📖 Retrouvez toutes les étapes pour paramétrer et prendre en main la gestion interne de votre cabinet dans notre article Découvrir la gestion interne sur Pennylane.
Relier vos tâches, produits et missions vous permettra d’utiliser pleinement tous les modules de la gestion interne :
Créer et gérer vos lettres de mission ;
Paramétrer vos missions ;
Saisir et suivre les temps passés sur chaque mission ;
Analyser précisément votre rentabilité par dossier et par mission.
Configurer la gestion interne
⚠️ Pensez à importer vos produits avant de commencer la configuration de la gestion interne du cabinet.
Rendez-vous dans le menu Gestion interne, puis dans Paramètres. Cliquez sur le bouton Connecter maintenant.
1. Associer les produits aux missions
La première étape consiste à relier en quelques clics vos produits à vos missions afin d’analyser précisément la rentabilité de votre cabinet. Vous pouvez mettre plusieurs produits dans une typologie de mission, mais un produit ne peut pas être associé à deux types de mission différents.
✍️ Les produits non associés à une mission ne seront pas inclus dans l’analyse de la rentabilité.
Sur chaque ligne de produit, choisissez la mission correspondante, parmi la liste automatiquement crée par Pennylane. Pour ajouter une nouvelle mission dans la liste, cliquez sur + Créer une mission.
✍️ Les produits peuvent être reliés en masse à une mission. Pour cela, sélectionnez les différents produits, puis indiquez la mission associée.
Pour créer un nouveau produit, cliquez sur le bouton + Ajouter un produit, situé en haut de votre écran.
2. Configurer les tâches et les missions
Retrouvez ensuite l’ensemble des tâches que Pennylane propose pour la saisie des temps. Lors de cette étape, vous pouvez :
Associer les tâches aux missions (individuellement ou en masse) ;
Ajouter de nouvelles tâches ;
Modifier et supprimer des tâches.
Plusieurs tâches peuvent être reliées à une typologie de mission, mais une tâche ne peut pas être associée à deux types de mission différents. Par exemple, la tâche Bulletins de salaire ne pourra pas être à la fois associé au type de mission Comptabilité et au type de mission Social.
3. Relier les tâches aux produits
Relier une tâche à un produit permet d’envoyer des temps saisis en facturation et d’analyser votre rentabilité.
Vous pouvez relier un seul produit à une tâche, mais rien ne vous empêche d’assigner un même produit à plusieurs tâches.
Par exemple, assignez le produit Honoraire comptable à vos tâches Tenue comptable et Apurement et révision.
Le fait de relier un produit à une tâche reste optionnel, car vous avez des tâches internes à votre cabinet qui n’ont pas vocation à être facturées, telles que les tâches Formation ou RTT.
Si un produit n’a pas vocation à avoir de saisie des temps, reliez ce produit au type de mission (sans aucune tâche). Par exemple, si vous refacturez l’utilisation de Pennylane à vos clients, vous pouvez créer le produit Pennylane et le rattacher à la mission Tenue comptable.
Voici un exemple des différentes combinaisons possibles entre vos tâches, vos produits et vos types de missions :
Une fois le paramétrage terminé, visualisez le récapitulatif de votre gestion interne depuis le module Paramètres. Dans chaque onglet de mission, retrouvez les différents produits et tâches associés.
Gérer les tâches, produits et missions
Si vous utilisez déjà la gestion interne de Pennylane (création de tâches et de missions, saisie des temps, facturation, etc.), retrouvez l’ensemble de vos missions, produits et tâches sur la page Paramètres de la gestion interne.
Sur cette page, vous pouvez à tout moment créer de nouvelles missions et tâches, ajouter de nouveaux produits et apporter des modifications.
Créer une nouvelle mission
Cliquez sur le bouton + Ajouter une mission.
Indiquez le nom de la mission.
Sélectionnez dans la liste déroulante les produits à associer à la mission.
✍️ Cette étape est optionnelle, vous pourrez relier des produits à cette nouvelle mission plus tard si vous le souhaitez.
Associer un produit à une mission
Depuis la page Paramètres, vous pouvez relier un produit à une mission.
Cliquez sur l’onglet Plus, puis sur Produits sans missions pour découvrir la liste des produits non associés à une mission.
Sélectionnez un ou plusieurs produits.
Dans la liste déroulante située en bas de votre écran, choisissez la mission à associer.
Créer une nouvelle tâche
Cliquez sur le curseur situé à côté du bouton + Ajouter une mission, puis sur Ajouter une tâche.
Indiquez le code et le nom de la tâche.
Dans la liste déroulante, sélectionnez la mission à associer.
Puis, choisissez le produit à relier (optionnel).
Modifier ou supprimer une tâche
Vous pouvez modifier à tout moment le code et le nom d’une tâche en cliquant sur l’icône crayon.
Vous pouvez également supprimer les tâches qui ne vous intéressent pas.
⚠️ Une tâche qui a déjà été utilisé dans la saisie des temps ne peut être supprimée.
Désactiver une tâche
Si vous avez déjà utilisé une tâche pour saisir un temps mais que vous ne souhaitez plus qu’elle apparaisse dans votre module de saisie des temps, vous pouvez la désactiver.
Il suffit de sélectionner la tâche et de cliquer sur Désactiver la tâche. Vous pourrez ensuite la réactiver quand vous le souhaitez.