✍️ Nur Benutzer mit der Rolle Geschäftsführer oder interner Buchhalter können andere Benutzer einladen, ändern oder entfernen.
Sobald Ihr Pennylane-Konto erstellt ist, können Sie Mitarbeiter in Ihren Arbeitsbereich einladen. Was jeder Benutzer in Ihrem Arbeitsbereich tun kann, hängt von der Rolle ab, die Sie ihm zuweisen. Wenn das Konto eines Benutzers nicht mehr aktiv ist, können Sie es löschen, um Ihre Daten zu schützen.
Benutzer hinzufügen
Die Anzahl der Mitarbeiter, die Sie in Ihren Arbeitsbereich einladen können, hängt von Ihrem Abonnement ab.
💡Wenn Sie Pennylane als Freelancer nutzen, können Sie keine weiteren Benutzer zu Ihrem Arbeitsbereich hinzufügen, aber Sie können Zugriff für Ihren Steuerberater erstellen.
Einen Benutzer per E-Mail einladen
Wenn Sie einen neuen Benutzer in Ihren Arbeitsbereich einladen, erhält Ihr Mitarbeiter eine E-Mail mit einem Einladungslink. Um Ihrem Arbeitsbereich beizutreten, muss die eingeladene Person auf den Link in der E-Mail klicken und anschließend ein Pennylane-Konto erstellen. Mit diesem Konto können Sie auf Ihren Arbeitsbereich zugreifen, indem sie ihre eigenen Anmeldeinformationen eingeben.
So fügen Sie einen neuen Benutzer zu Ihrem Arbeitsbereich hinzu:
Gehen Sie zu Einstellungen > Teamverwaltung.
Klicken Sie oben rechts auf Benutzer einladen.
Weisen Sie dem neuen Benutzer eine Rolle zu, und klicken Sie auf die Schaltfläche bestätigen. Die angebotenen Rollen variieren je nach Abonnement.
Geben Sie die Kontaktinformationen des neuen Benutzers ein: Nachname, Vorname, E-Mail, Telefon (optional).
Klicken Sie auf Einladung senden, um den Versand der E-Mails auszulösen.
Wenn die eingeladene Person länger als 6 Wochen braucht, um auf Ihren Einladungslink zu klicken, läuft der Link ab.
Einladungs-E-Mail erneut senden
Wenn Ihre Einladungs-E-Mail verloren gegangen ist oder die eingeladene Person keine Zeit hatte, darauf zu klicken, können Sie eine Einladung aus Ihrem Arbeitsbereich erneut senden.
So senden Sie erneut eine Einladung:
Gehen Sie zu Einstellungen > Teamverwaltung.
Navigieren Sie zu der Zeile des eingeladenen Benutzers.
Bewegen Sie den Mauszeiger über das farbige Abzeichen zwischen dem Namen und der Rolle des eingeladenen Benutzers.
Klicken Sie auf die Taste Einladung erneut senden, die die beim Darüberfahren erscheint.
Ihr Mitarbeiter erhält eine neue Einladungs-E-Mail mit einem Link, der sechs Wochen gültig ist.
Rollen und Berechtigungen
Sie können jedem Mitarbeiter, den Sie in Ihren Arbeitsbereich einladen, eine bestimmte Rolle zuweisen. Rollen bestehen aus Berechtigungen. Diese Berechtigungen bestimmen, was der Inhaber einer Rolle in Ihrem Arbeitsbereich tun kann oder nicht.
💡Alle Benutzer haben unabhängig von ihrer Rolle ohne zusätzliche Kosten Zugriff auf die mobile Pennylane-App.
Geschäftsführer/Administrator
Der Geschäftsführer kann auf alle im Abonnement enthaltenen Verwaltungsmodule zugreifen.
Er kann insbesondere:
Benutzer hinzufügen und entfernen
Alle Transaktionen im Modul Transaktionen anzeigen
Den Cashflow des Unternehmens im Analytik Modul verfolgen
Rechnungsmanager
Der Rechnungsmanager kann auf die Module Einkäufe und Verkäufe zugreifen, die es ihm ermöglichen, die Rechnungsstellung von Kunden und Lieferanten zu verwalten. Diese Rolle gibt keinen Zugriff auf das Modul Transaktionen. Im Analyse-Modul kann der Abrechnungsmanager nur Analytische Berichte anzeigen.
Kundenabrechnungsmanager
Der Kundenabrechnungsmanager hat Zugriff auf das Modul Verkäufe, wodurch er die Kundenabrechnungen (Angebote und Rechnungen) verwalten kann. Diese Rolle gibt keinen Zugriff auf das Modul Transaktionen. Im Analytik-Modul kann der Kundenabrechnungsmanager nur Analytische Berichte anzeigen.
Lieferantenabrechnungsmanager
Der Lieferantenabrechnungsmanager kann auf das Modul Einkäufe zugreifen, mit dem er die Rechnungsstellung von Lieferanten verwalten kann. Diese Rolle gibt keinen Zugriff auf das Modul Transaktionen. Im Analytik-Modul kann der Lieferantenabrechnungsmanager nur Analytische Berichte anzeigen.
Mitarbeiter
💡Die Mitarbeiterrolle ist ab dem Basic-Abonnement verfügbar. Sie existiert nicht im Team-Abonnement.
Der Mitarbeiter kann Spesenabrechnungen erstellen, Kaufanfragen einreichen (die Funktion, ist mit einem Premium-Abonnement verfügbar) und Lieferantenrechnungen einreichen. Diese Rolle gibt keinen Zugriff auf das Analytik-Modul.
⚠️ Der Zugriff auf das Modul Lieferantenrechnungen für einen Mitarbeiter ist nicht automatisch.
Dies ist nur möglich, wenn das Unternehmen die Funktion über eine der beiden folgenden Methoden aktiviert hat:
Aktivierung über das Modul erweiterte Funktionen im Menü Einstellungen
Konfiguration eines Genehmigungsworkflows (FR), der auf Einkaufsrechnungen angewendet wird
Wenn Ihr Unternehmen das Pennylane Pro-Konto (FR) verwendet, kann der Mitarbeiter mit seiner Pennylane-Karte bezahlen und den Verlauf seiner eigenen Zahlungen im Modul Transaktionen einsehen. Andere Vorgänge sind für ihn nicht sichtbar.
Lesen Sie den Artikel Mitarbeiterfunktionen entdecken (FR).
Interner Buchhalter/Finanzverantwortlicher
💡Die Rolle des internen Buchhalters ist nur für Unternehmen zugänglich, die sich für ein internes Premium-Abonnement entschieden haben. Wenn Sie mit einer Steuerberatung zusammenarbeiten, können Sie dieses Abonnement nicht wählen.
Der interne Buchhalter kann wie der Geschäftsführer auf alle Managementmodule zugreifen, aber auch auf Buchhaltungsmodule. Er kann auch Benutzer hinzufügen oder entfernen. Diese Rolle ist für Finanzleiter (CFO/Head of Finance). geeignet.
Die Rolle eines Benutzers ändern
Das Ändern der Rolle eines Benutzers ist auch nach dem Einladen möglich.
So ändern Sie die Rolle eines bestehenden Benutzers:
Gehen Sie zu Einstellungen > Teamverwaltung.
Klicken Sie auf den Namen des bearbeitenden Benutzers.
Klicken Sie im rechten Seitenbereich auf den Tab Rolle.
Weisen Sie dem Benutzer eine andere Rolle zu. Seine aktuelle Rolle wird hervorgehoben.
Bestätigen Sie den Rollenwechsel, indem Sie auf Bestätigen klicken.
Benutzer löschen
So löschen Sie einen Benutzer aus Ihrem Arbeitsbereich:
Gehen Sie zu Einstellungen > Teamverwaltung.
Bewegen Sie den Mauszeiger über die Zeile des Benutzers, den Sie löschen möchten.
Klicken Sie auf das rote Papierkorbsymbol, das beim Darüberfahren am Ende der Zeile erscheint.
Aktivieren Sie die Kontrollkästchen für die Zugriffe, die Sie dem Benutzer entziehen möchten. Sie können z. B. verhindern, dass ein Benutzer auf sein Pennylane Pro-Konto zugreift, ohne sein Benutzerkonto vollständig zu deaktivieren.
Bestätigen Sie die Kontolöschung, indem Sie auf Löschen klicken.
Gelöschten Benutzer reaktivieren
Das Löschen eines Benutzers ist unter bestimmten Bedingungen umkehrbar:
Um ein altes Konto zu reaktivieren, senden Sie eine neue Einladung an die E-Mail-Adresse, die mit dem deaktivierten Konto verknüpft war.
Um ein neues Konto für dieselbe Person zu erstellen, senden Sie eine neue Einladung an eine neue E-Mail.
Nächste Schritte
Benutzerprofil vervollständigen
Sobald ihr Konto erstellt ist, können Ihre Benutzer ihr Profil vervollständigen, z. B. um die IBAN hinzuzufügen, auf die Ihre Spesenerstattungen überwiesen werden.
Lesen Sie den Artikel Kontoinformationen ändern (FR).
Team- und Genehmigungsworkflow erstellen
Wenn Ihr Abonnement dies erlaubt, können Sie Genehmigungsworkflow für Spesenabrechnungen und Kaufanfragen innerhalb Ihrer verschiedenen Teams erstellen. Mit diesen Workflows können Sie festlegen, wer was und ab welchem Betrag genehmigen muss.
Lesen Sie den Artikel Genehmigungsworkflow erstellen (FR).
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