La réforme de la facturation électronique modifie la façon dont vous gérez certaines dépenses professionnelles. Qu'il s'agisse de notes de frais de collaborateurs, de péages autoroutiers ou de repas d'affaires, Pennylane vous accompagne pour rester conforme tout en simplifiant vos processus.
Comprendre les différentes situations
La facturation électronique concerne plusieurs types de dépenses professionnelles. Chaque situation suit des règles spécifiques, que nous détaillons dans des articles dédiés.
Note de frais : facture au nom de l'entreprise, payée par un collaborateur (cas d'usage n° 5 de l'AFNOR)
Votre collaborateur règle une dépense professionnelle avec ses moyens personnels mais demande une facture au nom de l'entreprise.
Comment ça marche ?
Le collaborateur communique le SIREN de l'entreprise et son numéro d'employé (matricule) au fournisseur. La facture électronique arrive automatiquement dans Pennylane et se rattache à la note de frais du collaborateur.
📖 Découvrez comment effectuer des notes de frais dans le cadre de la facturation électronique avec cette simulation (cliquez sur les flèche en haut à droite pour agrandir la simulation).
Ticket de caisse au nom du collaborateur ou sans nom (cas d'usage n°6)
Votre collaborateur effectue une dépense professionnelle sans demander de facture au nom de l'entreprise. Il reçoit un simple ticket de caisse.
Comment ça marche ?
Le collaborateur transmet son justificatif via le module Notes de frais de Pennylane. Vous validez et remboursez la dépense selon votre processus habituel.
📖 Pour en savoir plus, consultez les articles Créer et soumettre une note de frais et Valider les notes de frais.
Péages et autoroutes (cas d'usage n° 27)
Lorsque vous passez à un péage, il est généralement impossible de fournir vos informations de facturation électronique.
Comment ça marche ?
Le ticket de péage reste traité comme avant : soit comme une note de frais si vous avez payé avec des moyens personnels, soit comme un justificatif d'achat si vous avez utilisé une carte professionnelle.
Aucun changement n'est à prévoir pour ce type de dépense.
Notes de restaurant (cas d'usage n° 28)
Les repas d'affaires suivent des règles particulières selon leur montant.
Pour les notes inférieures à 150 € HT
Vous avez le choix :
Ne pas demander de facture : traitement habituel comme note de frais ou achat classique.
Demander une facture : si le restaurant peut l'émettre, vous bénéficiez du circuit de facturation électronique.
Pour les notes supérieures à 150 € HT
Le fournisseur a l'obligation d'émettre une facture électronique. Côté Pennylane, le fonctionnement suit le processus de la facturation électronique ou de la note de frais électronique.
💡 Ce seuil de 150 € HT détermine les obligations du fournisseur en matière de facturation électronique.
Préparez-vous dès maintenant
La facturation électronique devient progressivement obligatoire à partir de 2026. En anticipant ces changements, vous habituez vos équipes aux nouveaux processus et gagnez du temps dans vos remboursements.
⚠️ Pensez à former vos collaborateurs pour qu'ils sachent demander une facture au nom de l'entreprise et communiquer les bonnes informations aux fournisseurs.
💡 Avec Pennylane, la détection des doublons et le rapprochement automatique des factures électroniques avec les justificatifs manuels vous évitent tout risque de double remboursement.