Fini les allers-retours entre votre boîte e-mail Outlook et Pennylane. Les échanges avec vos clients sont centralisés au même endroit : le Centre de collaboration.
Cet espace est accessible depuis chacun de vos dossiers clients. Pour cela :
Connectez-vous à Pennylane, puis ouvrez le dossier de votre client.
Rendez-vous dans le menu Dossier client, puis cliquez sur le module Centre de collaboration.
Seuls les échanges avec les adresses e-mails du contact du dossier client remontent. Aucun email personnel, administratif ou hors-dossier n'est visible.
Vos e-mails restent hébergés par Outlook : Pennylane ne les stocke pas. La connexion entre Outlook et Pennylane est sécurisée via une API qui respecte les principes de sécurité et de minimisation des données du RGPD, ainsi que les exigences du secret professionnel (article 21 de l'Ordonnance du 19 septembre 1945).
📖 Pour plus d’informations, consultez notre article Utiliser le Centre de collaboration.
Synchroniser Outlook
Pour connecter votre compte Outlook sur le Centre de collaboration, rien de plus simple !
Depuis le Centre de collaboration, allez sur l'onglet Microsoft Outlook E-mails Outlook.
Puis, cliquez sur le bouton Se connecter.
Entrez votre identifiant et votre mot de passe Outlook, acceptez les persmissions et le tour est joué !
Si vous ouvrez un email dans Pennylane, il sera automatiquement indiqué comme ouvert dans votre Outlook, et réciproquement.
Nous avons conçu cet outil pour offrir une visibilité maximale sans jamais compromettre la confidentialité du cabinet ou du collaborateur.
💡 Par défaut, vos e-mails sont uniquement consultables par vous. Rendez-vous dans les Paramètres > Activer le partage pour qu’ils soient partageable à vos collègues.
Gérer les e-mails Outlook
Une fois la connexion avec Outlook effectuée, visualisez la liste des e-mails associés à votre dossier client.
✍️ Retrouvez rapidement un e-mail en filtrant par date, pièce jointes ou e-mail non lus.
Activer le partage d’e-mails
Activez le partage d’e-mails entre collaborateurs sur les différents dossiers du cabinet afin que toute l’équipe ait le même niveau d’information en temps réel.
L’activation s’effectue en deux temps : tout d’abord côté administrateur, puis côté collaborateur.
Activation par un administrateur du cabinet
En tant qu’administrateur, vous pouvez activer le partage d’e-mails sur un ou plusieurs dossiers du cabinet.
Rendez-vous dans les Paramètres de votre Espace cabinet, puis sur le module E-mails partagés.
Sélectionnez les dossiers sur lesquels vous voulez activer le partage.
Cliquez sur le bouton Activer le partage des e-mails.
✍️ Une notification est alors envoyée à vos collaborateurs dans les dossiers clients concernés.
Activation par un collaborateur
Lorsqu’un administrateur du cabinet a activé le partage d’e-mails dans l’un de vos dossiers clients, vous recevez une notification. Vous pouvez alors choisir d’activer ou non la fonctionnalité d’e-mails partagés. Pour cela :
Allez sur les Paramètres de votre compte, puis dans l’onglet Microsoft Outlook.
Dans l’encart E-mails partagés, cliquez sur Activer le partage.
Une fois le partage activé, retrouvez dans l’onglet E-mails Outlook du Centre de Collaboration de votre dossier client :
Vos propres e-mails ;
Les e-mails reçus par vos collègues qui ont également activé le partage (identifiables grâce au badge Partagé).
Rédiger et envoyer un e-mail
Pour envoyer des e-mails depuis Pennylane, vous devez avoir connecté votre compte Outlook et accepté les permissions d’envoi d’e-mails.
Si vous avez synchronisé Outlook avant mars 2026, une notification vous invite à mettre à jour les permissions. Sans cette autorisation, vous pouvez consulter vos e-mails mais pas en envoyer.
Si vous venez de synchroniser Outlook, vous êtes notifié et vous pouvez accepter les permissions dès la première connexion.
Depuis le Centre de collaboration
Ouvrez un dossier client et rendez-vous dans l’onglet E-mails Outlook du Centre de collaboration.
Sélectionnez un e-mail, puis cliquez sur Répondre. ou cliquez sur Nouveau message pour rédiger un nouvel e-mail.
Rédigez votre message et utilisez si besoin l’éditeur de texte enrichi.
Ajoutez une pièce jointe depuis la GED si nécessaire.
Cliquez sur Envoyer.
✍️ Retrouvez l’ensemble des e-mails envoyés dans l’onglet Envoyés.
Depuis les autres modules du dossier client
Vous pouvez également ouvrir la fenêtre de rédaction d’e-mail depuis différentes pages du dossier client, comme la GED, la saisie, la banque ou la révision.
Lors de la rédaction, vous pouvez joindre des documents depuis la GED lorsque cette option est disponible dans le module concerné.
Utilisez le raccourci Ctrl + M (ou cliquez sur l'icône lettre en haut de l'écran) pour ouvrir le module d'envoi d'e-mail.
Renseignez le(s) destinataire(s) : les contacts de vos dossiers clients sont pré-remplis.
Rédigez votre message.
Cliquez sur Envoyer.
Avant l'envoi, une fenêtre de confirmation affiche le destinataire, l'objet et les éventuelles pièces jointes. Vérifiez ces informations avant de confirmer.
Vos e-mails sont envoyés depuis votre compte Outlook. Pennylane ne conserve pas le contenu de vos messages : seul le jeton d'autorisation permettant l'envoi est stocké, de façon sécurisée.
💡 Une fenêtre de confirmation affiche systématiquement le destinataire et le nom du document avant l'envoi.
📖 Consultez notre article Analyser automatiquement les e-mails Outlook de vos clients.
Ajouter une signature à vos e-mails
Personnalisez les e-mails envoyés depuis Pennylane en ajoutant votre signature. Une fois configurée, elle s'applique automatiquement à tous vos envois si vous le souhaitez.
Prérequis : avoir connecté votre compte Outlook à Pennylane.
Pour ajouter une signature :
Accédez au menu Paramètres du compte > onglet E-mails.
Dans la section Signature, cliquez sur Ajouter une signature.
Rédigez votre signature dans l'éditeur de texte.
Ajoutez une image si nécessaire (logo, photo, etc.).
Cochez Ajouter à tous mes e-mails pour l'appliquer automatiquement à chaque envoi.
Cliquez sur Enregistrer.
Pour modifier ou supprimer votre signature, retournez dans le menu Paramètres du compte > onglet E-mails, puis cliquez sur Modifier ou Supprimer.
Rédiger un e-mail avec l'assistant IA
L'assistant IA vous aide à rédiger vos e-mails professionnels plus rapidement. Il ne rédige pas à votre place : c'est vous qui restez l'auteur et l'expéditeur de chaque message.
Ouvrez le module pour envoyer un e-mail (voir plus haut).
Cliquez sur Aidez-moi à écrire (icône violette ✦).
Décrivez en quelques mots ce que vous souhaitez écrire — par exemple : "Demander les factures manquantes pour la TVA de février".
Cliquez sur Écrire. L'IA génère un brouillon.
Cliquez sur Insérer pour l'intégrer dans votre message, Améliorer pour reformuler, ou Annuler pour repartir de zéro.
Relisez et modifiez le contenu avant d'envoyer — le contenu généré reste entièrement éditable.
Cliquez sur Envoyer pour transmettre votre message.
⚠️ Le contenu est généré par une IA : il peut contenir des imprécisions. Vérifiez toujours le contenu avant l'envoi. Le texte que vous entrez dans le champ de l'assistant est transmis et utilisé par l’IA pour générer la réponse. Il n'est pas utilisé pour entraîner des modèles.
Classer les pièces jointes
Lorsqu’un fichier est joint dans un e-mail, vous pouvez le prévisualiser (excepté en format .zip) et le déplacer vers :
la GED (dans le dossier de votre choix) ;
les factures Achats ou Fournisseurs afin d'alimenter la comptabilité.
Il est également possible de télécharger les pièces jointes.
✍️ Pour conserver une trace des pièces jointes classées, un mémo visuel “déjà rangé” s’affiche à côté du fichier.
Assigner un e-mail à un dossier
Si vous avez des e-mails qui apparaissent en double entre plusieurs dossiers ou qu’un même e-mail concerne deux sociétés, vous pouvez les assigner manuellement au(x) bon(s) dossiers.
Dans l’onglet E-mails Outlook de votre Centre de collaboration, sélectionnez l’e-mail concerné.
Cliquez sur l’icône situé à côté de l’enveloppe, à droite de votre écran.
Choisissez le(s) dossier(s) à associer à l’e-mail, puis cliquez sur Assigner. Après assignation, l’e-mail apparaîtra uniquement dans la boîte Outlook du ou des dossier(s) concerné(s).
✍️ En cas d’erreur d’assignation, vous pouvez ré-assigner l’e-mail à tout moment. Il n’y a pas de limite de modifications.
Gérer vos permissions d'envoi
Vous pouvez modifier ou révoquer votre permission d'envoi à tout moment, sans déconnecter Outlook.
1. Rendez-vous dans Paramètres > Intégrations > Outlook
2. Sous Permissions e-mails, sélectionnez Retirer la permission d'envoi pour repasser en consultation seule.Vos e-mails restent visibles dans Pennylane. Seule la possibilité d'envoyer est désactivée.Vous pouvez également gérer vos permissions depuis microsoft.com/consent.
Désactiver le partage d'e-mails
Vous pouvez désactiver le partage d'e-mails à tout moment, que vous soyez administrateur du cabinet ou collaborateur. Vos e-mails Outlook restent accessibles depuis Pennylane, mais vos collègues ne les voient plus.
Désactivation par un administrateur du cabinet
En tant qu'administrateur, vous pouvez désactiver le partage d'e-mails sur un ou plusieurs dossiers du cabinet.
Rendez-vous dans les Paramètres de votre Espace cabinet, puis sur le module E-mails partagés.
Sélectionnez les dossiers sur lesquels vous voulez désactiver le partage.
Cliquez sur le bouton Désactiver le partage des e-mails.
✍️ Une notification est alors envoyée à vos collaborateurs dans les dossiers clients concernés.
Désactivation par un collaborateur
Vous pouvez désactiver le partage d'e-mails sur vos dossiers clients à tout moment. Pour cela :
Allez sur les Paramètres de votre compte, puis dans l'onglet Microsoft Outlook.
Dans l'encart E-mails partagés, cliquez sur Désactiver le partage.
Une fois le partage désactivé, vos e-mails ne sont plus visibles par vos collègues dans l'onglet E-mails Outlook du Centre de collaboration.
Supprimer l'accès à votre compte Outlook
Désactiver le partage d'e-mails et supprimer l'accès à votre compte Outlook sont deux actions distinctes. Pour retirer complètement l'accès de Pennylane à votre boîte Outlook, deux options sont possibles et complémentaires :
Se déconnecter d'Outlook depuis Pennylane : la synchronisation de vos e-mails s'arrête immédiatement. En cas de reconnexion ultérieure, vous n'aurez pas besoin de réaccorder les permissions.
Révoquer les permissions côté Microsoft : Pennylane perd l'autorisation d'accéder à votre boîte e-mail, mais votre compte reste connecté côté Pennylane.
⚠️ Pensez à vous déconnecter d'Outlook depuis Pennylane avant de révoquer les permissions côté Microsoft. Dans le cas contraire, Pennylane continuera à tenter de synchroniser votre compte et des erreurs s'afficheront.
Se déconnecter d'Outlook
La déconnexion d'Outlook depuis Pennylane stoppe la synchronisation de vos e-mails. Pour cela :
Allez sur les Paramètres de votre compte, puis dans l'onglet Microsoft Outlook.
Cliquez sur Se déconnecter.
Vous pouvez vous reconnecter à tout moment, sans avoir à réaccorder les permissions.
Révoquer les permissions de Microsoft
La déconnexion depuis Pennylane ne révoque pas les permissions d'accès accordées côté Microsoft. Pour les retirer définitivement :
Connectez-vous à votre compte sur myaccount.microsoft.com.
Rendez-vous dans le menu Confidentialité > onglet Accès à l'application.
Repérez Pennylane dans la liste, puis cliquez sur Ne pas autoriser.