✍️ Das DMS ist in allen Pennylane‑Plänen enthalten.

Das DMS (Document Management System) ist ein Online‑Speicherbereich, auf den sowohl Sie (Ihre Kanzlei) als auch Ihre Mandanten zugreifen können. Mit dem DMS können Sie administrative Dokumente an Ihre Mandanten senden oder sie anfordern, ohne Pennylane zu verlassen.

Dieser Artikel konzentriert sich auf administrative Dokumente, also Dokumente, die nicht mit Transaktionen verknüpft sind. Um zu erfahren, wie Sie Transaktionsbelege von einem Mandanten anfordern, lesen Sie den Artikel Mit einem Mandanten in Pennylane kommunizieren (FR).

🎓 Erfahren Sie in diesem Video, wie Sie das DMS und Dokumentanfragen verwenden.

Das DMS aktivieren und einrichten

Um auf im DMS gespeicherte Dokumente zuzugreifen (zum Beispiel automatisch gespeicherte Meldungen), müssen Sie es auf Kanzleiebene für alle Ihre Mandanten aktivieren.

Standardmäßig haben Ihre Mandanten keinen direkten Zugriff auf ihr eigenes DMS. Sie haben einen eigenen Bereich, um Ihnen administrative Dokumente zu senden (außer Rechnungen).

✍️ Eine Standardordnerstruktur wird bereitgestellt, wobei einige Ordner gesperrt sind (🔒), um Pennylane‑Automatisierungen zu erhalten.

Das DMS aktivieren und für Ihre Mandanten bereitstellen

Das DMS kann jetzt nur noch auf eine einzige Weise aktiviert werden: in einem Schritt, das heißt für alle Mandantenakten gleichzeitig.

Um die Ordnerstruktur des DMS und die Berechtigungen zu bearbeiten, bevor Sie sie für alle Mandantenakten bereitstellen:

Gehen Sie in Ihrem Steuerberaterbereich zu Steuerberatereinstellungen > E‑Dokumentenverwaltung.
Die von Pennylane bereitgestellte Standardordnerstruktur erscheint. Wenn sie Ihren Bedürfnissen entspricht, stellen Sie sie bereit. Andernfalls bearbeiten Sie sie. Sie können auch Zugriffsrechte für DMS‑Ordner bearbeiten, sodass Ihre Mandanten auf einige Ordner zugreifen können (nur lesen).
Wenn die Ordnerstruktur und die Berechtigungen korrekt aussehen, klicken Sie auf Ordnerstruktur anwenden.
Bestätigen Sie mit Enter.

✍️ Nur Administratoren des Pennylane‑Steuerberaterbereichs können die Standard‑DMS‑Struktur ändern und sie für alle Mandantenakten bereitstellen.

Ab diesem Zeitpunkt erhält jede neue Mandantenakte ihre eigene DMS, basierend auf der Struktur und den Berechtigungen, die Sie definiert haben.

Die Ordnerstruktur des DMS bearbeiten

Wenn Sie eine neue Mandantenakte in Pennylane hinzufügen, wird automatisch ein DMS für den Mandanten erstellt. Es übernimmt automatisch die von Ihnen festgelegte Standardstruktur, also die Struktur und Berechtigungen der Referenz‑DMS.

Einige Ordner sind gesperrt (🔒) und können nicht bearbeitet werden.

⚠️ Änderungen an der Struktur nach der Aktivierung gelten nur für neue Mandanten. Bestehende Mandanten behalten ihre aktuelle Struktur.

Das DMS verwenden

Nachdem Sie das DMS für eine oder mehrere Mandantenakten aktiviert haben, können Sie es nutzen, um mandantenbezogene Dokumente zu speichern. Sie können sie auch verwenden, um administrative Dokumente mit Mandanten zu teilen oder sie anzufordern.

Dokumente zum DMS hinzufügen

Gehen Sie in der linken Seitenleiste zu Mandantenakte > DMS.
Navigieren Sie in der linken Spalte zu dem Ordner, in dem Sie Dokumente hinzufügen möchten. Wenn Sie nicht sicher sind, wo Sie sie ablegen sollen, bleiben Sie in Einzureichende Dokumente.
Klicken Sie in der rechten Spalte auf Hinzufügen.
Wählen Sie die zu importierenden Dokumente aus und bestätigen Sie.

Dokumente innerhalb oder außerhalb des DMS verschieben

Sobald Dokumente im DMS hochgeladen wurden, können sie in einen anderen DMS‑Ordner oder in die Module zur Rechnungserfassung (Kunden- und Lieferantenrechnungen) verschoben werden.

Um eine in das DMS hochgeladene Datei zu verschieben:

Gehen Sie in der linken Seitenleiste zu Mandantenakte > DMS.
Suchen Sie den Dokumentnamen in der Suchleiste oder navigieren Sie zu dem Ordner, der das Dokument enthält.
Klicken Sie auf das Dokument, das Sie verschieben möchten.
Klicken Sie auf Verschieben (oben rechts) und wählen Sie das Ziel aus. Wenn der vorgeschlagene Speicherort passt.

Sie können mehrere Dokumente gleichzeitig verschieben (zum selben Ziel), indem Sie sie auswählen und auf Verschieben klicken.

Automatische Ordnerempfehlungen verwenden

Wenn Sie ein Dokument im DMS importieren, schlägt Pennylane automatisch einen geeigneten Speicherort in der Ordnerstruktur vor.

Wenn der vorgeschlagene Speicherort für Sie passt, können Sie das Dokument direkt in den empfohlenen Ordner verschieben.
Andernfalls wählen Sie einen anderen Ordner in der Spalte Verschieben

Eine Dokumentzusammenfassung erzeugen

Um die wichtigsten Informationen aus einer großen Datei (z. B. Protokoll einer Hauptversammlung) schnell einzusehen:

Gehen Sie in der linken Seitenleiste zu Mandantenakte > DMS.
Importieren Sie Ihr Dokument (oder öffnen Sie ein bestehendes) aus Einzureichende Dokumente.
Klicken Sie auf die Dokumentzeile, um die Details zu öffnen.
Klicken Sie in der Detailansicht auf Zusammenfassung erzeugen.

Eine Zusammenfassung wird automatisch erstellt, sodass die wichtigsten Punkte leichter zu erkennen sind.

Eine im DMS gespeicherte Datei bearbeiten oder löschen

Um eine im DMS gespeicherte Datei zu bearbeiten:

Gehen Sie in der linken Seitenleiste zu Mandantenakte > DMS.
Suchen Sie nach dem Dokumentnamen oder navigieren Sie zu dem Ordner, der es enthält.
Klicken Sie auf das Dokument, das Sie bearbeiten oder löschen möchten.

In den Dokumentdetails:

Der Reiter Dokument ermöglicht es Ihnen, das Dokument in der Vorschau anzuzeigen, es umzubenennen und eine bestehende Verknüpfung zwischen der Datei und Ihrer Buchhaltung zu lösen.
Der Reiter Kommentare ermöglicht es Ihnen, das Dokument zu kommentieren. Wenn Ihr Mandant Zugriff auf den Ordner hat, der das Dokument enthält, kann er die von Ihnen hinzugefügten Kommentare sehen. Sie können wählen, ob Ihr Mandant benachrichtigt wird oder nicht.
Der Reiter Aktivität zeigt die Änderungshistorie des Dokuments an.

In der Detailansicht können Sie außerdem:

das Dokument löschen,
das Dokument herunterladen (auf Ihren Computer),
das Dokument verschieben.

Einen DMS‑Ordner mit einem Mandanten teilen

Wenn Sie das DMS für ein Unternehmen aktiviert haben, kann Ihr Mandant darauf zugreifen, indem er zu Mehr > Geteilte Dokumente geht. Sie können alle DMS‑Ordner mit dem Mandanten teilen oder nur einige davon.

Wenn Sie einen DMS‑Ordner mit einem Mandanten teilen, kann der Mandant (je nach Ihrer Auswahl):

die Dokumente im Ordner ansehen (nur lesen),
die Dokumente ansehen und zusätzliche Dokumente hochladen (Mandanten‑Upload erlaubt). Dies ist hilfreich, wenn Sie bestimmte Dokumente nicht selbst ablegen möchten.

Um einen DMS‑Ordner mit einem Mandanten zu teilen:

Gehen Sie in der linken Seitenleiste zu Mandantenakte > DMS.
Klicken Sie in der linken Spalte auf den Ordner, den Sie teilen möchten.
Öffnen Sie oben in der rechten Spalte das Dropdown‑Menü und wählen Sie Nur lesen oder Mandanten‑Upload erlaubt. Das Menü zeigt möglicherweise standardmäßig Nicht geteilt an.

In den allgemeinen DMS‑Einstellungen können Sie festlegen, welche Ordner standardmäßig (nur lesen) geteilt werden sollen, wenn ein neues DMS erstellt wird.

💡 Derzeit ist auf Ebene der Referenz‑DMS nur eine Nur‑lesen-Freigabe möglich. Um Mandanten das Hochladen von Dokumenten in bestimmten Ordnern ihres DMS zu erlauben, müssen Sie die Berechtigung Mandant für Mandant und Ordner für Ordner vergeben.

Was der Mandant sieht

Wenn Sie Ordner mit Ihrem Mandanten teilen (nur lesen oder Mandanten‑Upload erlaubt), kann der Mandant Ihre Dokumente ansehen, sie kommentieren und Dokumente hinzufügen (wenn Uploads erlaubt sind). Er kann auch Dokumente löschen, die er selbst hochgeladen hat. Er kann jedoch keine Dokumente löschen oder verschieben, die von anderen Nutzern im geteilten Ordner hinzugefügt wurden.

Standardmäßig ist der Ordner Einzureichende Dokumente mit Ihrem Mandanten geteilt. Der Mandant kann sehen, was Sie dort hinzufügen, und Sie können sehen, was der Mandant dort hinzufügt.

Wenn Sie Uploads in bestimmten Ordnern nicht erlauben, werden vom Mandanten hochgeladene Dokumente standardmäßig in Ihren Ordner Einzureichende Dokumente verschoben.

Dokumente über das DMS bei einem Mandanten anfordern

Da jedes DMS mit einem bestimmten Mandanten verknüpft ist, können Sie es nutzen, um Dokumente von ausgewählten Mandanten anzufordern.

💡 Für Dokumente, die Sie regelmäßig benötigen (z. B. Kontoauszüge), können Sie eine wiederkehrende Anfrage erstellen, die sich in einem von Ihnen gewählten Rhythmus wiederholt.

📖 Sie können jetzt eine Dokumentanfrage aus einer Transaktion, einem Inventarmodul oder einer Prüfungsakte starten, ohne über das DMS gehen zu müssen.

Um ein oder mehrere Dokumente von einem Mandanten anzufordern:

Gehen Sie in der linken Seitenleiste zu Mandantenakte > Angeforderte Dokumente, und klicken Sie dann in der linken Spalte auf Anfordern.
Wählen Sie im Dropdown‑Menü das/die Dokument(e) aus, das/die Sie anfordern möchten. Die Menüstruktur entspricht der Struktur Ihrer Arbeitsakte.
Wenn das Dokument nicht in der Liste verfügbar ist, können Sie ein benutzerdefiniertes Dokument erstellen: Geben Sie seinen Namen ein und klicken Sie dann auf Erstellen…, um die Anfrage abzuschließen.

⚠️ Der eingegebene Name wird nicht gespeichert. Sie müssen ihn jedes Mal erneut eingeben. Eine benutzerdefinierte Anfrage kann nur ein Dokument enthalten. Um weitere anzufordern, erstellen Sie eine neue Anfrage.

Fügen Sie ein Fälligkeitsdatum hinzu. Dies ist die Frist für Ihren Mandanten und wird auch als Jahrestag für wiederkehrende Anfragen verwendet (nächster Schritt).
Legen Sie die Anfragenfrequenz fest: einmalig oder wiederkehrend am Jahrestag des Fälligkeitsdatums (monatlich, vierteljährlich oder jährlich).
(Optional) Geben Sie den Zeitraum an, den das/die angeforderte(n) Dokument(e) abdecken soll(en): aktueller Zeitraum oder vorheriger Zeitraum (Monat, Quartal, Geschäftsjahr).
(Optional) Um Ihren Mandanten sofort zu benachrichtigen, aktivieren Sie Jetzt eine Anfrage‑E‑Mail senden. Andernfalls sieht der Mandant die Anfrage in seinem Pennylane‑Bereich und erhält zwei automatische Erinnerungen pro Monat, wenn sie überfällig ist.
Bestätigen Sie, indem Sie auf Anfordern klicken.

💡 Bei Anfragen zu Kontoauszügen geben Sie an, welche Bankkonten betroffen sind: Wählen Sie Kontoauszug und markieren Sie die entsprechenden Konten.

Nachdem Ihre Anfrage gesendet wurde, erscheinen die Details im Reiter Angefordert. Auf der Mandantenseite sieht der Mandant die Anfrage in seinem Posteingang auf dem Startbildschirm. Wenn er nicht reagiert, erhält er alle zwei Wochen eine Erinnerung (am 1. und 15. jedes Monats). Der Mandant kann die Liste der angeforderten Dokumente jederzeit einsehen und sie über seine Version der DMS senden.

✍️ Wenn ein Mandant eine Datei in die DMS hochlädt, erhalten die für die Akte verantwortliche Person und der Engagement‑Lead eine In‑App‑Benachrichtigung.

Sie können die Datei auch im Namen des Mandanten hochladen, z. B. wenn der Mandant sie außerhalb von Pennylane geteilt hat (E‑Mail usw.).

Ihre Dokumentanfragen nachverfolgen

Sie können eine zusammengefasste Liste der Dokumente einsehen, die Sie genehmigen müssen, also Dokumente, die Sie angefordert haben und die Ihre Mandanten über die DMS gesendet haben.

Um alle Dokumentanfragen nachzuverfolgen:

Gehen Sie in den Steuerberaterbereich.
Gehen Sie in der linken Seitenleiste zu Unternehmen > Erfassung.
Prüfen Sie die Spalte Zu genehmigende Dokumente. Der Zähler zeigt an, wie viele Dokumente für jedes Unternehmen validiert werden müssen.

💡 Wenn die Spalte Zu genehmigende Dokumente nicht sichtbar ist, klicken Sie oben rechts auf Anzeigen und dann auf Zu genehmigende Dokumente.

Wenn ein Mandant Ihnen eine Datei außerhalb von Pennylane sendet (E‑Mail usw.), können Sie:

Die Datei selbst zur Anfrage hinzufügen.
Die Anfrage wechselt automatisch in den Status Zu genehmigen.
Klicken Sie auf Genehmigen und ablegen, um die Datei in der DMS zu archivieren.

💡 Wenn Sie die falsche Datei hinzugefügt haben, klicken Sie nicht auf Ablehnen (das würde eine E‑Mail an den Mandanten senden). Löschen Sie einfach die hinzugefügte Datei.

✍️ Jeder Upload oder jede Genehmigen/Ablehnen‑Aktion löst eine In‑App‑Benachrichtigung für die zuständige Person aus (Buchhalter oder Mandant).

Einen Mandanten an eine bestehende Anfrage erinnern

Wenn Sie Dokumente anfordern, erhält Ihr Mandant automatisch am 1. und 15. jedes Monats eine Erinnerungs‑E‑Mail. Wenn Sie zusätzliche manuelle Erinnerungen senden möchten, können Sie:

Ihren Mandanten beim Erstellen der Anfrage benachrichtigen,
einmalige Erinnerungen für ausstehende Anfragen senden (siehe oben).

Um eine einmalige Erinnerung für eine oder mehrere ausstehende Anfragen zu senden:

Gehen Sie in der linken Seitenleiste zu Mandantenakte > Angeforderte Dokumente.
Wählen Sie im Reiter Angefordert das/die Dokument(e) aus, an die Sie den Mandanten erinnern möchten.
Klicken Sie unten in der Liste auf Erinnern und bestätigen Sie erneut mit Erinnern.

Ein Umschlagsymbol erscheint neben dem Fälligkeitsdatum, um anzuzeigen, dass Sie bereits eine einmalige Erinnerung gesendet haben. Der Mandant erhält eine E‑Mail mit einer Liste der Dokumente, an die Sie ihn erinnert haben. Diese E‑Mail wird an alle Nutzer mit Administratorrolle (Unternehmensinhaber) und internen Buchhalter gesendet.

Bestehende Dokumente in das DMS verschieben

Wenn Sie bereits wichtige Dokumente in Ihrem Pennylane‑Bereich hochgeladen haben (aber nicht in die DMS), können Sie sie in die DMS übertragen, ohne sie erneut zu importieren.

Von der Rechnungserfassung in das DMS

Rechnungen, die in den Modulen zur Erfassung von Kunden- oder Lieferantenrechnungen hinzugefügt wurden, können in die DMS verschoben werden.

Um eine Rechnung in das DMS zu verschieben:

Gehen Sie zu Erfassung > Lieferantenrechnungen (oder Kundenrechnungen).
Klicken Sie auf die Rechnung, die Sie verschieben möchten.
Klicken Sie oben auf dem Bildschirm auf die drei vertikalen Punkte und dann auf In das DMS verschieben.

Sie können auch mehrere Rechnungen verschieben, indem Sie sie auswählen und in der unteren Leiste auf das nach rechts zeigende Symbol klicken (Rechnungen in das DMS verschieben).

⚠️ Wenn die Schaltfläche zum Verschieben einer Rechnung in das DMS ausgegraut ist, bedeutet dies, dass die Rechnung(en) nicht mehr verschoben werden können.

Von der Arbeitsakte in die DMS (und umgekehrt)

Um eine im DMS gespeicherte Datei mit einem Zyklus oder einer Prozedur aus Ihrer Arbeitsakte zu verknüpfen:

Öffnen Sie Ihre Mandantenakte.
Gehen Sie zu Prüfung > Arbeitsakte.
Wählen Sie den entsprechenden Zyklus aus.
Wählen Sie in der linken Spalte eine Prozedur aus.
Klicken Sie unten auf dem Bildschirm auf Eine DMS‑Datei verknüpfen, wählen Sie Ihre Datei im DMS aus und klicken Sie dann auf Hinzufügen.

Wenn die Datei, die Sie verknüpfen möchten, noch nicht in der DMS ist, können Sie sie in Schritt 5 importieren, indem Sie auf + Datei hinzufügen klicken. Die importierte Datei wird dem richtigen DMS‑Ordner hinzugefügt: Jahresakte > GJ 20XX > Buchhaltung > Arbeitsakte > Kontendokumente.

Eine Steuererklärung im DMS speichern

Wenn eine Steuererklärung aus Pennylane an die Steuerbehörden gesendet wird, wird Ihr Mandant per E‑Mail benachrichtigt. Um einen Nachweis zu behalten, wird die Empfangsbestätigung der Steuerbehörden automatisch im DMS des Mandanten gespeichert unter: Jahresakte > Steuer.