Avec Pennylane, vous pouvez créer vos notes de frais en quelques clics et suivre leur traitement jusqu'au remboursement de vos dépense professionnelles.
La fonctionnalité Note de frais est disponible pour les abonnements Essentiel et Premium.
Prérequis et droits d'accès
Selon votre rôle, vous avez accès à différentes fonctionnalités de la page Notes de frais. Le rôle Employé vous permet de :
Créer et soumettre vos propres notes de frais.
Suivre leur statut de validation et de remboursement.
Échanger avec les valideurs via les commentaires.
Si vous avez un rôle d'approbateur, vous pouvez également :
Créer des notes de frais pour les membres de votre équipe.
Valider les notes de frais de votre équipe.
Suivre l'ensemble des notes de frais de votre équipe.
Accéder aux notes de frais
Avec le rôle employé, accédez directement aux notes de frais depuis le menu latéral.
Avec les rôles gestionnaire ou administrateur : rendez-vous dans le module Achats > Notes de frais.
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Créer une note de frais depuis un ordinateur
Cliquez sur + Note de frais en haut à droite de votre écran
Importez votre justificatif (facture, ticket de caisse) et enregistrez.
L’OCR (Reconnaissance optique de caractères) va alors analyser et pré-remplir automatiquement les champs.
Vérifiez et complétez les informations :
le collaborateur concerné
l’équipe concernée
la date d’émission
le motif de la dépense (obligatoire)
le type de dépense (obligatoire)
Cliquez sur Soumettre. La note de frais entre ensuite dans un circuit de validation : le valideur recevra une notification et pourra valider ou refuser la note de frais.
⚠️ Le motif et le type de dépense sont obligatoires pour pouvoir soumettre votre note de frais.
Créer une note de frais depuis l’application mobile
Cliquez sur le bouton + vert en bas à droite.
Prenez en photo votre justificatif. Vous pouvez également le sélectionner depuis la galerie ou les documents de votre téléphone. L'OCR va alors lire votre facture et saisir les informations.
Vérifiez les informations détectées par l’OCR et complétez les champs si besoin.
Appuyez sur Soumettre.
💡 Comme depuis l’ordinateur, une fois enregistrée, la note de frais entre dans un circuit de validation.
Suivre l'évolution des notes de frais
Consultez l’état de vos notes de frais depuis la page Notes de frais. Quatre statuts existent :
À compléter : certains éléments sont manquants pour pouvoir soumettre votre note de frais à validation. Vérifiez donc les informations.
À valider : en attente de validation par un responsable.
À rembourser : validée, en attente de remboursement.
Remboursé : le paiement a été effectué.
Refusé : la note a été rejetée.
💡 La personne qui valide vos notes de frais sera notifiée de votre demande de remboursement.
Communiquer avec les valideurs
Échangez avec le valideur dans l’espace Commentaires de votre note de frais. Utilisez la mention @ suivie du nom de la personne avec qui vous souhaitez échanger pour la notifier.
Supprimer une ou plusieurs notes de frais
Si jamais vous vous êtes trompé(e) et que vous souhaitez supprimer une note de frais, vous avez la possibilité de le faire en suivant les étapes suivantes :
Dans l'onglet Notes de frais, sélectionnez la note de frais en cochant la petite case à gauche.
Cliquez sur la corbeille rouge pour la supprimer.
Le tour est joué !
⚠️ Lorsque votre note de frais est notée comme Remboursée, vous devez d'abord détacher la transaction du justificatif. Pour cela, rendez-vous dans l'onglet Notes de frais, cherchez la transaction correspondant au remboursement de la note de frais et détachez la transaction du justificatif associé. Suivez ensuite les étapes 1 à 3 citées au-dessus.
Prochaines étapes (rôles gestionnaire ou administrateur)
Créer un circuit de validation
Désignez des approbateurs parmi vos collaborateurs pour consulter et valider les notes de frais qui leur sont assignées.
Lire l’article Créer un circuit de validation
Valider les notes de frais
Consultez, validez ou refusez les demandes de remboursement.
Découvrez l’article Valider les notes de frais pour en savoir plus.
Rembourser les notes de frais
Une fois validées, vous pouvez rembourser les notes de frais grâce au Compte Pro Pennylane ou au paiement XML. Il vous suffit de les sélectionner et de cliquer sur le bouton rembourser.
Consultez l'article Rembourser les notes de frais de vos collaborateurs.