Activer le module
⚠️ Vous devez avoir paramétré la gestion interne du cabinet et renseigné l’entité facturante pour accéder au module Saisie des temps.
Assurez-vous d'avoir le rôle Administrateur dans Pennylane ou d'effectuer cette démarche avec une personne qui dispose de ce rôle.
Allez dans votre espace cabinet.
Cliquez sur Gestion des temps.
Vous avez le (superbe) module de Gestion des temps qui s'affiche directement : votre dossier de gestion interne est déjà paramétré et lié (bien joué !), vous pouvez donc commencer à travailler.
Gestion des temps ne s'affiche pas du tout dans le menu de votre espace cabinet ? C'est que le paramétrage de votre gestion interne n'est pas commencé ou terminé.
📖 Consultez notre article Paramétrer la gestion interne du cabinet pour un pas à pas des réglages.
Enregistrer un temps
💡 Le raccourci t vous permet d’ouvrir plus rapidement la fenêtre de saisie, et ce depuis n'importe quelle page.
Rendez-vous, si ce n'est pas déjà fait, dans le module Gestion des temps.
Cliquez sur le bouton Enregistrer un temps en haut à droite de votre écran.
Renseignez un Collaborateur, le Cabinet, et cochez ou non l’option Facturable.
Sélectionnez un client dans le champ Nom du client ou cochez Temps à imputer au cabinet (dans le cas d'une réunion interne).
Sélectionnez ensuite la Mission, l’Activité et l’Exercice.
Ajoutez un Libellé.
Terminez par renseigner la Date et la Durée.
Cliquez sur Ajouter un temps. Vous avez terminé !
💡 Vous saisissez les temps au kilomètre ? Décochez la case Fermer la fenêtre après la saisie des temps en bas à gauche de la fenêtre pour vous faciliter la tâche !
Créer un client
Vous souhaitez saisir un temps pour un client, mais celui-ci n’apparaît pas dans la recherche ? Ce dernier n'est peut-être pas encore créé dans votre base client.
Aucun problème : complétez la base client depuis votre entité facturante, menu Ventes > Clients > Nouveau client (ou Importer des clients si vous préférez cette méthode).
Consulter les temps
Toujours depuis le module Gestion du temps, rendez-vous sur la Vue liste ou la Vue Calendrier.
Exporter les temps
⚠️ Cette fonctionnalité est réservée aux administrateurs du cabinet, assurez-vous d'avoir le rôle qui convient pour l'utiliser.
Toujours depuis le module Gestion des temps, cliquez sur le bouton Exporter en haut à droite pour télécharger les temps saisis par vos collaborateurs au format Excel.
✍️ Les filtres du tableau n’ont pas d’impact sur le contenu du fichier téléchargé.
Vous pouvez également visualiser les temps saisis en temps réel sur Excel : dans les paramètres du cabinet, allez dans Partage de données (attention, cependant, vous devez être Administrateur pour accéder aux paramètres). Téléchargez ensuite le fichier ODC Temps saisie puis procédez au paramétrage.
📖 Jetez un oeil à notre article Visualiser vos données de Pennylane sur Excel en temps réel pour en savoir davantage.
Résoudre un problème
Exercice fiscal
Vous ne parvenez pas à sélectionner un exercice fiscal lors de la saisie ?
Si l'entreprise faisant l'objet de la saisie n'est pas encore enregistrée dans Pennylane (ça arrive), vous devrez créer le dossier de l'entreprise avant de recommencer votre saisie.
Si l'entreprise est bien enregistrée dans Pennylane, l'erreur vient potentiellement du SIREN. Dans les paramètres du dossier, assurez-vous que le SIREN de l'entreprise en question est bien à jour. Mettez-le à jour si nécessaire.