⚠️ Ihre Mitarbeiter benötigen ein eigenes Pennylane-Benutzerkonto, um Spesenabrechnungen einzureichen.
Weitere Informationen finden Sie in unserem Artikel Neuen Benutzer hinzufügen (erklärt, wie Sie Mitarbeiter einladen).
Sie können Ihren Mitarbeitern auch den Artikel Mitarbeiterfunktionen entdecken weiterleiten, um ihnen den Einstieg zu erleichtern.
Zum Modul navigieren
Gehen Sie in Pennylane auf das Menü Einkäufe.
Alternativ können Sie auf den Link in einer Benachrichtigung oder per E-Mail klicken.
Klicken Sie im linken Seitenbereich auf das Modul Teamausgaben.
Sie erhalten eine Übersicht aller eingereichten Spesenabrechnungen mit ihrem jeweiligen Status:
Zu prüfen
Abgelehnt
Zu erstatten
Erstattet
Erstattung durchführen
Sie haben zwei Möglichkeiten, Spesenabrechnungen zu erstatten: einzeln oder gebündelt.
Eine einzelne Spesenabrechnung erstatten
Klicken Sie auf die betreffende Spesenabrechnung und anschließend auf Erstatten.
Wählen Sie die gewünschte Zahlungsmethode: über das Geschäftskonto (falls aktiviert) oder per XML-Zahlung.
Mehrere Spesenabrechnungen auf einmal erstatten
Sie können auch mehrere Spesenabrechnungen auswählen und in einem einzigen Schritt erstatten.
Das spart Ihnen Zeit bei Zahlungen, sorgt für besser lesbare Kontoauszüge und gewährleistet gleichzeitig eine individuelle Nachverfolgbarkeit für jeden Begünstigten.
Wählen Sie im Tab Zu erstatten oder Alle mehrere Spesenabrechnungen aus.
Klicken Sie auf Erstatten, um die Sammeltransaktion auszulösen: Pennylane erstellt eine separate Banküberweisung pro Begünstigten.
Wählen Sie die gewünschte Zahlungsmethode: über das Geschäftskonto (falls aktiviert) oder per XML-Zahlung.
Zahlung ausführen
Einzelzahlung
Auf der neuen Seite, die sich öffnet, können Sie:
Das Konto auswählen, von dem Sie zahlen möchten.
Die IBAN des Mitarbeiters eingeben, falls diese noch nicht im Profil hinterlegt ist. Sie können die IBAN auch in den Pennylane-Einstellungen unter dem Tab Benutzer ergänzen (siehe Artikel IBAN hinzufügen).
Wählen, ob Sie die Spesenabrechnungen sofort erstatten oder ein Fälligkeitsdatum festlegen möchten.
Die Erstattung durch Klicken auf Rechnungen bezahlen durchführen.
Der Bankabgleich erfolgt automatisch. Die erstattete Spesenabrechnung wechselt direkt in den Status Erstattet.
Sobald die Transaktion in Pennylane eingegangen ist, wird sie automatisch in der Buchhaltungsansicht berücksichtigt.
Sammelzahlung
Wählen Sie mehrere zu erstattende Spesenabrechnungen und die Zahlungsmethode. Im Zahlungsbildschirm, der die fälligen Beträge pro Begünstigten zusammenfasst, können Sie:
- Das Auszahlungskonto auswählen.
- Die hinterlegten IBANs prüfen oder anpassen.
- Fälligkeitsdaten bei Bedarf anpassen.Bestätigen Sie die Zahlung. Nach der Bestätigung:
- Für jeden Begünstigten wird eine separate Banküberweisung erstellt.
- Der Betrag jeder Überweisung entspricht der Summe der ausgewählten Abrechnungen dieses Begünstigten.
Durch die Sammelerstattung zahlen Sie weniger Bankgebühren.
ℹ️ Sie können Genehmigungsabläufe für Ihre Spesenabrechnungen einrichten. Lesen Sie dazu unseren Artikel Genehmigungsabläufe.
Weitere Erstattungsmethoden
Sie können Spesenabrechnungen auch über das Pennylane-Geschäftskonto oder per XML-Export erstatten.
Behandeln Sie in diesem Fall jede Spesenabrechnung wie einen regulären Einkauf und gleichen Sie die Bankbuchung manuell mit dem eingereichten Beleg ab.
📖 Weitere Informationen finden Sie in unseren Artikeln:
Rechnungen mit dem Geschäftskonto bezahlen
Lieferantenrechnungen per XML-Export bezahlen