Qu'est-ce qu'un OCR ?
Factures, notes de frais, documents administratifs, vous traitez au quotidien un volume important de documents dans le cadre de la saisie comptable de vos dossiers. Le processus de reconnaissance des documents via l'OCR est un élément de première importance dans le traitement de vos pièces.
L'OCR (Optical Character Recognition ou Reconnaissance Optique de Caractères) est un procédé informatique qui permet la traduction d'images de textes imprimés ou dactylographiés en un fichier texte.
Une technologie permettant la reconnaissance de caractères d'un document et l’extraction des informations clés parmi ces caractères.
💡 Pour simplifier, l’OCR vise à réduire la saisie manuelle de vos factures et facilite le traitement comptable de l'ensemble de vos documents.
Dans un process de digitalisation et d'automatisation de la comptabilité, les cabinets d’expertises-comptables ont tous adopté la technologie OCR pour automatiser le traitement des pièces comptables.
Comment marche l'OCR chez Pennylane ?
Pennylane reçoit quotidiennement vos factures depuis différentes sources : e-mail, Google Drive, Dropbox, Application mobile, drag & drop, connecteurs marchands.
Ces documents sont envoyés automatiquement à notre OCR via API. En quelques secondes, l'OCR nous envoie des données structurées comme le montant, la TVA, la date d'échéance, le nom du fournisseur, l'IBAN, etc...
Nous utilisons ces données pour pré-remplir les champs de la facture tout en tenant compte des règles définies par l’utilisateur. Ces données ainsi que les erreurs potentielles permettent aussi à nos algorithmes d’apprendre automatiquement au fil de l’eau pour s’améliorer.
Et que se passe-t-il après l'analyse du document ?
L'utilisateur bénéficie de données analysées et pré-saisies qu’il peut soit modifier ou soit valider.
Une fois toutes les données de la facture renseignées, l'écriture comptable correspondante à la facture se génère automatiquement dans les journaux.
✍️ Dès qu'une facture est validée, nous connaissons le taux de réussite et d’erreurs que nous avions dessus ce qui influence les performances de l'OCR.
✍️ Nous apprenons des factures traitées historiquement sur chaque dossier, ce qui nous permet d’améliorer les performances de l’OCR avec le temps.
✍️ Au fil de la collecte, une équipe dédiée surveille les performances de l'OCR. Ce monitoring permet un meilleur diagnostic des problèmes rencontrés, une meilleure compréhension des situations mal gérées et améliore en continu le traitement des pièces.
Quels sont les avantages à l'utiliser pour votre cabinet ?
⚙️ Un traitement instantané : gagnez du temps dans le traitement ! Nous analysons le document en quelques secondes ce qui permet au collaborateur ou au client d'accéder aux résultats juste après avoir téléchargé le document. |
🛠 Une technologie intégrée : l'OCR est intégré dans le logiciel de comptabilité, vous pouvez gérer une facture et la faire correspondre immédiatement à une transaction donnée, ce qui facilite la tenue de la comptabilité ! |
🔗 Un processus orienté data : oubliez le retraitement des pièces ! Nous gérons les données liées à la comptabilité et la gestion financière du dirigeant depuis un même outil. En contrôlant l'ensemble de ces flux, nous savons mieux contextualiser le traitement des documents et ainsi influencer les performances de l'OCR. |
🖇 Une solution adaptable : nous utilisons notre OCR interne pour traiter la majorité des factures. Cependant, nous continuons à nous appuyer sur des API tierces pour un petit pourcentage afin de comparer les performances et garantir que notre solution reste à la pointe de la technologie. |
Quelques chiffres sur la performance de l'OCR
Des millions de factures lues depuis le début de l’année : 3,1M en janvier, 3,2M en février et 3,5M en mars et en avril.
50% des factures ont été traitées en moins de 6,5 secondes, 90% en moins de 11,5 secondes sur les 3 derniers mois.
93% de précision dans l’extraction du montant total, du numéro de facture, de la date d'émission et de la date d’échéance sur les 3 derniers mois.
Foire aux questions
Q : Comment Pennylane gère les doublons ?
R : L’OCR ne fait pas de détection de doublons à proprement parler, il complète seulement les informations. En l’état, on gère les doublons de 2 manières dans PL :
Fichier identique : on le détecte directement à l’import, et on refuse son envoi avec un message d’erreur qui redirige vers le fichier existant dans Pennylane.
Fichier différent mais informations similaires : on lève une alerte de doublon sur la facture, qui doit être levée par l’utilisateur.
Q : Combien m'est facturé le service offert par l'OCR ?
R : Notre technologie est mise à disposition gratuitement aux clients et cabinets d’expertise-comptable.
Q : Quel est l'OCR utilisé par Pennylane ?
R : Aujourd'hui, nous utilisons notre OCR interne pour plus de 90% des factures traitées et nous travaillons avec les technologies Klippa et Mindee pour le reste.