Sommaire
✍️ La fonctionnalité Note de frais est disponible pour les utilisateurs ayant un plan Essentiel ou Premium.
✍️ Dans les utilisateurs, le rôle Employé permet aux salariés et collaborateurs de créer et d’envoyer une note de frais sans avoir accès aux différents modules de Pennylane.
Créer une note de frais depuis un ordinateur
Depuis le menu de gauche, dans la section Achats, rendez-vous dans votre espace Notes de frais.
Cliquez sur Ajouter une dépense en haut à droite de votre écran, puis importez votre justificatif et enregistrez. L’OCR (Reconnaissance optique de caractères) va alors lire la facture pour remplir les champs et faciliter la saisie.
Vérifiez et complétez les informations si besoin. Veillez à bien renseigner le motif, sans quoi vous ne pourrez pas continuer l'opération.
Cliquez sur Soumettre à validation.
Créer une note de frais depuis l'application mobile
Téléchargez l'application mobile Pennylane sur l'Apple Store ou le Google Play Store.
Depuis l'application, allez dans le menu Mes notes de frais en bas de votre écran.
Cliquez sur le bouton + vert en haut à droite.
Sélectionnez la méthode de remontée de votre note de frais. Par exemple, vous pouvez prendre en photo votre ticket de caisse ou choisir un fichier sur votre téléphone.
L'OCR va alors lire votre facture et saisir les informations. Comme pour une facture classique, vous devrez vérifier et valider les informations renseignées.
Cliquez sur Soumettre à validation pour finaliser. Cette facture sera ainsi enregistrée dans le système et l'administrateur du compte recevra une notification et pourra valider ou refuser la note de frais.
Suivre l'évolution de mes notes de frais
Toutes les notes de frais apparaissent sur la page Notes de frais : vous pouvez suivre leurs évolutions et leurs étapes de validation.
Quatre statuts existent :
À compléter : certains éléments sont manquants pour pouvoir soumettre votre note de frais à validation. Vérifiez donc les informations.
Validation en attente
Remboursement en attente
Remboursé
Refusé
💡 La personne qui valide vos notes de frais sera notifiée de votre demande de remboursement.
Vous avez également la possibilité de communiquer avec la personne qui valide vos notes de frais grâce à l’onglet Commentaires, disponible sur chaque note de frais. Utilisez la mention @ suivie de la personne avec qui vous souhaitez échanger.
✍️ Vous pouvez rembourser les notes de frais grâce au Compte Pro Pennylane ou Qonto. Il vous suffit de les sélectionner et de cliquer sur le bouton rembourser. Pour plus d'information vous pouvez consulter l'article rembourser les notes de frais de vos collaborateurs.
Supprimer une note de frais
Si jamais vous vous êtes trompé(e) et que vous souhaitez supprimer une note de frais, vous avez la possibilité de le faire avec un rôle dirigeant, en suivant les étapes suivantes :
Rendez-vous dans votre page Transactions, cherchez la transaction correspondant au remboursement de la note de frais et détachez la transaction du justificatif associé.
Une fois la transaction et le justificatif de la note de frais détachés, allez dans votre page Notes de frais, sélectionnez la note de frais en cochant la petite case à gauche puis cliquez sur la corbeille rouge pour la supprimer.
