Vous travaillez sur Pennylane et vous souhaitez récupérer le dossier d’un cabinet déjà géré sur Pennylane ? On vous explique ce qui va se passer.

Vous allez voir, ce n’est pas bien différent d’un autre logiciel de comptabilité, car cette procédure est encadrée par le Code de déontologie des experts-comptables (article 163). En effet, nous n’avons aucune possibilité légale d’influer sur l’une ou l’autre des parties.

Commençons par quelques définitions, pour faciliter la compréhension de l'article :

Suivre la procédure décrite ci-dessous vous permet donc de respecter vos obligations déontologiques. Nous ne pouvons que vivement vous recommander de la suivre, dans votre intérêt et celui de votre client.

Le cabinet entrant doit, dans Pennylane à l’endroit où il ajoute habituellement une nouvelle entreprise, faire la demande de transfert en indiquant le nom de l’entreprise concernée (le client) et son SIREN.

Le cabinet sortant est alors notifié de la demande de transfert par mail ainsi que dans son interface Pennylane. C’est à lui de valider la demande.

L’entreprise (le client) est également informée par mail de la demande de transfert, et de sa validation.

Par ailleurs, l'équipe support de Pennylane est aussi avertie de l'approbation de la demande de transfert, ce qui lui permet de procéder à l'ouverture des accès pour le cabinet entrant dans un délai de 24 à 48h. Ce dernier reçoit la confirmation par mail de nos équipes, une fois le transfert effectué.

Suite à la validation de la demande de transfert, les accès sont ouverts au cabinet entrant sur le dossier d’origine. Il dispose alors des éléments comptables suivants :

Par défaut, le guide de révision n’est pas transféré au cabinet entrant, sauf si l’option de donner accès au guide de révision a été volontairement cochée par le cabinet sortant dans le formulaire de transfert. Après avoir rempli le formulaire, le cabinet sortant reçoit automatiquement un export complet avec le FEC par e-mail et perd l’accès au dossier.

Le cabinet sortant peut également choisir de conserver un libre accès au dossier jusqu’à la fin de sa lettre de mission pour finaliser les travaux comptables, exporter les données pour ses archives et éventuellement supprimer certains éléments avant transfert.

Dans ce cas précis, le cabinet comptable entrant reçoit automatiquement le statut de collaborateur invité. Il obtient les mêmes droits que le cabinet sortant mais les modules Guide de révision, Feuilles maîtresses et GED du dossier ne lui sont pas accessibles (il ne peut même pas les consulter).

À la fin de la période de cohabitation, le cabinet sortant perd ses accès au dossier. Il reçoit automatiquement un export avec le guide de révision qu’il a préparé.

Tant que le cabinet sortant n’accepte pas la demande de transfert, aucune transmission ne peut être faite.

Pourquoi ? Nous sommes tenus à une obligation de confidentialité envers nos clients. Ainsi, nous ne sommes autorisés à divulguer leurs données à des tiers ou à d’autres clients uniquement si nous avons leur accord.

Si le cabinet sortant tarde à répondre, mais que vous avez des obligations fiscales sur le dossier, nous pouvons vous proposer de créer un nouveau dossier vide sur lequel commencer vos travaux. Ce dossier vide ne contiendra cependant aucun des éléments présents sur le dossier d’origine et vous devrez réaliser les déclarations fiscales directement sur l'espace impot.gouv tant que l’ancien cabinet n’aura pas résilié le dossier.

Si le cabinet sortant n’a pas terminé ses travaux comptables avant le transfert du dossier, et qu’il en résulte une double obligation fiscale pour le cabinet sortant et le cabinet entrant, alors il est possible que deux cabinets cohabitent sur un même dossier dans Pennylane.

Dans ce cas, le cabinet sortant accepte la demande de transfert en validant l’option pour conserver les accès au dossier jusqu’à une certaine date (généralement, la date de fin de la lettre de mission). Le cabinet entrant peut accéder au dossier dès l’acceptation du cabinet sortant.

Même si les deux cabinets travaillent sur le dossier, le cabinet entrant n’a pas pour autant accès au guide de révision créé par le cabinet sortant.

Si le cabinet sortant refuse la demande de transfert, un nouveau dossier vide devra être créé par le cabinet entrant, avec l'aide de notre équipe support. Ce dossier vide ne contiendra aucun des éléments présents sur le dossier d’origine (éléments listés plus haut). De plus, l’import des pièces et du FEC devra être effectué manuellement par le cabinet entrant.

Pour rappel, selon le code de déontologie, le cabinet sortant doit favoriser la transmission du dossier. Si néanmoins le cabinet sortant refuse la demande de transfert car il ne souhaite pas communiquer la totalité des éléments comptables présents dans le dossier, un nouveau dossier vide devra être créé par le cabinet entrant, avec l'aide de notre équipe support.

Ce dossier vide ne contiendra aucun des éléments présents sur le dossier d’origine (éléments listés plus haut). De plus, l’import des pièces et du FEC pourra être fait manuellement par le cabinet entrant.