet Microsoft Outlook.
Dans l'encart E-mails partagés, cliquez sur Désactiver le partage.
Une fois le partage désactivé, vos e-mails ne sont plus visibles par vos collègues dans l'onglet E-mails Outlook du Centre de collaboration.
Supprimer l'accès à votre compte Outlook
Désactiver le partage d'e-mails et supprimer l'accès à votre compte Outlook sont deux actions distinctes. Pour retirer complètement l'accès de Pennylane à votre boîte Outlook, deux options sont possibles et complémentaires :
Se déconnecter d'Outlook depuis Pennylane : la synchronisation de vos e-mails s'arrête immédiatement. En cas de reconnexion ultérieure, vous n'aurez pas besoin de réaccorder les permissions.
Révoquer les permissions côté Microsoft : Pennylane perd l'autorisation d'accéder à votre boîte e-mail, mais votre compte reste connecté côté Pennylane.
⚠️ Pensez à vous déconnecter d'Outlook depuis Pennylane avant de révoquer les permissions côté Microsoft. Dans le cas contraire, Pennylane continuera à tenter de synchroniser votre compte et des erreurs s'afficheront.
Se déconnecter d'Outlook
La déconnexion d'Outlook depuis Pennylane stoppe la synchronisation de vos e-mails. Pour cela :
Allez sur les Paramètres de votre compte, puis dans l'onglet Microsoft Outlook.
Cliquez sur Se déconnecter.
Vous pouvez vous reconnecter à tout moment, sans avoir à réaccorder les permissions.
Révoquer les permissions de Microsoft
La déconnexion depuis Pennylane ne révoque pas les permissions d'accès accordées côté Microsoft. Pour les retirer définitivement :
Connectez-vous à votre compte sur myaccount.microsoft.com.
Rendez-vous dans le menu Confidentialité > onglet Accès à l'application.
Repérez Pennylane dans la liste, puis cliquez sur Ne pas autoriser.