Mit Pennylane können Sie Ihre Spesenabrechnungen in wenigen Klicks erstellen und den gesamten Prozess bis zur Rückerstattung verfolgen.
Voraussetzungen und Zugriffsrechte verstehen
Je nach Ihrer Rolle haben Sie Zugang zu verschiedenen Funktionen. Die Rolle Mitarbeiter ermöglicht Ihnen:
Eigene Spesenabrechnungen zu erstellen und einzureichen.
Den Genehmigungs- und Erstattungsstatus zu verfolgen.
Mit Genehmigern über Kommentare zu kommunizieren.
Wenn Sie eine Genehmiger-Rolle (Geschäftsführer/Admin oder Rechnungsmanager) haben, können Sie außerdem:
Spesenabrechnungen für Teammitglieder erstellen.
Spesenabrechnungen des Teams genehmigen.
Alle Spesenabrechnungen des Teams einsehen.
✍️ Sie können eine Lieferantenrechnung in den Bereich Spesen verschieben. Öffnen Sie dazu die Rechnung, klicken Sie oben rechts auf Aktionen und wählen Sie unter Verschieben nach … die Option Spesen aus.
Auf Spesenabrechnungen zugreifen
Mit der Rolle Mitarbeiter: Greifen Sie direkt über das Seitenmenü auf Spesenabrechnungen zu.
Mit den Rollen Rechnungsmanager oder Geschäftsführer/Admin:
Gehen Sie zu Einkäufe > Ihre Spesen, um Ihre eigenen Spesenabrechnungen zu importieren, zu erstellen und einzusehen.
Gehen Sie zu Einkäufe > Teamausgaben, um die Spesenabrechnungen anderer Benutzer zu importieren oder einzusehen.
✍️ Diese Liste zeigt nur andere Benutzer - Ihr eigener Name erscheint dort nicht.
Spesenabrechnung auf dem Computer erstellen
Klicken Sie oben rechts auf dem Bildschirm auf Eine ausgabe importieren.
Importieren Sie Ihren Beleg (Rechnung, Kassenbon) und speichern Sie.
Die OCR (Optische Zeichenerkennung) analysiert die Felder dann automatisch und füllt sie vor.
Prüfen und vervollständigen Sie die Informationen:
Den betreffenden Mitarbeiter
Das betreffende Team
Das Ausstellungsdatum
Den Grund der Ausgabe (Pflichtfeld)
Den Ausgabetyp (Pflichtfeld)
Klicken Sie auf Einreichen. Die Spesenabrechnung tritt in einen Genehmigungsworkflow ein: Der Genehmiger erhält eine Benachrichtigung und kann die Abrechnung genehmigen oder ablehnen.
⚠️ Grund und Ausgabetyp sind Pflichtfelder, um die Spesenabrechnung einreichen zu können.
Ausgabeart hinzufügen
Die Liste der Ausgabearten enthält die Standardtypen sowie alle Lieferanten, die in Spesenabrechnungen verfügbar gemacht wurden.
Standardmäßig stehen folgende Ausgabenarten zur Verfügung:
Bewirtungskosten
Bewirtungskosten Mitarbeiter
Hotel
Kilometerpauschale
Maut
Parken
Sonstiges
Transport
Transport - Flug
Transport - Taxi
Verpflegungsmehraufwand
Um Ihre regelmäßigen Lieferanten als Ausgabenarten hinzuzufügen:
Gehen Sie zu Einkäufe > Lieferanten.
Erstellen Sie einen Lieferanten oder öffnen Sie den Eintrag eines bestehenden Lieferanten.
Aktivieren Sie im Bereich Sichtbarkeit die Option Spesen.
Speichern Sie den Lieferanten.
Pennylane fügt automatisch einen Ausgabeart mit dem Namen des Lieferanten hinzu. Sie können diesen dann bei der Erstellung einer Spesenabrechnung auswählen.
Spesenabrechnung in der mobilen App erstellen
Tippen Sie unten rechts auf den grünen + Button.
Fotografieren Sie Ihren Beleg. Sie können ihn auch aus der Galerie oder den Dokumenten Ihres Telefons auswählen. Die OCR liest dann Ihre Rechnung und erfasst die Informationen.
Prüfen Sie die von der OCR erkannten Informationen und vervollständigen Sie die Felder bei Bedarf.
Tippen Sie auf Einreichen.
💡 Wie auf dem Desktop tritt die Spesenabrechnung nach dem Speichern in einen Genehmigungsworkflow ein.
Status der Spesenabrechnung verfolgen
Prüfen Sie den Status Ihrer Spesenabrechnungen auf der Seite Ihre Spesen. Es gibt fünf Status:
Zu vervollständigen: Einige Informationen fehlen, bevor die Spesenabrechnung eingereicht werden kann. Prüfen Sie die Angaben.
Zu genehmigen: Warten auf Genehmigung durch einen Vorgesetzten.
Zu erstatten: Genehmigt, warten auf Erstattung.
Erstattet: Die Zahlung wurde durchgeführt.
Abgelehnt: Die Abrechnung wurde abgelehnt.
💡 Die Person, die Ihre Spesenabrechnungen genehmigt, wird über Ihren Erstattungsantrag benachrichtigt.
Mit Genehmigern kommunizieren
Tauschen Sie sich mit dem Genehmiger im Bereich Kommentare Ihrer Spesenabrechnung aus. Verwenden Sie die @-Erwähnung gefolgt vom Namen der Person, um sie zu benachrichtigen.
Eine oder mehrere Spesenabrechnungen archivieren oder löschen
Wenn Sie eine Spesenabrechnung nicht mehr benötigen, müssen Sie sie zunächst archivieren. Anschließend können Sie sie endgültig löschen.
Wählen Sie die betreffende Spesenabrechnung aus.
Klicken Sie auf Archivieren.
Filtern Sie die Liste nach dem Status Archiviert.
Wählen Sie die archivierte Spesenabrechnung aus und klicken Sie auf das Papierkorb-Symbol, um sie endgültig zu löschen.
⚠️ Wenn Ihre Spesenabrechnung als Erstattet gekennzeichnet ist, müssen Sie zunächst die Transaktion vom Beleg trennen. Gehen Sie dazu in die Registerkarte Spesenabrechnungen, suchen Sie die Transaktion, die der Erstattung entspricht, und trennen Sie diese vom zugehörigen Beleg. Folgen Sie dann den Schritten 1 und 2 oben.
✍️ Sie können Spesenabrechnungen per XML-Zahlung erstatten. Wählen Sie sie einfach aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Erstatten. Weitere Informationen finden Sie im Artikel Spesenabrechnungen Ihrer Mitarbeiter erstatten.
Weiterlesen (Rollen Manager oder Administrator)
Genehmigungsworkflow erstellen
Bestimmen Sie Genehmiger unter Ihren Mitarbeitern, um die ihnen zugewiesenen Spesenabrechnungen zu prüfen und zu genehmigen. Lesen Sie den Artikel Genehmigungsworkflow erstellen.
Spesenabrechnungen genehmigen
Prüfen, genehmigen oder ablehnen Sie Erstattungsanträge. Lesen Sie den Artikel Spesenabrechnungen genehmigen.
Spesenabrechnungen erstatten
Nach der Genehmigung können Sie Spesenabrechnungen per XML-Zahlung erstatten. Wählen Sie sie einfach aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Erstatten. Lesen Sie den Artikel Spesenabrechnungen Ihrer Mitarbeiter erstatten.