Sie müssen einen Genehmigungsworkflow eingerichtet haben, der zu Ihrer Organisation passt. Dieser legt fest, wer was und in welcher Reihenfolge genehmigt. Anschließend können der oder die Genehmiger die folgenden Schritte ausführen, um Anfragen zu genehmigen.

Wenn die Rechnung einen Fehler enthält, können Sie auf Ablehnen klicken. Die Rechnung kehrt zum vorherigen Schritt im Workflow zurück und kann von der Person, die die Anfrage eingereicht hat, wieder bearbeitet werden.

Rechnungen, die per SEPA-Lastschrift bezahlt werden, können keinem Genehmigungsworkflow hinzugefügt werden, da sie als bereits genehmigt gelten. Sie können sie entweder manuell als bezahlt markieren oder mit einem Kommentar zurückstellen.

Nur ein Administrator oder ein interner Buchhalter kann die Reihenfolge der Genehmigung umgehen, insbesondere bei Abwesenheit eines Genehmigers.

Was können Genehmiger sehen? Sobald sie in einem Genehmigungsworkflow benannt wurden, haben Genehmiger Zugriff auf Rechnungen, die ihre Genehmigung benötigen - sowohl auf die von der Buchhaltung als auch auf die von ihrem Team eingereichten.

Wann werden sie benachrichtigt? Genehmiger erhalten zwei Benachrichtigungen: eine sofortige Benachrichtigung in Pennylane und eine tägliche E-Mail-Zusammenfassung, die jeden Morgen um 8 Uhr versendet wird.

Wie wird eine Rechnung verbucht, wenn sie ausstehend oder abgelehnt ist? Wenn die Rechnung von der Buchhaltung empfangen wird, wird sie in der Buchhaltung erfasst, sobald der Benutzer die Informationen validiert hat. Der Genehmigungsstatus wirkt sich nicht auf die Buchhaltung aus. Im Fehlerfall muss eine Gutschrift angefordert werden.

Genehmigungsstatus und Buchungsstatus: zwei verschiedene Konzepte. Der Genehmigungsstatus (Zu genehmigen, Genehmigt, Abgelehnt) zeigt an, wo sich die Rechnung im Genehmigungsworkflow befindet. Der Buchungsstatus (Zu verarbeiten, Vorverarbeitet, Verarbeitet) zeigt den Fortschritt der buchhalterischen Verarbeitung an. Diese beiden Status entwickeln sich unabhängig voneinander. Eine Rechnung kann daher im Genehmigungsworkflow als Genehmigt gelten, während sie in der Buchhaltung noch als Vorverarbeitet gilt.

Wie genehmigt man eine zuvor abgelehnte Rechnung? Klicken Sie auf das Stiftsymbol, um die Genehmigung zu ändern.

Wer kann einen Workflow umgehen? Administrator- und interne Buchhalter-Benutzer können im Namen anderer genehmigen, insbesondere wenn ein Genehmiger abwesend ist.

Was kann ein Mitarbeiter ändern? Die Rechnung kann vom Mitarbeiter bearbeitet werden, bis sie genehmigt ist. Nach der Genehmigung kann er nur noch einen Kommentar hinterlassen.