⚠️ Das Einladen von Buchhaltungsmitarbeitern und das Verwalten von Zugriffsberechtigungen ist auf Steuerberater‑Administratoren beschränkt.
📖 Um mehr über die Rollen für Ihre Mandanten (Verwaltungsoberfläche) zu erfahren, lesen Sie: Benutzer hinzufügen oder entfernen. Um die interne Verwaltung Ihrer Steuerberatung einzurichten und zu starten, lesen Sie: Die interne Verwaltung in Pennylane entdecken (FR).
Die verschiedenen Rollen kennenlernen
Administrator
Ein Administrator in einer Steuerberatung kann:
Buchhaltungsmitarbeiter einladen.
Berechtigungen für Buchhaltungsmitarbeiter vergeben (Manager von usw.).
Mandantenakten für Buchhaltungsmitarbeiter zuweisen oder entfernen.
Auf alle Mandantenakten im Unternehmen zugreifen. Für jede Akte können Sie den Zugriff steuern, indem Sie sie als vertraulich festlegen.
Auf die Steuerberatungseinstellungen zugreifen.
Einen Buchungssatz wieder öffnen oder bearbeiten.
💡 Um die Administratorrolle zu erhalten, fragen Sie einen anderen Administrator der Steuerberatung oder kontaktieren Sie den Pennylane‑Support, wenn es derzeit keinen Administrator gibt.
Buchhaltungsmitarbeiter für alle Akten
Dieser Status gewährt Zugriff auf alle Akten der Steuerberatung, außer vertraulichen Akten.
📖 Siehe Zugriff auf Akten verwalten, um zu erfahren, wie man eine Akte als vertraulich festlegt.
Buchhaltungsmitarbeiter
Dieser Status gewährt nur Zugriff auf die Akten, die von einem Administrator zugewiesen wurden.
⚠️ Diese Rolle kann keine Buchungssätze wieder öffnen oder bearbeiten. Die Entscheidung und Verantwortung, einen Buchhaltungsmitarbeiter zu einem Administrator zu machen, liegt beim Konto‑Administrator.
Wirtschaftsprüfer
Diese Rolle erlaubt einen Nur‑Lese‑Zugriff auf fast alle buchhalterischen Elemente in einer Akte, ohne etwas ändern zu können.
Hier finden Sie eine Übersicht der Rollen und Zugriffsebenen in Pennylane. Diese helfen Ihnen dabei, die Berechtigungen für Ihre Mitarbeiter festzulegen.
Tabelle – Steuerberaterrollen
Tabelle – Steuerberaterrollen
Rolle (Steuerberaterbereich) | Zugriffsrechte |
Administrator | - Einladung von Mitarbeitern |
Wirtschaftsprüfer | - Lesezugriff auf die Mandantenakte |
Mitarbeiter mit Zugriff auf alle Mandantenakten | - Zugriff auf alle Mandantenakten der Steuerberatung, außer auf vertrauliche Akten |
Mitarbeiter | - Zugriff nur auf die vom Administrator zugewiesenen Mandantenakten |
⚠️ Hinweis zur „Steuerberater“-Akte
Ein Administrator kann die Unternehmensakte als vertraulich festlegen und auswählen, wer darauf zugreifen kann. Dies erzeugt automatisch ein Benutzerprofil in der Unternehmensakte mit der Rolle Interner Buchhalter / Head of Finance. Für andere Nutzer, die Zugriff auf die Steuerberaterakte benötigen, müssen Sie einen Benutzerzugang in dieser Akte erstellen und eine Unternehmensrolle wählen (siehe Tabelle unten).
Tabelle – Unternehmensrollen (für den Zugriff auf die Steuerberaterakte)
Tabelle – Unternehmensrollen (für den Zugriff auf die Steuerberaterakte)
Unternehmensrollen | Zugriff von Mitarbeitern auf die Mandantenakte | Zugriff von Kunden auf ihr Unternehmen |
Zugriff von Kunden auf ihr Unternehmen | - Zugriff auf die Buchhaltungsmodule | Nur im Premium-Plan (internalisierte Buchhaltung) verfügbar.. |
Geschäftsführer / Admin | - Übermittlung von Belegen | — |
Abrechnungsmanager | - Erstellung von Angeboten und Rechnungen | — |
Abrechnungsmanager (Kunden) | - Erstellung von Angeboten und Rechnungen | — |
Abrechnungsmanager (Lieferanten) | - Import von Eingangsrechnungen | — |
Mitarbeiter | - Import von Spesenabrechnungen | 💡Ab dem Basic-Plan verfügbar |
Einen Buchhaltungsmitarbeiter hinzufügen
Auf der Seite Benutzer, klicken Sie auf Neu und dann auf Buchhalter. Geben Sie den Vornamen, Nachnamen und die E‑Mail der Person ein. Wählen Sie die Steuerberatung aus, wenn Sie mehrere Steuerberatungen in Pennylane haben.
Weisen Sie eine Rolle zu (Administrator, Buchhaltungsmitarbeiter für alle Akten, Buchhaltungsmitarbeiter) und bestätigen Sie.
⚠️ Nur Administratoren können Buchhaltungsmitarbeiter hinzufügen.
Die eingeladene Person erhält eine E‑Mail‑Einladung, um ein Passwort zu erstellen.
Danach sieht der Administrator diesen Nutzer in der Benutzerliste (Seite ggf. aktualisieren) und kann Berechtigungen verwalten und Akten zuweisen.
Die verschiedenen Benutzertypen verstehen
Die Benutzerstatus sind für die interne Verwaltung der Steuerberatung erforderlich. Sie dienen dazu, festzulegen, welcher Nutzer welcher Mandantenakte zugeordnet ist. Es handelt sich dabei um rein informative Status.
✍️ Der Benutzerstatus gewährt keine zusätzlichen Zugriffsrechte. Ein Nutzer mit der Funktion „Manager“, der die Rolle „Mitarbeiter“ hat, hat beispielsweise nur Zugriff auf die ihm zugewiesenen Mandantenakten.
Liste der buchhalterischen Benutzertypen
Mitarbeiter
Stellvertretender Mitarbeiter
Manager
Teamleiter
Steuerberater
Liste der Benutzer im Bereich Social & Recht
Mitarbeiter (Social)
Verantwortlicher (Social)
Mitarbeiter (Recht)
Verantwortlicher (Recht)
Liste der Benutzer im Bereich Integration
Integrator
Consultants
Benutzer einer Mandantenakte zuweisen
Gehen Sie zu Unternehmen > Modul Erfassung.
Klicken Sie neben dem Namen des Unternehmens auf Mandantenakte verwalten.
Öffnen Sie im Reiter Benutzer und Partner das Dropdown-Menü Buchhaltung, Social & Recht oder Integration.
Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor.
Klicken Sie auf Änderungen speichern, um zu bestätigen.
Die Berechtigungen eines Buchhaltungsmitarbeiter verwalten
Auf der Seite Benutzer klicken Sie auf den Namen des Nutzers, um Berechtigungen zu verwalten und die Rolle zu bearbeiten.
📖 Lesen Sie: Die verschiedenen Rollen in Pennylane.
Ein Administrator kann auch auf Blockieren klicken, um einen Nutzer daran zu hindern, auf Pennylane zuzugreifen.
Einem Buchhaltungsmitarbeiter Zugriff auf mehrere Unternehmen erlauben
Auf der Seite Benutzer suchen Sie nach dem Buchhaltungsmitarbeiter.
Im rechten Bereich scrollen Sie zum Abschnitt Steuerberatung.
Klicken Sie auf Ein Steuerberatung auswählen.
Wählen Sie die Steuerberatung.
Wählen Sie die Rolle für diese Steuerberatung.
Klicken Sie auf Speichern.
✍️ Wiederholen Sie dies für jeder Steuerberatung, auf die Ihr Buchhaltungsmitarbeiter zugreifen soll.
Mandantenakten einem Mitarbeiter zuweisen
Ein Mitarbeiter mit Zugriff auf alle Mandantenakten hat Zugriff auf alle Mandantenakten der Steuerberatung, außer auf diejenigen, die als vertraulich gekennzeichnet sind. Andernfalls kann ein Administrator seinen Mitarbeitern den Zugriff auf Mandantenakten über das Modul Einstellungen im Menü Unternehmen des Steuerberaterbereichs gewähren.
Die Mandantenakten Ihrer Steuerberatung werden zusammen mit den zugewiesenen Mitarbeitern und den entsprechenden steuerlichen Verpflichtungen angezeigt. Um Mitarbeiter mehreren Mandantenakten hinzuzufügen oder zu ändern, wählen Sie die gewünschten Mandantenakten aus und passen Sie anschließend die Auswahl an.
Um einem Mitarbeiter den Zugriff zu entziehen, wählen Sie die entsprechende Mandantenakte aus und klicken Sie auf das Kreuz neben seinem Namen, um ihn zu entfernen. Wenn Sie mehreren Mandantenakten den Zugriff entziehen möchten, filtern Sie die Liste nach dem gewünschten Mitarbeiter, wählen Sie die entsprechenden Mandantenakten aus und klicken Sie anschließend auf das Kreuz neben seinem Namen.
Eine weitere Möglichkeit: Gehen Sie auf die Seite Benutzer, klicken Sie auf den Namen des Mitarbeiters in der Liste und wählen Sie anschließend im Feld Unternehmen verknüpfen die Mandantenakte aus, die Sie zuweisen möchten.
Um einem Mitarbeiter Zugriff auf eine vertrauliche Mandantenakte zu gewähren, können Sie ihn als Administrator über Ihren Steuerberaterbereich hinzufügen: Unternehmen > Erfassung > Mandantenakte verwalten.
✍️ Für die interne Verwaltung der Steuerberatung empfehlen wir, zunächst die Mandantenakte Ihrer Steuerberatung als vertraulich festzulegen. Fügen Sie Ihre Mitarbeiter anschließend sowohl als Buchhalter als auch als Unternehmensnutzer (z. B. Mitarbeiter, Abrechnungsmanager usw.) in dieser Mandantenakte hinzu.
Beispiel:
Ein Mitarbeiter aus der Buchhaltung möchte eine Spesenabrechnung für seine letzte Dienstreise einreichen. In diesem Fall sollte er zusätzlich als Mitarbeiter in der Mandantenakte Ihrer Steuerberatung angelegt werden. Er hat dann zwei Rollen:
Mitarbeiter für seine zugewiesenen Mandantenakten
Mitarbeiter in der Mandantenakte der Steuerberatung
📖 Um die Mandantenakte Ihrer Steuerberatung als vertraulich festzulegen, lesen Sie unseren Artikel Interne Verwaltung in Pennylane aktivieren (FR).
Zugriff auf Mandantenakten verwalten
Eine Akte vertraulich machen
Sie können eine Mandantenakte Ihrer Steuerberatung als vertraulich festlegen. Mitarbeiter mit der Berechtigung Mitarbeiter mit Zugriff auf alle Mandantenakten haben dann Zugriff auf alle Mandantenakten – mit Ausnahme der als vertraulich gekennzeichneten Akten.
Geben Sie auf der Seite Unternehmen den Namen Ihrer Steuerberatung in das Suchfeld ein.
Sobald Ihre Steuerberatung in der Liste erscheint, bewegen Sie den Mauszeiger über die entsprechende Zeile, sodass sie leicht hervorgehoben wird.
Klicken Sie am Ende dieser Zeile auf Mandantenakte verwalten.
Gehen Sie im rechten Seitenbereich zum Reiter Unternehmensinformationen.
Aktivieren Sie die Option Vertrauliches Unternehmen im entsprechenden grauen Bereich.
Klicken Sie abschließend auf Änderungen anwenden, um zu bestätigen.
Anmeldungen sichern
Pennylane ermöglicht jedem Buchhaltungsmitarbeiter, die Zwei‑Faktor‑Authentifizierung zu aktivieren, um den Zugriff weiter zu sichern.
📖 Lesen Sie: PIN‑Code und Zwei‑Faktor‑Authentifizierung aktivieren (FR).
Fehlerbehebung
Zugriff auf Mandantendateien
Die Mandantenakte ist nicht mit der Steuerberatung verknüpft
Gehen Sie auf die Seite Unternehmen.
Klicken Sie auf Mandantenakte verwalten rechts neben der entsprechenden Mandantenakte.
Gehen Sie zum Reiter Buchhaltung.
Geben Sie den Namen der Steuerberatung im Feld Steuerberatung ein.
✍️ Um eine Mandantenakte mit einer Steuerberatung zu verknüpfen, müssen Sie Zugriff auf diese Mandantenakte haben.
Die Mandantenakte wurde gelöscht
Eine Mandantenakte wird gelöscht, wenn der Kunde sein Pennylane-Abonnement kündigt oder wenn bei der Erstellung der Mandantenakte ein Fehler aufgetreten ist (z. B. wenn eine Mandantenakte mit doppelter Buchführung erstellt wurde, obwohl eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung vorgesehen war).
Das Löschen einer Mandantenakte kann nur vom Support-Team auf Anfrage eines Administrators durchgeführt werden.
Wenn es sich um einen Fehler handelt, kontaktieren Sie uns (FR).
Der Benutzer verfügt nicht über die erforderlichen Berechtigungen
Wenn Ihre Berechtigungen in Pennylane Ihnen keinen Zugriff auf eine Mandantenakte ermöglichen, stellen Sie sicher, dass Ihnen die richtige Rolle zugewiesen wurde.
Für Nutzer einer Steuerberatung gibt es drei Rollen in Pennylane:
Administrator: Zugriff auf alle Mandantenakten der Steuerberatung
Mitarbeiter mit Zugriff auf alle Mandantenakten: Zugriff auf alle Mandantenakten außer auf vertrauliche Akten
Mitarbeiter: Zugriff nur auf die zugewiesenen Mandantenakten
📖 Lesen Sie den Artikel Einen Mitarbeiter hinzufügen und Berechtigungen verwalten (FR).
Die Mandantenakte befindet sich noch im Status Interessent
Wenn Sie einen Interessenten in Pennylane erstellen, wird die Mandantenakte zwar angelegt, erscheint jedoch nur im Bereich Neue Missionen.
Klicken Sie im Steuerberaterbereich auf das Symbol Unternehmen.
Klicken Sie im angezeigten Menü auf Neue Missionen.
Klicken Sie auf Mandatsvereinbarung unterzeichnen.
Suchen Sie die betreffende Mandantenakte.
Klicken Sie am Ende der Zeile auf In Kunden umwandeln.
Die Mandantenakte erscheint nun im Bereich Unternehmen.
📖 Lesen Sie den Artikel Einen Interessenten erstellen (FR).
Die Mandantenakte wurde von einer Steuerberatung zu einer anderen übertragen
📖 Weitere Informationen finden Sie im Artikel Eine Mandantenakte von einer Steuerberatung zu einer anderen übertragen (FR).