La fonctionnalité Note de frais est disponible pour les plans Essentiel ou Premium.
✍️ Le rôle Employé permet aux salariés et collaborateurs de créer puis d’envoyer une note de frais sans avoir accès aux différents modules de Pennylane.
Depuis un ordinateur
Depuis le menu de gauche, dans la section Achats, rendez-vous dans votre espace Notes de frais.
Cliquez sur + Note de frais en haut à droite de votre écran, puis importez votre justificatif et enregistrez. L’OCR (Reconnaissance optique de caractères) va alors lire la facture pour remplir les champs et faciliter la saisie.
Vérifiez et complétez les informations si besoin (le collaborateur concerné et l’équipe concernée). Veillez à bien renseigner le motif et le type de dépense, sans quoi vous ne pourrez pas continuer l'opération.
Cliquez sur Soumettre. Cette note de frais sera ainsi enregistrée dans le système et le valideur recevra une notification et pourra valider ou refuser la note de frais.
Depuis l'application mobile
Téléchargez l'application mobile Pennylane sur l'Apple Store ou le Google Play Store.
Depuis l'application, allez dans le menu Mes notes de frais en bas de votre écran.
Cliquez sur le bouton + vert en haut à droite.
Prenez en photo votre justificatif. Vous pouvez également le sélectionner depuis la galerie de votre téléphone en cliquant au bas de votre écran. L'OCR va alors lire votre facture et saisir les informations. Comme pour une facture classique, vous devrez vérifier et compléter les informations renseignées.
Cliquez sur Soumettre pour finaliser. Cette note de frais sera ainsi enregistrée dans le système et le valideur recevra une notification et pourra valider ou refuser la note de frais.
Suivre l'évolution des notes de frais
Toutes les notes de frais apparaissent sur la page Notes de frais : vous pouvez suivre leurs évolutions et leurs étapes de validation.
Quatre statuts existent :
À compléter : certains éléments sont manquants pour pouvoir soumettre votre note de frais à validation. Vérifiez donc les informations.
À valider
À rembourser
Remboursé
Refusé
💡 La personne qui valide vos notes de frais sera notifiée de votre demande de remboursement.
Vous avez également la possibilité de communiquer avec la personne qui valide vos notes de frais grâce à l’onglet Commentaires, disponible sur chaque note de frais. Utilisez la mention @ suivie de la personne avec qui vous souhaitez échanger.
✍️ Vous pouvez rembourser les notes de frais grâce au Compte Pro Pennylane ou au paiement XML. Il vous suffit de les sélectionner et de cliquer sur le bouton rembourser. Pour plus d'information vous pouvez consulter l'article rembourser les notes de frais de vos collaborateurs.
Supprimer une note de frais
Si jamais vous vous êtes trompé(e) et que vous souhaitez supprimer une note de frais, vous avez la possibilité de le faire en suivant les étapes suivantes :
⚠️ Lorsque votre note de frais est notée comme Remboursée, vous devez d'abord détacher la transaction du justificatif. Rendez-vous dans l'onglet Notes de frais, cherchez la transaction correspondant au remboursement de la note de frais et détachez la transaction du justificatif associé.
Toujours dans l'onglet Notes de frais, sélectionnez la note de frais en cochant la petite case à gauche.
Cliquez sur la corbeille rouge pour la supprimer.
Le tour est joué !