Si vous avez engagé des dépenses pour le compte de votre société, Pennylane simplifie le processus de remboursement. Découvrez comment, en tant qu'employé, vous effectuez et suivez facilement vos demandes dans Pennylane.
📲 Si vous voulez également découvrir les fonctionnalités mobile des utilisateurs avec le rôle Employé, c'est par là !
Note de frais
Rendez-vous dans le menu Achats, (icône caddie 🛒 sur la gauche de l’écran).
Cliquez sur Notes de frais.
Cliquez sur le bouton Importer une dépense en haut à droite de votre écran.
Sélectionnez Note de frais dans le menu déroulant.
Importez votre (ou vos) facture dans Pennylane et cliquez sur Enregistrer.
Vérifiez et complétez les informations si besoin. Veillez à bien renseigner le motif, sans quoi vous ne pourrez pas continuer l'opération.
Cliquez sur Soumettre à validation. La personne en charge de la validation sera alors notifiée.
📖 N’hésitez pas à consulter notre article Créer une note de frais pour en savoir plus.
Frais kilométriques
Rendez-vous dans le menu Achats, (icône caddie 🛒 sur la gauche de l’écran).
Cliquez sur Notes de frais.
En haut à droite de votre écran, cliquez sur Importer une dépense puis sélectionnez Frais kilométriques.
Renseignez toutes les informations nécessaires à la finalisation de votre demande d’indemnisation :
Type de véhicule ;
Puissance fiscale du véhicule ;
Raison du déplacement ;
Préférence de déclaration : vous avez le choix entre renseigner une adresse de départ et d’arriver ou simplement le nombre de kilomètres parcourus.
Trajet aller-retour : précisez si tel est la cas afin de vous éviter une seconde déclaration pour le retour ;
Trajet récurrent : indiquez s’il s’agit d’un trajet souvent effectué pour vous éviter d'avoir à créer continuellement de nouvelles déclarations ;
Date ;
Cliquez sur Envoyer et vous avez terminé ! La personne qui valide vos frais sera notifiée de votre demande.
⚠️ Lors de la première déclaration de frais kilométriques effectuée sur Pennylane, vous devez également renseigner, le cas échéant, les kilomètres précédemment déclarés (sur un autre outil) dans l’année.
Demande d'achat
Depuis le menu de gauche, dans le module Achats, rendez-vous dans votre espace Mes dépenses puis sur l'onglet Demande d'achats.
Cliquez sur Faire une demande, puis Demander une autorisation.
Depuis le panneau latéral de création vous pouvez :
Remplir les informations relatives à l'achat : montant de l'achat, la TVA, le type de dépense et le motif de l'achat.
Ajouter un document que vous jugerez nécessaire pour votre demande d'achat (devis, bon de commande, copie d'écran d'un panier d'achat sur internet...).
Une fois les informations nécessaires renseignées, cliquez sur Soumettre à validation votre demande d'achat. La personne qui valide vos frais sera notifiée de votre demande.
Paramètres
Cliquez sur l’icône Profil en haut à droite de votre écran (tout à côté de la cloche des notifications).
Dans le menu déroulant, cliquez sur Mon compte.
De là, vous pouvez notamment :
choisir la langue dans laquelle vous souhaitez l’interface ;
ajouter ou modifier votre photo de profil ;
entrer votre IBAN sur lequel vous souhaitez avoir le remboursement de vos notes de frais.
N’hésitez pas à également vérifier les informations qui ont été renseignées par votre administrateur. Modifiez-les si besoin et n’oubliez pas d’enregistrer le tout !
Appli mobile
Vous pouvez également faire toutes vos demandes de dépenses et changements de paramètres depuis l’application mobile Pennylane.
📖 Consultez notre article sur l'installation de l'application mobile.