Auf Spesenabrechnungen zugreifen
Gehen Sie zum Menü Einkäufe, dann zum Modul Teamausgaben, um die Spesenabrechnungen anderer Benutzer einzusehen und zu genehmigen.
✍️ Als Geschäftsführer/Admin erscheint Ihr eigener Name nicht in der Liste der Team-Spesenabrechnungen, da dieser Bereich für andere Benutzer vorgesehen ist.
Um Ihre eigenen Spesenabrechnungen einzusehen, zu importieren oder zu erstellen, gehen Sie zu Einkäufe > Ihre Spesen.
Sie können Spesenabrechnungen filtern, die auf Ihre Aktion warten - Status Zu genehmigen - sowie solche, die abgelehnt, akzeptiert, geplant oder erstattet wurden. Akzeptierte Abrechnungen wechseln direkt zum Status Zu erstatten.
Sie erhalten in Pennylane eine Benachrichtigung, sobald eine Spesenabrechnung zur Genehmigung eingereicht wird. Sie können darauf auch über das Glockensymbol oben rechts auf dem Bildschirm zugreifen.
Spesenabrechnung genehmigen
Klicken Sie auf eine Spesenabrechnung, um sie einzusehen und zu verwalten.
Sie haben Zugang zu den verschiedenen Details:
Ausgabenbeleg
Betrag
Datum
Ausgabetyp
Grund
Name des Mitarbeiters
Sie können eine Spesenabrechnung Genehmigen oder Ablehnen.
ℹ️ Sie können Genehmigungsworkflows für Spesenabrechnungen definieren. Lesen Sie unseren Artikel Genehmigungsworkflow für Spesenabrechnungen erstellen.
Im Bereich Kommentare können Sie auch eine Nachricht an die Person senden, die die Abrechnung eingereicht hat, um mehr Informationen zu erhalten.
ℹ️ Denken Sie daran, @ gefolgt vom Namen der Person zu verwenden, damit sie über Ihre Nachricht benachrichtigt wird.
Spesenabrechnung dem richtigen Genehmigungsworkflow neu zuweisen
Spesenabrechnungen, die während einer Workflow-Änderung eingereicht wurden, können mit dem alten Workflow und den alten Genehmigern verknüpft bleiben.
Korrigieren Sie die Zuweisung direkt aus der Abrechnung heraus, ohne Ablehnung oder erneute Einreichung durch den Mitarbeiter.
Gehen Sie zu Einkäufe > Teamausgaben.
Öffnen Sie die betreffende Spesenabrechnung.
Klicken Sie auf das Bleistift-Symbol, um in den Bearbeitungsmodus zu wechseln.
Wählen Sie den entsprechenden Genehmigungsworkflow aus.
Klicken Sie auf Speichern.
Rechnung als Spesenabrechnung klassifizieren
Als Administrator können Sie eine Lieferantenrechnung als Spesenabrechnung umklassifizieren:
Gehen Sie zum Modul Einkäufe.
Öffnen Sie Lieferantenrechnungen.
Wählen Sie die betreffende Rechnung aus.
Klicken Sie oben rechts auf Aktionen.
Klicken Sie auf Verschieben nach Spesen.
Füllen Sie in dem geöffneten Fenster folgende Felder aus:
Den Mitarbeiter
Den Art der Ausgabe
Den Grund der Ausgabe
Klicken Sie auf Bestätigen.
💡 Damit ordnen Sie die Rechnung dem richtigen Mitarbeiter zu. Alle ausgabenbezogenen Rechnungen finden Sie in der Registerkarte Teamausgaben des Moduls Einkäufe.