Vous travaillez sur Pennylane et vous souhaitez récupérer le dossier d’un cabinet déjà géré sur Pennylane ? On vous explique ce qui va se passer.
Vous allez voir, ce n’est pas bien différent d’un autre logiciel de comptabilité, car cette procédure est encadrée par le Code de déontologie des experts-comptables (article 163). En effet, nous n’avons aucune possibilité légale d’influer sur l’une ou l’autre des parties.
Commençons par quelques définitions, pour faciliter la compréhension de l'article :
Cabinet entrant : nouveau cabinet, celui qui récupère le dossier au terme du transfert.
Cabinet sortant : ancien cabinet, celui qui transmet le dossier au cabinet entrant.
✍️ Toujours selon l’article 163 du Code de déontologie, le cabinet sortant est soumis au devoir de confraternité et de communication. Le prédécesseur doit favoriser, avec l'accord du client ou adhérent, la transmission du dossier.
Suivre la procédure décrite ci-dessous vous permet donc de respecter vos obligations déontologiques. Nous ne pouvons que vivement vous recommander de la suivre, dans votre intérêt et celui de votre client.
Effectuer une demande de transfert : du cabinet entrant au cabinet sortant
L’administrateur du cabinet entrant doit procéder comme s’il ajoutait une nouvelle entreprise sur Pennylane :
En tant qu'administrateur, depuis l'espace cabinet, allez sur le module Entreprises.
Cliquez sur le bouton Créer un nouveau dossier client en haut à droite de votre écran.
Saisissez le SIREN de l’entreprise.
Si le SIREN correspond à un dossier déjà géré par un autre cabinet, alors le bouton Demande de transfert apparait. Cliquez dessus.
Sélectionnez les adresses e-mails des collaborateurs du cabinet qui devront avoir accès au dossier après le transfert.
Validez la demande de transfert.
Le cabinet sortant est alors notifié de la demande de transfert par e-mail ainsi que dans son interface Pennylane. C’est à lui de valider la demande.
✍️ Vous pouvez suivre les demandes de transfert entrantes et/ou sortantes dans votre espace cabinet, depuis le menu Entreprises > module Paramétrage > bouton Demandes de transfert.
Si votre demande n'est pas passée en statut Acceptée, cela signifie que le cabinet sortant n'a toujours pas accepté la demande que vous avez faite.
L’entreprise (le client) est également informée par e-mail de la demande de transfert, et de sa validation.
Accepter la demande de transfert du cabinet entrant
En tant qu’administrateur du cabinet sortant, rendez-vous dans le menu Entreprises > module Demandes de transfert.
Consultez la demande de transfert du cabinet entrant avec la date de la lettre de mission. Deux options s’offrent à vous :
Vous n’avez plus besoin d’accéder au dossier. Cochez l’option correspondante.
⚠️ Vous perdrez immédiatement l’accès au dossier.
Vous souhaitez conserver l’accès au dossier jusqu’à une certaine date, le temps de terminer vos travaux. Dans ce cas, vous entrez en cohabitation avec le cabinet entrant jusqu’à la date butoir que vous avez fixée. Pour en savoir plus, consultez la section ci-dessous Mettre en place la cohabitation.
Par défaut, le cabinet entrant n’aura pas accès au dossier de travail. Vous pouvez quand même donner l’accès au dossier de travail en cochant l’option Je souhaite donner l’accès aux dossiers de travail.
Appuyez sur Transférer le dossier.
L’entreprise (le client) et le cabinet entrant sont informés par e-mail de l’acceptation de la demande de transfert.
Conséquences du transfert
Suite à la validation de la demande de transfert, les accès sont ouverts au cabinet entrant sur le dossier d’origine. Il dispose alors des éléments comptables suivants :
FEC intégré (écritures comptables et plan comptable associé),
Factures de ventes et d’achats,
Transactions bancaires,
Affectations analytiques sur les factures, transactions et opérations diverses,
PCA/CCA,
FNP/FAE,
Immobilisations,
Emprunts/crédits-bails,
Paramètres du dossier permanent (fiscalité, exercices fiscaux, répartition du capital),
Déclarations fiscales et plaquettes associées,
Contenu de la GED.
⚠️ Un dossier en cours de transfert n’est pas visible dans le module Entreprises dans l'espace du cabinet entrant. Il est cependant accessible en tapant son nom dans la barre de recherche.
Par défaut, le dossier de travail n’est pas transféré au cabinet entrant, sauf si l’option de donner accès au dossier de travail a été volontairement cochée par le cabinet sortant dans le formulaire de transfert. Après avoir rempli le formulaire, le cabinet sortant reçoit automatiquement l'export complet ci-dessous par e-mail et perd l’accès au dossier :
FEC
Balance générale
Grand livre
Guide de révisions
Exports relatifs aux immobilisations
Factures de ventes
Factures d'achats
Transactions bancaires
Mettre en place la cohabitation
Le cabinet sortant peut également choisir de conserver un libre accès au dossier jusqu’à la fin de sa lettre de mission pour finaliser les travaux comptables, exporter les données pour ses archives et éventuellement supprimer certains éléments avant transfert.
Dans ce cas précis, le cabinet comptable entrant reçoit automatiquement le statut de collaborateur invité. Il obtient les mêmes droits que le cabinet sortant, mais il ne peut pas accéder aux modules suivants (il ne peut même pas les consulter) :
Dossier de travail
Plaquette
Liasse fiscale
GED
Le cabinet entrant pourra utiliser l'interface Gestion, mais il ne verra les prix des plans d'abonnement.
À la fin de la période de cohabitation, le cabinet sortant perd ses accès au dossier. Il reçoit automatiquement un export avec le dossier de travail qu’il a préparé.
Suivre le statut d’une demande de transfert
Vous pouvez suivre toutes vos demandes de transfert (entrantes ou sortantes) dans l’onglet Entreprises > Paramétrage > Demandes de transfert.
Les statuts d’une demande de transfert sont les suivants :
Statut de la demande | Signification | Accès du cabinet entrant au dossier Pennylane | Accès du cabinet sortant au dossier Pennylane |
En attente | Le cabinet sortant n’a pas encore répondu à la demande. | Aucun accès | Accès complet conservé |
Acceptée | Le cabinet sortant a validé le transfert avec cohabitation. | Accès limité (pas de dossier de travail, etc.) | Accès complet conservé |
Terminée | Le transfert est effectif (immédiatement ou après la cohabitation). | Accès complet | Aucun accès. Un export des données comptables a été envoyé au cabinet pour qu’il puisse les archiver. |
Rejetée | Le cabinet sortant a refusé la demande. | Aucun accès - recréer un dossier si nécessaire | Accès complet conservé. |
Questions fréquentes
Le cabinet sortant ne donne pas signe de vie, que se passe-t-il ?
Tant que le cabinet sortant n’accepte pas la demande de transfert, aucune transmission ne peut être faite.
Pourquoi ? Nous sommes tenus à une obligation de confidentialité envers nos clients. Ainsi, nous ne sommes autorisés à divulguer leurs données à des tiers ou à d’autres clients uniquement si nous avons leur accord.
Si le cabinet sortant tarde à répondre, mais que vous avez des obligations fiscales sur le dossier, nous pouvons vous proposer de créer un nouveau dossier vide sur lequel commencer vos travaux. Ce dossier vide ne contiendra cependant aucun des éléments présents sur le dossier d’origine et vous devrez réaliser les déclarations fiscales directement sur l'espace impot.gouv tant que l’ancien cabinet n’aura pas résilié le dossier.
Le cabinet sortant n’a pas terminé ses travaux comptables avant le transfert du dossier, que se passe-t-il ?
Si le cabinet sortant n’a pas terminé ses travaux comptables avant le transfert du dossier, et qu’il en résulte une double obligation fiscale pour le cabinet sortant et le cabinet entrant, alors il est possible que deux cabinets cohabitent sur un même dossier dans Pennylane.
Dans ce cas, le cabinet sortant accepte la demande de transfert en validant l’option pour conserver les accès au dossier jusqu’à une certaine date (généralement, la date de fin de la lettre de mission). Le cabinet entrant peut accéder au dossier dès l’acceptation du cabinet sortant.
Même si les deux cabinets travaillent sur le dossier, le cabinet entrant n’a pas pour autant accès au dossier de travail créé par le cabinet sortant.
Si le cabinet sortant refuse la demande de transfert, un nouveau dossier vide devra être créé par le cabinet entrant, avec l'aide de notre équipe support. Ce dossier vide ne contiendra aucun des éléments présents sur le dossier d’origine (éléments listés plus haut). De plus, l’import des pièces et du FEC devra être effectué manuellement par le cabinet entrant.
⚠️ Le refus de communiquer la totalité des informations présentes dans le dossier va léser votre client : il perdra toutes les données extra-comptables historiques, notamment celles présentes dans l’interface gestion. Nous ne pouvons qu’encourager les parties prenantes à trouver une entente pour éviter la perte de données, et ainsi favoriser au maximum chacune des parties.
✍️ Il est impossible pour le cabinet entrant de télé-transmettre les déclarations depuis Pennylane sur le nouveau dossier tant que le cabinet sortant doit encore télé-transmettre des déclarations sur le dossier d’origine.
Le cabinet sortant refuse la demande de transfert car il ne souhaite pas communiquer la totalité des éléments présents dans le dossier, que faire ?
Pour rappel, selon le code de déontologie, le cabinet sortant doit favoriser la transmission du dossier. Si néanmoins le cabinet sortant refuse la demande de transfert car il ne souhaite pas communiquer la totalité des éléments comptables présents dans le dossier, un nouveau dossier vide devra être créé par le cabinet entrant, avec l'aide de notre équipe support.
Ce dossier vide ne contiendra aucun des éléments présents sur le dossier d’origine (éléments listés plus haut). De plus, l’import des pièces et du FEC pourra être fait manuellement par le cabinet entrant.
⚠️ Le refus de communiquer la totalité des informations présentes dans le dossier va léser votre client : il perdra toutes les données extra-comptables historiques. Nous ne pouvons qu’encourager les parties prenantes à trouver une entente pour éviter la perte de données, et ainsi favoriser au maximum chacune des parties.