Cette fonctionnalité est disponible pour les plans Essentiel et Premium.
Accéder aux notes de frais
Dans Pennylane, rendez-vous dans le menu Achats puis cliquez sur le module Notes de frais.
Vous avez une vue sur l’ensemble des notes de frais qui vous ont été transmises ainsi que sur vos propres demandes de remboursement.
Vous pouvez également voir et filtrer les notes de frais qui attendent une action de votre part (Statut : À valider), celles qui ont été refusées, celles qui ont été acceptées (ces dernières passent directement dans À rembourser), celles dont le paiement est planifié et enfin, celles qui ont été remboursées.
Désormais, vous recevez une notification dans Pennylane dès qu'une note de frais est soumise à votre approbation, vous pouvez donc y accéder également depuis la petite cloche en haut à droite de votre écran.
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Rembourser une note de frais
Vous pouvez cliquer sur une note de frais pour la voir et la gérer.
Vous avez alors accès aux différentes informations de cette note de frais :
Le justificatif de dépense
Le montant
La date
Le type de dépense
Le motif
Le nom du collaborateur
Vous pouvez Valider ou Refuser une note de frais.
💡 Vous pouvez désormais définir des circuits de validation pour vos notes de frais. Voir notre article Créer un circuit de validation pour les notes de frais.
Depuis la partie Commentaires, vous pouvez également envoyer un message à la personne qui l'a soumise afin d'avoir plus d'informations.
💡 N'oubliez pas d'utiliser "@" suivi du nom de la personne pour qu'elle soit notifiée de votre message.
Passer une facture en note de frais
En tant qu'administrateur, vous pouvez cliquer sur une facture dans Achats, et attribuer un collaborateur à la facture afin qu'elle bascule dans le module Notes de frais :
Cliquez sur la facture d'achat concernée.
Cliquez sur Actions > Déplacer vers les notes de frais.
Attribuez la facture au salarié qui a réglé la note de frais dans le menu déroulant qui s'affiche et cliquez sur Confirmer. Une fois cette démarche effectuée, le lettrage s'effectuera côté comptable.
Une fois le bon collaborateur sélectionné, son nom apparaîtra dans les informations de la facture sur la droite.
Vous pourrez ensuite retrouver toutes les factures concernant des notes de frais dans l'onglet Notes de frais du module Achats. Vous pouvez par la suite utiliser les différents filtres pour retrouver une facture en particulier.
✍️ Vous pouvez rembourser les notes de frais grâce au Compte Pro Pennylane ou Qonto. Il vous suffit de les sélectionner et de cliquer sur le bouton rembourser. Pour plus d'informations vous pouvez consulter l'article Rembourser les notes de frais.
Convertir une note de frais électronique reçue dans Factures fournisseurs
Lorsqu'une note de frais électronique est émise par un fournisseur, elle arrive d'abord dans Factures fournisseurs. Pour la transformer en note de frais et l'assigner au bon collaborateur :
Rendez-vous dans le menu Achats > module Factures fournisseurs.
Sélectionnez la facture concernée.
Cliquez sur Actions > Déplacer vers les notes de frais.
Renseignez le collaborateur, le type de dépense et la raison de la dépense.
Cliquez sur Valider. Le collaborateur est notifié (mail et notification push) et peut traiter sa note de frais comme d'habitude.
✍️ Si vous n'avez pas accès au module Notes de frais, vous pouvez tout de même indiquer qu'une facture électronique est une note de frais en cochant l'option Dépense depuis un compte personnel sur la facture.
Refuser une note de frais électronique
⚠️ Pour les notes de frais reçues via la facturation électronique, le refus est définitif. Il déclenche une notification automatique du fournisseur ainsi que les obligations de retraitement côté fournisseur.
Lorsque vous refusez une note de frais électronique :
Pennylane notifie automatiquement le fournisseur.
La note de frais doit être retraitée en BtoC (Business to Consumer).
Deux types de refus sont possibles pour une note de frais électronique :
Refus par le collaborateur : lorsque la note de frais lui est assignée par erreur (mauvais destinataire), il la refuse directement depuis l'application mobile. Le fournisseur est notifié automatiquement.
Refus par l'approbateur : lors de la validation, si la dépense n'est pas considérée comme professionnelle légitime, l'approbateur refuse la note de frais. Le fournisseur est également notifié automatiquement.
⚠️ Refusez uniquement en cas de dépense non professionnelle, d'erreur de destinataire ou d'anomalie avérée.
Traiter les notes de frais avec la facturation électronique
📖 Découvrez comment valider des notes de frais dans le cadre de la facturation électronique avec cette simulation.
Gérer les factures électroniques mal routées
Pennylane prévoit plusieurs mécanismes pour éviter toute perte de document lorsque les factures électroniques arrivent avec des informations incorrectes.
Cas n°1 : absence de matricule
Si le fournisseur n'a pas renseigné le numéro d'employé (matricule), la facture est dirigée vers les factures fournisseurs classiques. Aucun document n'est perdu.
Requalifier la facture en note de frais
Accédez au module Achats.
Ouvrez Factures fournisseurs.
Sélectionnez la facture concernée.
Cliquez sur Actions en haut à droite.
Cliquez sur Déplacer vers les notes de frais.
Dans la fenêtre qui s'ouvre, renseignez :
le collaborateur
le type de dépense
la raison de la dépense
Cliquez sur Valider.
💡 Vous rattachez ainsi la facture au bon collaborateur.
Cas n°2 : matricule incorrect
Si le fournisseur renseigne un matricule inexistant, Pennylane vous alerte automatiquement par email.
Attribuer la dépense
Ouvrez l'email d'alerte reçu.
Cliquez sur Attribuer la dépense.
Sélectionnez le collaborateur dans la liste.
Cette étape permet de débloquer le traitement de la note de frais.
Gérer les justificatifs avec la facturation électronique
Si le collaborateur a ajouté une photo du justificatif, Pennylane rapproche automatiquement la photo avec la facture électronique.
⚠️ La facture électronique fait foi pour la TVA et le remboursement.