Comment cet article peut vous aider ?
Cet article explique comment convertir une facture électronique en note de frais, traiter un refus et corriger les factures électroniques mal routées.
Que faut-il savoir avant de commencer ?
Lorsqu'une note de frais électronique est émise par un fournisseur, elle arrive d'abord dans le module Factures fournisseurs. Si vous n'avez pas accès au module Notes de frais, vous pouvez tout de même utiliser l'option Dépense depuis un compte personnel.
Comment convertir une facture électronique en note de frais ?
Lorsqu'une note de frais électronique est émise par un fournisseur, elle arrive d'abord dans Factures fournisseurs. Pour la transformer en note de frais et l'assigner au bon collaborateur :
Rendez-vous dans le menu Achats > module Factures fournisseurs.
Sélectionnez la facture concernée.
Cliquez sur Actions > Déplacer vers les notes de frais.
Renseignez le collaborateur, le type de dépense et la raison de la dépense.
Cliquez sur Valider. Le collaborateur est notifié (mail et notification push) et peut traiter sa note de frais comme d'habitude.
Si vous n'avez pas accès au module Notes de frais, vous pouvez tout de même indiquer qu'une facture électronique est une note de frais en cochant l'option Dépense depuis un compte personnel sur la facture.
Que se passe-t-il si une note de frais électronique est refusée ?
⚠️ Pour les notes de frais reçues via la facturation électronique, le refus est définitif. Il déclenche une notification automatique du fournisseur ainsi que les obligations de retraitement côté fournisseur.
Lorsque vous refusez une note de frais électronique :
Pennylane notifie automatiquement le fournisseur.
La note de frais doit être retraitée en BtoC (Business to Consumer).
Deux types de refus sont possibles pour une note de frais électronique :
Refus par le collaborateur : lorsque la note de frais lui est assignée par erreur (mauvais destinataire), il la refuse directement depuis l'application mobile. Le fournisseur est notifié automatiquement.
Refus par l'approbateur : lors de la validation, si la dépense n'est pas considérée comme professionnelle légitime, l'approbateur refuse la note de frais. Le fournisseur est également notifié automatiquement.
Refusez uniquement en cas de dépense non professionnelle, d'erreur de destinataire ou d'anomalie avérée.
Comment traiter les notes de frais avec la facturation électronique ?
Découvrez comment valider des notes de frais dans le cadre de la facturation électronique avec cette simulation.
Que faire si une facture électronique est mal routée ?
Pennylane prévoit plusieurs mécanismes pour éviter toute perte de document lorsque les factures électroniques arrivent avec des informations incorrectes.
Cas n°1 : absence de matricule
Si le fournisseur n'a pas renseigné le numéro d'employé (matricule), la facture est dirigée vers les factures fournisseurs classiques. Aucun document n'est perdu.
Comment requalifier la facture en note de frais ?
Reprenez la procédure décrite dans la section Comment convertir une facture électronique en note de frais ? : depuis le menu Achats > module Factures fournisseurs, sélectionnez la facture, cliquez sur Actions > Déplacer vers les notes de frais, renseignez le collaborateur, le type de dépense et la raison de la dépense, puis validez. Vous rattachez ainsi la facture au bon collaborateur.
Cas n°2 : matricule incorrect
Si le fournisseur renseigne un matricule inexistant, Pennylane vous alerte automatiquement par email.
Comment attribuer la dépense ?
Ouvrez l'email d'alerte reçu.
Cliquez sur Attribuer la dépense.
Sélectionnez le collaborateur dans la liste.
Cette étape permet de débloquer le traitement de la note de frais.
Comment les justificatifs sont-ils gérés ?
Si le collaborateur a ajouté une photo du justificatif, Pennylane rapproche automatiquement la photo avec la facture électronique.
💡 La facture électronique fait foi pour la TVA et le remboursement.