Sur Pennylane vous avez la possibilité de créer et importer une note de frais. Dans cet article, vous apprendrez comment faire une note de frais sur ordinateur ainsi que sur votre application mobile Pennylane.

Créer une note de frais depuis un ordinateur

Créer une note de frais depuis l'application mobile

Suivre l'évolution de mes notes de frais

Marquer une facture comme payée par un collaborateur


✍️ La fonctionnalité note de frais est disponible pour les utilisateurs ayant un plan Essentiel ou Premium.


Le rôle “Employé” permet aux salariés et collaborateurs de créer et d’envoyer une note de frais sans avoir accès aux différents modules de Pennylane. Un utilisateur administrateur peut attribuer ce rôle depuis les paramètres via l'onglet "Gestion de l'équipe" en cliquant sur l'utilisateur puis sur le sous-onglet "Rôle Pennylane".

Créer une note de frais depuis un ordinateur

1) Depuis le menu de gauche, dans la section "Achats", rendez-vous dans votre espace “Notes de frais”.

2) Cliquez sur “Ajouter une dépense”, puis importez votre justificatif et enregistrez. L’OCR (Reconnaissance Optique de Caractères) va alors lire la facture pour remplir les champs et faciliter la saisie.

3) Vérifiez et complétez les informations si besoin et cliquez sur “Soumettre à validation”.

Créer une note de frais depuis l'application mobile

1) Téléchargez l'application mobile Pennylane disponible sur iOS, Android, Google Play Store.

2) Depuis l'application, allez dans le menu "Achats" en bas de votre écran.

3) Cliquez sur le bouton "+" vert en haut à droite.

4) Sélectionnez "Notes de frais" puis la méthode de remontée de votre note de frais. Par exemple, vous pouvez prendre en photo votre ticket de caisse ou choisir un fichier sur votre téléphone.

5) L'OCR va alors lire votre facture et saisir les informations. Comme pour une facture classique, vous devrez vérifier et valider les informations renseignées.

Précisez également le "Type de dépense" comme par exemple une dépense de restaurant ou de parking.

6) Enfin, cliquez sur "Soumettre à validation" pour finaliser. Cette facture sera ainsi enregistrée dans le système et l'administrateur du compte pourra valider ou refuser la note de frais.

Suivre l'évolution de mes notes de frais

Toutes les notes de frais apparaissent sur la page "Mes notes de frais", accessible depuis le module d'achat (sur ordinateur et mobile) : vous pouvez suivre leur évolution et leurs étapes de validation.

Quatre statuts existent :

- À compléter : certains éléments sont manquants pour pouvoir soumettre votre note de frais à validation. Vérifiez donc les informations.

- Validation en attente

- Remboursement en attente

- Remboursé

- Refusé

Vous avez également la possibilité de communiquer avec la personne qui valide vos notes de frais grâce à l’onglet “Commentaires”, disponible sur chaque note de frais. Utilisez la mention "@" suivie de la personne que vous souhaitez avertir pour que celle-ci reçoive une notification.

En cas de problème, n'hésitez pas à consulter nos ressources/contacter notre équipe support via la bulle de chat bleue, dans le menu en bas à gauche de votre espace Pennylane.

Marquer une facture comme payée par un collaborateur

En tant qu'administrateur, vous pouvez cliquer sur une facture dans "Tous les achats", et attribuer un collaborateur à la facture afin qu'elle bascule dans le module "notes de frais" :

  1. Classez la facture comme "payée par un collaborateur" grâce au menu déroulant en haut à droite "classer comme".

2. Attribuez la facture au salarié qui a réglé la note de frais dans le menu déroulant qui s'affiche et cliquez sur "Confirmer". Une fois cette démarche effectuée, le lettrage s'effectuera côté comptable.

Une fois le bon collaborateur sélectionné, son nom apparaîtra dans les informations de la facture sur la droite.

Vous pourrez ensuite retrouver toutes les factures concernant des notes de frais dans l'onglet "Notes de frais" du module d'achats. Vous pouvez par la suite utiliser les différents filtres pour retrouver une facture en particulier.


✍️ Vous pouvez rembourser les notes de frais grâce au Compte Pro Pennylane ou Qonto. Il vous suffit de les sélectionner et de cliquer sur le bouton rembourser. Pour plus d'information vous pouvez consulter l'article rembourser les notes de frais de vos collaborateurs.

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