✍️ Cet article décrit le fonctionnement des modules Factures fournisseurs et Factures clients, qui sont disponibles pour les dossiers en comptabilité d'engagement. Pour un dossier en comptabilité de trésorerie, ces modules ne s'affichent pas : tous les justificatifs sont centralisés dans le menu Saisie > Tous les justificatifs. Les principes de tri, filtres et actions en masse restent identiques.

Voir : Comptabilité de trésorerie.

Cet article vous détaille l'écran d'accueil du module de saisie des factures: les colonnes, les statuts, les icônes. Pour découvrir comment saisir une facture, référez-vous à l'article Saisir des factures

Import des factures et lecture par l'OCR ou la liseuse XML

Toutes les factures fournisseur et client importées sur Pennylane arrivent dans le module de saisie "Factures fournisseurs" et "Factures clients", ou dans le module Tous les justificatifs pour les dossiers en comptabilité de trésorerie.
Il est possible de voir quand et par quel biais ont été ajoutées les factures grâce aux colonnes Ajout et Source.

✍️ Pour les factures envoyées par e-mail, il est possible de connaître son expéditeur en passant votre souris sur le tag "e-mail".

✍️ Les factures au format Factur-X sont facilement identifiables grâce à l'icône fx qui apparaît dans la colonne Source, en complément de la source d’import.

À ce stade, l’OCR ou la liseuse XML a détecté les informations de la facture et a pré-rempli les champs principaux (nom du fournisseur/client, montant TTC et HT, date de facture, date d’échéance, taux de TVA, montant TVA, compte de charges/produits…).

✍️ Si au moins un des trois champs (date, tiers, montant) suivants est reconnu, le statut de la facture est Pré-traitée. Dans le cas contraire, le statut est À traiter. Voir § Statuts des factures.

On retrouvera sur la page différentes informations concernant la facture, à savoir:

Le statut de la facture
La date d'émission
Le tiers
Le numéro de la facture
Le numéro du compte de charge
Le(s) taux de TVA appliqué(s)
La date d'ajout
La source d'import
Le montant TTC

Comprendre l’affichage des lignes après l’analyse de l’OCR

L’OCR peut restituer chaque ligne de produit visible sur une facture fournisseur, au lieu de regrouper uniquement les montants par taux de TVA.

Le nombre de lignes affichées dans Pennylane peut donc être supérieur au nombre de taux de TVA présents sur le document.

Comparez les lignes proposées avec le document d’origine.
Vérifiez le montant, la description, le compte de charge et le taux de TVA de chaque ligne.
Corrigez les valeurs, ajoutez ou supprimez des lignes si nécessaire.
Enregistrez vos modifications.
ℹ️ Les quantités et unités détectées sont ignorées pour le moment si elles risquent de rendre le total incohérent. Les suggestions de comptes basées sur les données de ligne sont encore en amélioration ; vérifiez particulièrement les lignes affectées au compte 6288.

Pour les factures reçues au format Factur-X, Pennylane lit les données structurées du fichier XML et recrée la facture ligne par ligne telle qu'elle y est décrite, sans compression par taux de TVA. Ce comportement, en vigueur depuis le déploiement du nouveau parser Factur-X le 24 février 2026, ne peut pas être désactivé.

Cette ventilation détaillée, jusqu'ici réservée aux factures au format Factur-X, est progressivement étendue aux factures fournisseurs lues par l'OCR classique : chaque ligne de produit détectée peut alors générer sa propre ligne dans le formulaire de saisie, avec montant, description, unité et quantité extraits.

Ce déploiement se fait par étapes et ne concerne pas encore tous les dossiers : il est pour l'instant réservé à un nombre limité d'entreprises, puis à une sélection de cabinets comptables, avant une généralisation prévue en fin d'année. Si vous ne constatez pas ce comportement sur votre dossier, il n'y est pas encore activé.

Lorsque la fonctionnalité est active, les suggestions de compte (élément de plan) basées sur ces lignes sont encore en cours de fiabilisation : vous pouvez donc voir un compte 6288 par défaut sur certaines lignes. Les quantités et unités extraites ne sont, pour l'instant, pas prises en compte dans le calcul du montant de la ligne.

Comprendre les colonnes du module et les icônes

Le module de saisie des factures est composé de différentes colonnes donnant différentes informations. Pour plus de visibilité, il est possible de paramétrer les colonnes à afficher en cliquant sur la clé à molette. Vous pouvez également agencer l'ordre des colonnes.

De plus, vous pouvez effectuer des recherches en fonction du nom de fichier, du tiers ou du numéro de facture ou bien du numéro de compte comptable.

Vous pouvez filtrer les factures par statut, par date d'émission, par tiers, par taux de TVA, par montant, par catégories ou par source d'import.

Statuts des factures

Chaque facture a un statut en fonction de son traitement.
Il existe 4 types de statuts :

Date d'émission d'une facture

On retrouvera ici la date à laquelle la facture a été émise.

💡 Si la date d'échéance est différente de la date d'émission, on retrouvera alors la date d'échéance en passant la souris sur la date d'émission.

Numéro de compte

Suite à l'import d'une facture le compte de charges est automatiquement renseigné.

Si l'OCR a bien détecté le nom du fournisseur et que ce fournisseur a un compte de charges enregistré par défaut, ce compte de charges sera renseigné.
Si l'OCR n'a pas détecté le nom du fournisseur ou si le fournisseur n'a pas de compte de charges enregistré par défaut, le compte renseigné sera le compte 6288 - Autres charges extérieures diverses. Ce compte est mis en évidence en étant de couleur jaune, pour être facilement identifié.

Le compte 6288 est utilisé comme compte d'attente : il permet d'équilibrer l'écriture comptable tant qu'aucun compte de charge précis n'a pu être imputé par l'OCR. La mise en évidence jaune signale une facture à régulariser.

✍️ Le compte de charges attribué automatiquement à une facture dépend du compte de charges enregistré par défaut sur la fiche du fournisseur reconnu. Pour consulter ou modifier ce compte par défaut (champ Numéro de compte), consultez l'article Créer un fournisseur.

⚠️ Un solde non nul sur le compte 6288 (y compris ses sous-comptes, comme 628800) bloque la clôture de l'exercice. Pensez à reclasser ces écritures avant de clôturer.

📖 Consultez l'article Clôturer un exercice et valider les écritures pour en savoir plus.

Total TTC

Cette colonne indique le montant TTC de la facture.

Les factures en devise sont repérables par le petit i situé à gauche du montant. Vous pouvez visualiser le montant en devise en plaçant votre curseur sur le petit i.

✍️ Les factures en devises sont converties en euros en fonction du taux du jour de la date d'émission.

Alertes doublon

Si l'outil a détecté un potentiel doublon, on aura ce logo qui apparaîtra sur la ligne de la facture:

Vue double page

Vous pouvez afficher le formulaire de saisie d'une facture et le PDF de la facture sur deux onglets différents. C'est ce qu'on appelle la vue double page.

✍️ En mode double page, lorsque vous passez à la facture suivante, le PDF de la facture sur le 2ème onglet se met à jour automatiquement.

Vous pouvez accéder au mode plein écran double page de deux manières différentes:

Depuis l'écran d'accueil en cliquant ici:
Depuis le formulaire de saisie en cliquant sur "Vue double page"

Lorsque vous êtes en vue double page, vous pouvez visualiser soit la liste des factures à côté du formulaire de saisie soit la facture en cliquant sur le bouton Voir le tableau / Voir la facture.

Enfin, vous pouvez afficher le formulaire de saisie en plein écran en cliquant sur la double flèche ici:

Commentaires sur les factures

Dans la colonne Actions, vous pouvez facilement voir si un commentaire a été ajouté sur une facture par votre client ou par vous-même. Placez votre curseur sur l'icône Commentaires pour rapidement voir le message, et cliquez dessus pour ouvrir le commentaire dans la vue double page.