Vous travaillez sur Pennylane et vous souhaitez récupérer le dossier d’un cabinet déjà géré sur Pennylane ? On vous explique ce qui va se passer.
Vous allez voir, ce n’est pas bien différent d’un autre logiciel de comptabilité, car cette procédure est encadrée par le Code de déontologie des experts-comptables (article 163). En effet, nous n’avons aucune possibilité légale d’influer sur l’une ou l’autre des parties.
Commençons avec quelques définitions, pour faciliter la compréhension de l'article :
Cabinet entrant : nouveau cabinet, celui qui récupère le dossier au terme du transfert.
Cabinet sortant : ancien cabinet, celui qui transmet le dossier au cabinet entrant.
✍️ Toujours selon l’article 163 du Code de déontologie, le cabinet sortant est soumis au devoir de confraternité et de communication. Le prédécesseur doit favoriser, avec l'accord du client ou adhérent, la transmission du dossier.
Suivre la procédure décrite ci-dessous vous permet donc de respecter vos obligations déontologiques. Nous ne pouvons que vivement vous recommander de la suivre, dans votre intérêt et celui de votre client.
Effectuer une demande de transfert
Le cabinet entrant doit faire la demande de transfert en contactant l’équipe support via le bouton Nous contacter depuis le menu aide et support de son interface Pennylane.
Dans sa demande, il doit fournir les documents suivants :
Le nom de l’entreprise concernée (le client) et son SIREN,
Les nom, prénom et adresse e-mail du dirigeant,
La requête formelle du dirigeant d’entreprise qu’il souhaite transférer la responsabilité de la tenue comptable au cabinet entrant (résiliation de la lettre de mission). Cette requête peut prendre la forme d’un e-mail.
L’accord du cabinet sortant sur le transfert du dossier contenant les données extra-comptables (GED, dossier de révision et commentaires avec le client),
La lettre de confraternité signée et par laquelle le cabinet entrant indique la reprise du dossier et valide que rien ne s'oppose à son entrée en fonction.
Tant que ces conditions ne sont pas réunies, Pennylane ne peut pas ouvrir les accès au cabinet entrant.
Période de transfert
Lorsque la demande de transfert aboutit, les accès sont ouverts au cabinet entrant sur le dossier d’origine. Il dispose alors de tous les éléments comptables présents sur le dossier au moment du transfert :
FEC intégré (écritures comptables et plan comptable associé),
Factures de ventes et d’achats,
Transactions bancaires,
Affectations analytiques sur les factures, transactions et opérations diverses,
PCA/CCA,
FNP/FAE,
Immobilisations,
Emprunts/crédit-bails,
Les paramètres du dossier permanent (fiscalité, exercices fiscaux, répartition du capital).
Le cabinet sortant dispose de 30 jours de libre accès au dossier pour pouvoir exporter les données pour ses archives. Passé ce délai, tous les droits du cabinet sortant sont révoqués : il n’aura plus accès au dossier.
Questions fréquentes
Le cabinet sortant ne donne pas signe de vie, que se passe-t-il ?
Tant que le cabinet sortant ne transmet pas son accord, aucune transmission ne peut être faite.
Pourquoi ? Nous sommes tenus à une obligation de confidentialité envers nos clients. Ainsi, nous ne sommes autorisés à divulguer leurs données à des tiers ou à d’autres clients uniquement si nous avons leur accord.
Si le cabinet sortant tarde à répondre, mais que vous avez des obligations fiscales sur le dossier, nous pouvons vous proposer de créer un nouveau dossier vide sur lequel commencer vos travaux. Ce dossier vide ne contiendra cependant aucun des éléments présents sur le dossier d’origine.
Le cabinet sortant n’a pas terminé ses travaux comptables avant le transfert du dossier, que se passe-t-il ?
Si le cabinet sortant n’a pas terminé ses travaux comptables avant le transfert du dossier, et qu’il en résulte une double obligation fiscale pour le cabinet sortant et le cabinet entrant, alors il est possible que deux cabinets cohabitent sur un même dossier dans Pennylane.
Il s’agit alors d’un accord tacite entre les deux cabinets, dont le périmètre est défini par les lettres de mission (date de début de mission).
Si en revanche aucun accord n’est trouvé sur la cohabitation, un nouveau dossier vide devra être créé. Ce dossier vide ne contiendra aucun des éléments présents sur le dossier d’origine. De plus, l’import des pièces et du FEC devra être effectué manuellement.
Votre client doit être informé que les données extra-comptables ne seront pas reprises dans le nouveau dossier (éléments listés plus haut).
⚠️ Il est impossible pour le cabinet entrant de télé-transmettre les déclarations depuis Pennylane sur le nouveau dossier tant que le cabinet sortant doit encore télé-transmettre des déclarations sur le dossier d’origine.
Le cabinet sortant refuse de communiquer la totalité des éléments présents dans le dossier, que faire ?
Pour rappel, selon le code de déontologie, le cabinet sortant doit favoriser la transmission du dossier. Si néanmoins aucun accord n’a pu être passé entre les parties, et que le cabinet sortant refuse de communiquer la totalité des éléments comptables présents dans le dossier, un nouveau dossier vide devra être créé.
Ce dossier vide ne contiendra aucun des éléments présents sur le dossier d’origine (éléments listés plus haut). De plus, l’import des pièces et du FEC devra être fait manuellement.
⚠️ Le refus de communiquer la totalité des informations présentes dans le dossier va léser votre client : il perdra toutes les données extra-comptables historiques. Nous ne pouvons qu’encourager les parties prenantes à trouver une entente pour éviter la perte de données, et ainsi favoriser au maximum chacune des parties.