📄 Un guide didactique est à votre disposition sur la bibliothèque des ressources pour comprendre la comptabilité de trésorerie sur Pennylane.
Vous souhaitez gérer vos dossiers BNC, BA, micro-BIC, associations, SCI à l'IR ou micro-entreprises (auto-entrepreneurs) ? Découvrez comment faire dans cet article !
Créer un dossier en comptabilité de trésorerie
La comptabilité de trésorerie est disponible pour les nouveaux dossiers client et l’activation se fait au moment de l’ajout de l’entreprise dans Pennylane.
Pour créer un nouveau dossier sur Penylane, cliquez sur Nouveau depuis la page Utilisateurs ou Entreprises et sélectionnez Dossier.
📖 Consultez notre article Ajouter un dossier et inviter son client sur Pennylane
On vous demande alors de sélectionner la méthode comptable: comptabilité d'engagement ou comptabilité de trésorerie.
⚠️ Cette action est irréversible. En cas d’erreur, veuillez contacter notre équipe support.
Une fois l’option choisie, vous pouvez poursuivre le formulaire d'ajout d'un dossier.
Vous pouvez ensuite retrouver la méthode de comptabilité utilisée dans les Paramètres > Informations entreprises > Tenue comptable.
Effectuer sa saisie en comptabilité de trésorerie
En comptabilité de trésorerie, la saisie se fait directement depuis le module Transactions.
Il existe plusieurs manières de traiter les transactions bancaires depuis le module Transactions :
Saisir une contrepartie manuellement
Depuis le module Transactions, vous pouvez compléter la contrepartie ainsi que la TVA (si besoin) directement depuis la table grâce aux menus déroulants.
Contrepartie : Cliquez sur la case que vous souhaitez remplir, et cherchez dans la liste déroulante ou bien tapez directement le numéro ou le nom du compte.
TVA : C’est le même fonctionnement pour la TVA. En fonction de la contrepartie choisie, la TVA sera grisée si elle n’est pas requise.
Si vous souhaitez ajouter plusieurs contreparties ou lignes de TVA, vous pouvez cliquer sur le libellé de la transaction afin d’ouvrir le panneau latéral et cliquer ensuite sur Ajouter une ligne.
Valider la suggestion de contrepartie
Dans la colonne contrepartie, Pennylane vous propose une affectation automatique grâce à des suggestions de notre modèle d’intelligence artificielle reposant sur vos affectations précédentes ou des transactions importées depuis le FEC.
Confirmez ou modifiez ces contreparties en cliquant sur la transaction. Vous pouvez valider les contreparties automatiques en masse en sélectionnant les transactions concernées grâce à la coche à gauche de la ligne.
Si vous souhaitez désactiver cette fonctionnalité, rendez-vous dans le menu Paramètres Entreprise > module Informations entreprise > onglet Tenue comptable puis décochez Activer l’assignation automatique des contreparties sur les transactions. La colonne contrepartie restera vide sur votre page Transactions mais vous pourrez voir les propositions de Pennylane lors du choix de la contrepartie.
Créer une règle d'automatisation
Pour traiter les transactions rapidement, il est possible de créer des règles d’automatisation qui, sur la base du libellé défini, assigneront la bonne contrepartie et le bon taux de TVA.
Pour créer une règle, cliquez sur une transaction bancaire, puis sur Créer la règle. Autrement, vous pouvez créer une règle directement depuis le Centre de Règles.
Le Centre de règles est accessible depuis les Paramètres.
Pennylane crée automatiquement une liste de 28 règles de transaction préconfigurées pour les cas les plus courants (EDF, Bouygues, etc.) avec leurs comptes associés :
Ces règles sont opérationnelles dès le premier jour sans paramétrage nécessaire.
Si nécessaire, vous pouvez désactiver les règles. Si vous souhaitez désactiver plusieurs règles en une seule fois, sélectionnez toutes les règles à désactiver, puis appuyez sur Désactiver.
Pennylane vous propose des suggestions de règles automatiques à partir des affectations récurrentes sur votre dossier. Ces propositions sont visibles depuis la page Transactions.
📖 Voir l'article Centre de règles
Autres actions possibles
En cliquant sur une transaction, une fenêtre latérale s'ouvre à droite, vous pouvez alors:
Attacher un justificatif à la transaction bancaire
Écrire un commentaire au client
Visualiser les écritures correspondantes
Effectuer une demande de document au client
Supprimer la transaction
Certaines de ces actions sont également disponibles en plaçant votre curseur sur une transaction.
Enfin, si vous souhaitez traiter plusieurs lignes de transactions en une seule fois, il vous suffit de cocher les lignes concernées et de choisir votre action dans la barre bleue en bas du tableau.
Vous avez la possibilité de:
Choisir une contrepartie
Choisir un taux de TVA
Faire des demandes comptables
Supprimer ou restaurer des transactions
Indiquer que ce ne sont pas des doublons
Actions depuis l’interface gestion (dirigeant)
Dans le module Transaction, le dirigeant peut indiquer dans chaque transaction :
si la facture a été perdue ;
si la transaction est une dépense personnelle. Dans ce cas, la transaction est pré-traitée avec un compte 108 ou 455 (voir plus bas pour paramétrer le compte courant d’associé par défaut).
Le dirigeant peut préciser si la facture a été payée avec son compte bancaire personnel :
Pour les plans collaboratif et basique, il est possible de le faire depuis le module Achats. Dans ce cas, la facture est considérée comme payée et pré-traitée avec le compte courant 108 ou 455 selon le cas.
Pour le plan premium, le dirigeant utilise le module Note de frais.
💡 Ces actions sont réalisables aussi depuis l’application mobile.
Pour paramétrer le compte courant d’associé par défaut de votre dossier :
Dans la section Entreprises, choisissez le compte courant d’associé.
Sélectionnez votre nom d’utilisateur.
Rendez-vous dans votre espace cabinet > menu Utilisateurs.
Si rien n’est renseigné, le compte courant d’associé est défini selon la forme juridique du dossier :
Forme Juridique | Compte courant d’associé |
Entrepreneur individuel | 108 - Compte de l’exploitant |
Autre | 455 - Compte courant d’associé |
Vide | 455 - Compte courant d’associé |
Réconcilier mes factures depuis le module Justificatifs
Dans ce module, l'objectif principal est de trouver et de relier les justificatifs reçus aux transactions correspondantes, en tirant également parti des suggestions de correspondance.
Sélectionnez un justificatif.
Réconciliez-le avec sa transaction.
Renseignez la contrepartie de la transaction et le taux de TVA pour gagner du temps (facultatif).
Appuyez sur Enregistrer et continuer.
Récupérer les justificatifs de son client depuis Pennylane
De la même manière qu'en comptabilité d'engagement, votre client ou vous-même avez la possibilité d'importer les factures sur Pennylane.
Privilégiez l’ajout des factures avec les connecteurs Pennylane ainsi que les imports via l’application mobile par votre client.
⚠️ Les justificatifs ajoutés via la GED, ne figureront pas dans les factures et ne pourront donc pas être rattachés depuis la vue transactions.
Il n'est pas nécessaire de saisir les factures en comptabilité de trésorerie. Toutefois, vous pouvez attacher les factures aux transactions bancaires en tant que justificatifs depuis votre ordinateur ou l’application mobile..
Pour ce faire cliquer sur le trombone ou sur la transaction bancaire puis télécharger votre justificatif.
Vous pouvez voir le justificatif en pleine page depuis chaque transaction.
💡 Depuis le menu Révision, retrouvez tous les modules pour passer vos écritures d’inventaires et vos écritures de régularisation.
Préparer une liasse BNC
Pour les BNC, les liasses sont remplies automatiquement dans le cas où vous utilisez précisément le plan comptable suivant (par défaut déjà présent sur les nouveaux dossiers) :
pour les charges sociales :
6461 - Cotisations sociales personnelles obligatoires de l’exploitant maladie
6462 - Cotisations sociales personnelles obligatoires de l’exploitant allocations familiales
6463 - Cotisations sociales personnelles obligatoires de l’exploitant retraite
6464 - Cotisations sociales personnelles facultatives de l’exploitant Madelin
64641 - Cotisations sociales personnelles facultatives de l’exploitant Madelin mutuelle
64642 - Cotisations sociales personnelles facultatives de l’exploitant Madelin prévoyance
64643 - Cotisations sociales personnelles facultatives de l’exploitant Madelin retraite
6465 - Cotisations sociales personnelles facultatives de l’exploitant PER
6466 - Cotisations sociales personnelles facultatives de l’exploitant - autres
pour les frais de véhicule : pour l’évaluation forfaitaire, le remplissage de la case est automatique dans le cas où le compte 6259 est mouvementé.
FAQ
Est-ce que je peux changer le mode de comptabilité d’un dossier existant sur Pennylane (de comptabilité d’engagement vers comptabilité de trésorerie ou vice versa) ?
Vous ne pourrez pas effectuer vous-même ce changement après la création du dossier.
Il faudra en faire la demande à l’équipe support de Pennylane.
Est-ce que je peux faire ma déclaration de TVA depuis Pennylane pour mes clients en comptabilité de trésorerie ?
Oui, c'est possible, le fonctionnement est le même que pour la comptabilité d’engagement. Lire l'article Télédéclarer la TVA.
Pourquoi est-ce que les modules de saisie des factures sont simplifiés ?
Les formulaires ont été simplifiés car toutes les informations requises en comptabilité d’engagement ne sont pas nécessaires en comptabilité de trésorerie. Par exemple: le compte de tiers n’est pas requis. De même, la contrepartie et la TVA sont remplies depuis la vue transactions directement, donc pas besoin de les remplir depuis le module de facturation.
Comment fonctionne la proposition de match entre mes transactions et mes factures ?
La réconciliation en comptabilité de trésorerie suggère des rapprochements entre justificatifs et transactions afin de vous aider à retrouver facilement les justificatifs. Cette réconciliation ne pré-remplit pas les champs de contrepartie, contrairement à la comptabilité d’engagement.