Mit Genehmigungsabläufen können Sie Ihren Mitarbeitern unterschiedliche Berechtigungen für die Verwaltung von Einkäufen erteilen — von Spesenabrechnungen über Bestellanforderungen bis hin zu Zahlungen.
Mit Genehmigungsabläufen können einige Mitarbeiter Anfragen vorbereiten, während andere für die Genehmigung und Ausführung zuständig sind. Sie können beispielsweise Manager als Genehmiger für die Anfragen ihres Teams festlegen.
Typen von Genehmigungsabläufen
Sie können drei Hauptkategorien von Genehmigungsabläufen erstellen.
Genehmigungsabläufe für Belege
Genehmigungsabläufe für Belege ermöglichen die Überprüfung und Genehmigung von Dokumenten Ihrer Mitarbeiter vor der Erstattung oder Bezahlung.
Diese Abläufe betreffen:
Spesenabrechnungen
Lieferantenrechnungen
Bestellanforderungen
Die vollständigen Konfigurationsschritte finden Sie im Artikel Einen Genehmigungsablauf für Belege erstellen. (FR)
Genehmigungsabläufe für Lieferanten-IBANs
Genehmigungsabläufe für Lieferanten-IBANs erhöhen die Zahlungssicherheit, indem sie eine Genehmigung verlangen, wenn eine neue IBAN hinzugefügt oder eine bestehende geändert wird.
Die vollständigen Konfigurationsschritte finden Sie im Artikel Zahlungen mit Lieferanten-IBAN-Genehmigung sichern. (FR)
Genehmigungsabläufe für Zahlungen
Genehmigungsabläufe für Zahlungen ermöglichen es, genau festzulegen, wer in Ihrer Organisation berechtigt ist, Zahlungsanfragen vorzubereiten und wer diese ausführen darf.
Die vollständigen Konfigurationsschritte finden Sie in den Artikeln Einen Genehmigungsablauf für Überweisungen erstellen (FR) und Einen Zahlungsgenehmigungsablauf für Eingangsrechnungen einrichten (FR).
Rollen
Mitglied: Nimmt an einem Genehmigungsablauf teil, indem es beispielsweise Belege einreicht.
Mitarbeiter: Kann eine Spesenabrechnung erstellen und/oder eine Anfrage einreichen und eine Rechnung weiterleiten.
Mitarbeiter und/oder Manager als Genehmiger: Kann die ihm zugewiesenen Belege einsehen und genehmigen.
Vorbereiter: Kann eine Zahlungsanfrage stellen oder die Genehmigung einer Lieferanten-IBAN beantragen. Standardmäßig sind alle Benutzer Vorbereiter.
Geschäftsführer/Admin: Kann Mitarbeiter oder Genehmiger hinzufügen, Anfragen einsehen und genehmigen, automatische Genehmigung einrichten und Genehmigungsrechte konfigurieren.
Genehmigungsabläufe einrichten
⚠️ Diese Aktion kann nur von einem Geschäftsführer/Admin des Kontos durchgeführt werden.
✍️ Stellen Sie sicher, dass die betreffenden Mitarbeiter und Manager bereits in Pennylane eingeladen wurden.
Ein Team erstellen
✍️ Bevor Sie einen Genehmigungsablauf einrichten, müssen Sie mindestens ein Team erstellen.
Gehen Sie zu Einstellungen > Teamverwaltung > Reiter Teams.
Klicken Sie auf die Schaltfläche + Ein Team hinzufügen.
Geben Sie im Fenster, das sich rechts öffnet, den Namen des Teams, den oder die Manager sowie die Mitglieder an.
Klicken Sie auf Speichern.
Einen Genehmigungsablauf erstellen
Das Erstellungsverfahren hängt vom gewünschten Ablauftyp ab.
Für Zahlungen: Einen Genehmigungsablauf für Überweisungen erstellen (FR)
Für Lieferanten-IBANs: Zahlungen mit Lieferanten-IBAN-Genehmigung sichern (FR)
Für Belege: Einen Genehmigungsablauf für Belege erstellen (FR)
Einen Genehmigungsablauf bearbeiten
Gehen Sie zu Einstellungen > Teamverwaltung.
Klicken Sie im Reiter Teams oder Genehmigungsabläufe auf die drei Punkte des Ablaufs, den Sie bearbeiten möchten.
Wählen Sie Bearbeiten.
Nehmen Sie im Fenster, das sich rechts öffnet, Ihre Änderungen vor.
Klicken Sie auf Fortfahren.
Häufig gestellte Fragen
Rollen und Sichtbarkeit
Benötige ich einen Benutzerzugang, um Teil eines Teams zu sein?
Ja. Um Teil eines Teams zu sein, muss der Administrator Sie zunächst als Benutzer in Pennylane hinzufügen.
✍️ Alle Rollen (Manager, Mitarbeiter, interner Buchhalter und Admin) können Teil eines Genehmigungsablaufs sein.
Wer kann Genehmiger sein?
Jeder Benutzer mit Zugang zu Ihrem Pennylane-Konto kann als Genehmiger eingesetzt werden.
Wer kann einen Genehmigungsablauf ändern, nachdem er auf ein Dokument angewendet wurde?
Genehmiger und Manager können einen Genehmigungsablauf nicht ändern; Admins und Buchhalter hingegen schon.
Ist es möglich, einen angewendeten Genehmigungsablauf zu umgehen?
Ja, jedoch nur wenn die Person die Rolle Admin oder Interner Buchhalter hat.
Ist es möglich, mehrere Genehmiger zu haben?
Ja, Sie können mehrere Genehmiger zuweisen:
sodass einer oder der andere einen Beleg genehmigt.
sodass einer und dann der andere einen Beleg genehmigt.
Wer kann welche Spesenabrechnungen sehen?
Administratoren, Buchhalter und Manager haben Zugang zu allen Belegen des Unternehmens. Mitarbeiter sehen nur die Belege, für die sie Genehmiger sind.
Kann ein Benutzer gleichzeitig in zwei Teams sein?
Ja. Der Benutzer muss das Team auswählen, in dem er den Beleg einreicht.
Genehmigung von Anfragen
Sind Genehmigungsabläufe rückwirkend?
Ja. Wenn Sie heute einen Ablauf erstellen, sind gestern erstellte Anfragen für den Genehmiger sichtbar.
Werden E-Mail-Benachrichtigungen ausgelöst?
Jeden Morgen wird eine Zusammenfassung der noch nicht genehmigten Anfragen des Vortages versendet.
Kann ein Administrator eine Anfrage genehmigen, auch wenn er kein Genehmiger im Ablauf ist?
Ja, Administratoren und Buchhalter können Anfragen jederzeit genehmigen oder ablehnen.
Was passiert, wenn ein Genehmigungsablauf gelöscht wird?
Wenn ein Ablauf gelöscht wird, müssen Anfragen von einem Administrator genehmigt werden.
Was passiert, wenn ein Benutzer, der keinem Team angehört, einen Beleg in Pennylane einreicht?
Die Anfrage kann von einem Administrator oder einem Benutzer mit der Rolle Manager oder Buchhalter genehmigt oder abgelehnt werden.