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Les frais kilométriques arrivent plein gaz sur Pennylane ! Cet article va vous montrer comment les gérer, de la création à la validation. (Mais, pour faire court, ça fonctionne comme toutes les notes de frais.)
Déclarer des frais kilométriques
⚠️ La déclaration des frais kilométriques est uniquement disponible depuis un ordinateur.
Allez dans le menu Achats de Pennylane.
Cliquez sur Notes de frais.
En haut à droite de votre écran, cliquez sur Importer une dépense puis sélectionnez Frais kilométriques.
Renseignez toutes les informations nécessaires à la finalisation de votre demande d’indemnisation :
Puissance fiscale du véhicule ;
Raison du déplacement ;
Préférence de déclaration : vous avez le choix entre renseigner une adresse de départ et d’arriver ou simplement le nombre de kilomètres parcourus.
Trajet aller-retour : précisez si tel est la cas afin de vous éviter une seconde déclaration pour le retour ;
Trajet récurrent : indiquez s’il s’agit d’un trajet souvent effectué pour vous éviter d'avoir à créer continuellement de nouvelles déclarations ;
Date ;
Cliquez sur Envoyer et vous avez terminé ! La personne qui valide vos frais sera notifiée de votre demande.
⚠️ Lors de la première déclaration de frais kilométriques effectuée sur Pennylane, vous devez renseigner, le cas échéant, les kilomètres précédemment déclarés (sur un autre outil) dans l’année.
Valider des frais kilométriques
Allez dans le menu Achats de Pennylane.
Cliquez sur Notes de frais.
Cliquez sur l’encart Validation en attente pour retrouver toutes les demandes qui vous ont été adressées.
Cliquez sur la demande à traiter.
Cliquez sur Valider ou Refuser.
📖 Consultez notre article Créer un circuit de validation pour les notes de frais.
⚠️ Lors de la toute première déclaration de frais kilométriques effectuée sur Pennylane, votre employé doit renseigner le nombre de kilomètres précédemment déclarés dans l’année (sur un autre outil). Vous devez alors valider cette information ou, à défaut, la compléter vous même.
Ajouter des frais kilométriques précédemment déclarés
Lors de la toute première déclaration de frais kilométriques effectuée sur Pennylane, le nombre de kilomètres précédemment déclarés dans l’année (sur un autre outil) doit être renseigné et validé.
Cette action peut être effectuée par la personne qui déclare les frais la première fois, ou par la personne qui valide cette première déclaration.
Vous pouvez, sinon, compléter les informations kilométriques de toutes les personnes à indemniser depuis le module Gestion de l’équipe :
Allez dans le menu Paramètres de Pennylane.
Cliquez sur Gestion de l’équipe.
Cliquez sur le nom de l’utilisateur.
Dans le volet qui s’affiche à droite, allez dans l’onglet Frais kilométriques.
Renseignez dans cet onglet les kilomètres déclarés hors Pennylane depuis le 1er janvier de l’année en cours pour cette personne. Cela permet d’appliquer le barème correspondant à la bonne fourchette sur ses prochaines déclarations.
Cliquez sur Valider et le tour est joué !
✍️ Le calcul des frais kilométriques se fait sur l’année civile, indépendamment de l’exercice fiscal de l’entreprise.
✨ Lorsqu'il y a un changement de tranche dans barème, le taux des frais rentrés précédemment est automatiquement régularisé.
Choisir le barème de remboursement des frais kilométriques
Par défaut, Pennylane utilise le barème fiscal fixé par l’URSSAF pour calculer automatiquement les montants de remboursement des indemnités kilométriques déclarées par vos employés. Vous pouvez consulter ce barème ici.
Vous souhaitez appliquer votre propre barème personnalisé ?
Nous sommes en train d’étudier et d’expérimenter la possibilité d’appliquer des barèmes personnalisés, différents de celui de l’URSSAF. Si cela vous intéresse, vous pouvez en faire la demande auprès de notre équipe support, qui prendre en charge votre demande.
Vous pouvez les contacter directement en cliquant sur la fenêtre de discussion qui apparaît en bas à droite de l'écran, puis sur Envoyez-nous un message.