Les circuits d’approbation des justificatifs permettent de contrôler et d’approuver les documents transmis par vos collaborateurs avant remboursement ou mise en paiement.
En fonction de votre abonnement, certaines fonctionnalités peuvent être limitées :
les circuits d’approbation simples pour les notes de frais sont disponibles pour le plan Essentiel.
les circuits d’approbation multiples pour les notes de frais et les factures fournisseurs sont disponibles pour les plans Premium et Comptabilité internalisée.
Consultez l'article Circuits d’approbation pour en savoir plus sur les différents types de circuits d’approbation.
Configurer le circuit d’approbation
⚠️ Cette action peut être effectuée uniquement par un utilisateur Dirigeant/Admin du compte.
✍️ Avant de créer un circuit, vérifiez que les employés et managers concernés ont bien été invités sur Pennylane.
Accédez à Paramètres entreprise > Gestion de l’équipe.
Depuis l’onglet Équipes ou l’onglet Circuits d’approbation, cliquez sur le bouton de création d’un circuit.
Sélectionnez le type de circuit Les justificatifs.
Cochez le ou les périmètres concernés : Notes de frais, Demandes d’achats, Factures fournisseurs.
Sélectionnez les utilisateurs et équipes auxquels s’applique le circuit. Cela permet d’appliquer le circuit dès lors qu’un de ces utilisateurs soumet un justificatif. Si un utilisateur fait partie de plusieurs circuits, il devra sélectionner, au moment de la soumission, le circuit à appliquer parmi ceux qui lui sont proposés.
Selon vos besoins :
activez l’approbation automatique ;
ou désignez un ou plusieurs approbateurs.
Lorsque plusieurs approbateurs sont définis pour une même étape, vous pouvez choisir si tous les approbateurs doivent approuver le justificatif ou si l’approbation d’un seul approbateur suffit pour passer à l’étape suivante.
Cliquez sur le bouton Ajouter une condition autant de fois que nécessaire. Pour chaque condition :
définissez un montant à partir duquel une approbation supplémentaire devient obligatoire ;
désignez un ou plusieurs approbateurs.
✍️ Pour chaque étape du circuit, vous définissez le niveau de contrôle adapté à vos règles internes.
Cliquez sur Enregistrer.
✍️ L’approbation se fait toujours dans l'ordre défini par le circuit.
Toutefois, un utilisateur disposant du statut Admin ou Comptable interne peut passer outre l’ordre d’approbation et/ou approuver pour une autre personne dans l’onglet Toutes les demandes.
Cette fonctionnalité permet de maintenir le traitement des demandes même en cas d’absence d’un approbateur.
Approuver les justificatifs de votre équipe
💡 Une fois le circuit d’approbation configuré, les approbateurs reçoivent une notification dans Pennylane dès qu'un justificatif est soumis à leur approbation.
Accédez à la demande d'approbation :
soit en cliquant sur la notification dans Pennylane ou dans l’email reçu ;
soit en ouvrant directement le module Achats.
Le filtre À valider contient la liste des notes de frais en attente d’approbation.
Cliquez sur l’une d’entre elles pour consulter les détails, et valider ou refuser la demande. (En cas de refus, la personne suivante dans le circuit n’est pas informée.)
Si vous avez besoin de plus d’informations sur ce justificatif, demandez des précisions à votre collaborateur depuis l’onglet Commentaires. Pour le notifier, tapez @ dans le champ Commentaires et sélectionnez le collaborateur concerné.