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Visualiser vos données de Pennylane sur Excel en temps réel (Comptabilité)
Visualiser vos données de Pennylane sur Excel en temps réel (Comptabilité)

COMPTABILITÉ - Accédez aux données comptables (balances, grands livres, etc.) directement sur Excel, mises à jour en temps réel.

Mis à jour cette semaine

⚠️ Cet article est à destination des cabinets comptables. Si vous utilisez l'interface Gestion, veuillez vous référer à cet article.

Pennylane vous permet de connecter vos données comptables à Excel pour créer facilement vos propres reportings et tableaux de bord personnalisés. Vous avez désormais deux façons de mettre en place une connexion en temps réel :

Lien ODBC

🔗 Tutoriel interactif : Utiliser les liens ODBC dans Excel

Un lien ODBC est la norme qui permet à une application d'accéder à une base de données, tandis qu'un fichier ODC est le support utilisé pour stocker les informations de connexion et les requêtes nécessaires pour accéder à la source de données.

Prérequis et points d'attention

Pour paramétrer la connexion entre Pennylane et Excel, vous devez :

  1. Utiliser un ordinateur sous Windows (un bureau virtuel Windows sur Mac fonctionne aussi).

  2. Avoir l'application Excel installée (peu importe la version tant que la connexion ODBC est disponible).

  3. Télécharger le fichier ODC qui permet de configurer la connexion, disponible dans Pennylane (voir ci-dessous).

⚠️ Lors de l’installation de Microsoft Office (ou Microsoft 365), Microsoft installe des drivers qui permettent de se connecter à des sources externes. C'est par ce biais qu'il est possible de connecter Pennylane avec des logiciels externes via l'onglet Partage de données. Les données sont stockées sur la base de données Redshift. Une récente mise à jour de Microsoft Office a supprimé le driver permettant la connexion à Pennylane. Si vous rencontrez des difficultés, suivez la procédure ci-dessous pour installer le nouveau driver Redshift.

Télécharger le nouveau driver

  1. Vérifiez quelle version d'Excel (32 ou 64 bits) est installée sur votre machine en allant dans Fichier > Compte > À propos d'Excel.

  2. Téléchargez la version correspondante du driver Redshift en cliquant sur ce lien sécurisé.

  3. Acceptez les conditions d'utilisation et suivez les étapes de l'installateur.

  4. Téléchargez les nouvelles versions des fichiers ODC correspondant à votre version d'Excel directement depuis les paramètres Pennylane.

Activer le partage de données dans Pennylane

Le partage de données peut être activé à deux niveaux :

  • Pour tout le cabinet, dans Paramètres du cabinet > Partage des données (réservé aux administrateurs).

  • Pour un dossier spécifique, dans Paramètres entreprise > Connectivité > Partage de données.

⚠️ L'activation au niveau du cabinet donne accès à tous les dossiers, même confidentiels. Préférez l'activation au niveau de chaque dossier si besoin.

  1. Allez dans les paramètres indiqués ci-dessus selon le niveau d'activation souhaité.

  2. Assurez-vous que le partage de données est actif, activez-le si besoin.

  3. Les informations de connexion (utilisateur et mot de passe) s'affichent. Vous en aurez besoin pour configurer la connexion dans Excel.

⚠️ Le mot de passe n'est visible qu'à la génération pour des raisons de sécurité. Pensez à bien le noter, il vous sera redemandé dans Excel.

Configurer la connexion dans Excel

  1. Ouvrez le fichier ODC téléchargé précédemment correspondant aux données souhaitées (grand livre, balance, etc).

  2. Renseignez les informations de connexion (utilisateur et mot de passe) récupérées à l'étape précédente. Utilisez les boutons de copie dans Pennylane pour éviter les erreurs.

  3. Indiquez l'identifiant de l'entreprise concernée (disponible dans l'URL Pennylane).

  4. Choisissez la période de données souhaitée pour les grands livres. Pour les balances, tous les exercices sont récupérés.

  5. Votre fichier est prêt ! Les données Pennylane s'affichent dans Excel.

💡 Vous pouvez faire référence à des cellules Excel pour l'identifiant entreprise et les dates. Si vous modifiez ensuite ces cellules, les données seront automatiquement mises à jour dans les tableaux.

Paramétrer les données et l'actualisation

  1. Dans Excel, allez dans Données > Propriétés pour paramétrer le format et la disposition des données.

  2. Cliquez sur le bouton à droite du nom de connexion pour accéder aux propriétés avancées.

  3. Dans l'onglet Utilisation, choisissez la fréquence d'actualisation souhaitée.

  4. Dans l'onglet Définition, cochez Enregistrer le mot de passe pour ne pas avoir à le ressaisir à chaque ouverture.

  5. De retour sur votre feuille de calcul, cliquez sur Actualiser tout dans le menu Données pour mettre à jour manuellement si besoin.

Intégrer les données Pennylane à un fichier Excel existant

  1. Ouvrez votre fichier Excel de destination (par exemple : reporting existant).

  2. Allez dans Données > Connexions existantes.

  3. Cliquez sur Rechercher… en bas à gauche et sélectionnez le fichier ODC téléchargé précédemment.

  4. Choisissez où intégrer les données (nouvelle feuille ou feuille existante).

  5. Renseignez les informations de connexion et validez.

  6. Paramétrez ensuite les données et l'actualisation comme indiqué dans la section précédente.

(Nouveau) Complément Excel

🔗 Tutoriel interactif : Utiliser le complément Excel x Pennylane

  1. Ouvrez le fichier Excel de votre choix, puis allez dans l'onglet Développeur.

  2. Cliquez sur Complément Excel.

  3. Cliquez sur Parcourir et sélectionnez le fichier XLAM préalablement téléchargé.

  4. À l'aide d'un token que vous pouvez récupérer sur Pennylane, vous pouvez utiliser 3 fonctions Excel :

    • Récupérer la liste des dossiers.

    • Récupérer les exercices fiscaux d'un dossier.

    • Récupérer la balance d'un dossier. (Vous pouvez d’ailleurs filtrer la balance sur une période spécifique et sur une fourchette de comptes.)

Description des fonctions personnalisées

PENNYLANE_IMPORT_COMPANIES

  • Objectif : Importe la liste des entreprises/dossiers

  • Syntaxe : =PENNYLANE_IMPORT_COMPANIES(token)

  • Paramètres :

    • token (String) : Jeton d'authentification obtenu à partir de Pennylane.

  • Renvoie : Un tableau avec

    • ID

    • SIREN

    • nom

    • adresse

    • ville

    • code postal

  • Exemple : =PENNYLANE_IMPORT_COMPANIES(token)

PENNYLANE_IMPORT_FISCAL_YEARS

  • Objectif : Importe les dates de début et de fin d'exercice pour un dossier

  • Syntaxe : =PENNYLANE_IMPORT_FISCAL_YEARS(token, companyId)

  • Paramètres :

    • token (String) : Jeton d'authentification.

    • companyId (String) : L'identifiant unique de l'entreprise.

  • Renvoie : Un tableau avec

    • date de début de la période fiscale

    • date de fin de la période fiscale

  • Exemple : =PENNYLANE_IMPORT_FISCAL_YEARS(token, 21847061)

PENNYLANE_IMPORT_BALANCE

  • Objectif : Importe les données de la balance pour un dossier et une période.

  • Syntaxe : =PENNYLANE_IMPORT_BALANCE(token, companyId, start_date, end_date, [start_date_n_1], [end_date_n_1], [prefix], [isAuxiliary], [padding])

  • Paramètres :

    • token (String) : Jeton d'authentification.

    • companyId (String) : L'identifiant unique de l'entreprise.

    • start_date (String) : Date de début de la période.

    • end_date (String) : Date de fin de la période.

    • start_date_n_1(String, Optional) : Date de début de la période de comparaison (par défaut 1 an avant start_date ).

    • end_date_n_1 (String, Optional) : Date de fin de la période de comparaison (par défaut 1 an avant end_date).

    • prefix (String, Optional) : Filtrer les comptes commençant par les préfixes spécifiés

    • isAuxiliary (Boolean, Optional) : Si inclure les comptes auxiliaires (par défaut, faux)

    • padding (Integer, Optional) : Nombre de caractères pour égaliser les numéro de compte (par défaut 9).

  • Renvoie : Un tableau avec

    • numéro de compte

    • libellé du compte

    • débit pour la période N

    • crédit pour la période N

    • débit pour la période N-1

    • crédit pour la période N-1

  • Exemple : =PENNYLANE_IMPORT_BALANCE(token; 21847061; "2023-01-01"; "2023-12-31";"2022-07-01";"2022-12-31";"401,6";VRAI)

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