✍️ Le parcours décrit ci-dessous s'applique aux dossiers en Comptabilité d'engagement. Pour un dossier en Comptabilité de trésorerie, les factures ne sont pas séparées en Facture clients / Facture fournisseurs : elles sont centralisées dans le menu Saisie > Tous les justificatifs.
📖 Voir aussi : Comptabilité de trésorerie.
Pour saisir les factures transmises par votre client, rendez-vous dans le menu Saisie, puis sélectionnez le module où se trouve la facture (Facture clients ou Facture fournisseurs pour un dossier en comptabilité d'engagement, ou Tous les justificatifs pour un dossier en comptabilité de trésorerie). Ensuite, cliquez sur une ligne de facture pour en afficher le formulaire de saisie.
Comptabilité d'engagement
Comptabilité de trésorerie
Afficher une facture et son formulaire de saisie
Vous avez deux façons d'afficher une facture et son formulaire de saisie :
Visualiser le formulaire de saisie et l’aperçu de la facture sur la même page.
C'est l'affichage par défaut proposé par Pennylane. Lorsque vous cliquez sur une ligne de facture dans la liste du module Saisie, la page de formulaire s'ouvre avec, sur la gauche de l'écran le PDF de la facture.
Le PDF ne s'affiche pas lorsque vous cliquez sur la facture ? Assurez-vous que le zoom de votre écran est bien à 100%.
💡 Si la colonne sur la gauche de l’aperçu gêne l'affichage de votre facture, cliquez sur l'icône du Menu (trois traits empilés) pour le fermer.
Ouvrir le PDF de la facture sur un autre onglet
C'est ce qu'on appelle la vue double page.
Allez dans Facture fournisseurs ou Factures clients sur le menu Saisie (en comptabilité d'engagement) ou dans Saisie > Tous les justificatifs (en
Cliquez sur la facture pour en afficher le formulaire de saisie.
Cliquez ensuite sur le bouton Vue double page en haut à droite de l'écran pour ouvrir le PDF dans un nouvel onglet.
Vous pouvez également accéder au mode plein écran double page, toujours depuis la page Facture clients ou Facture fournisseurs, en cliquant sur le bouton Mode plein écran double page au bout de la ligne de la facture à saisir.
✍️ Lorsque vous validez une facture et que vous passez à la facture suivante, le PDF de la facture se met à jour automatiquement sur la double page.
Saisir les informations de la facture
💡 Bonne nouvelle ! Pour les comptes tiers (par exemple, les fournisseurs) Pennylane a mis en place des suggestions automatiques pour faciliter la saisie et vous faire gagner du temps.
Depuis le formulaire de saisie, complétez les informations qui n'ont pas été pré-remplies (tels le numéro de facture, le fournisseur ou le client, le compte de contrepartie, la date d’émission ou encore le montant).
Sélectionnez le taux de TVA de votre choix.
Cliquez sur Autre pour accéder à davantage de taux.
Cliquez sur Multitaux pour pouvoir saisir le montant de votre choix (factures fournisseurs uniquement).
Vous pouvez modifier le taux de TVA depuis le formulaire de saisie pour les factures qui n’ont pas été éditées et finalisées dans l’éditeur de factures Pennylane.
Le taux affiché dans le plan comptable pour un compte de classe 7 est indicatif. Sélectionnez le taux approprié sur chaque facture.
Enregistrez, si vous le souhaitez, plusieurs comptes de charges / produits ou taux de TVA.
ℹ️ Une facture fournisseur génère une seule ligne de compte fournisseur 401. Vous ne pouvez pas ventiler cette même facture en plusieurs lignes 401 avec des échéances distinctes. En cas de règlements successifs, utilisez le lettrage partiel pour rapprocher chaque paiement de la facture.
Pour une facture fournisseur lue par OCR, Pennylane peut désormais extraire les montants et descriptions et créer automatiquement une ligne par produit détecté. Vérifiez chaque ligne proposée et corrigez-la si nécessaire.
Si aucune ventilation n'est proposée, cliquez sur Ventiler la facture.
Les suggestions de comptes basées sur les informations de ligne sont encore en cours d'amélioration. Le compte 6288 peut être proposé fréquemment : vérifiez le compte de chaque ligne avant validation.
Si des règles tiers existent, la première règle correspondant au taux de TVA de la ligne est appliquée.
Les quantités et unités détectées sont ignorées pour le moment car elles risquent de rendre le total incohérent.
Cliquez sur Ajouter une ligne pour les factures clients. Vous pouvez alors ajouter plusieurs comptes de produits et taux de TVA. Il n'est donc pas possible de saisir un taux personnalisé ou non-standard sur des factures clients.
Le Libellé de l'écriture, composé par défaut du nom du fournisseur, du numéro de facture et du montant de la facture s'il s'agit d'une facture en devise, est généré automatiquement. Vous pouvez toutefois le personnaliser en modifiant l’un des paramètres (nom du tiers, numéro de facture, etc.) Le libellé de la facture se met alors à jour automatiquement.
ℹ️ Le libellé de ligne du compte fournisseur 401 n'est pas renseigné automatiquement lors du traitement d'une facture. Il n'existe pas de paramètre permettant d'activer ce remplissage automatique sur la ligne de tiers.
Indiquez si vous constatez une facture d'avoir pour transformer les montants en négatif.
Vous pouvez également renseigner la présence d'une CCA, PCA, FAE ou FNP et renseigner la période d'imputation. La facture se déverse alors dans les modules de cut-off adéquats où vous pourrez générer les écritures à une date de situation ou à une date de clôture.
📖 Consultez nos articles Fonctionnement des modules PCA et CCA et Fonctionnement des modules FAE et FNP.
Cliquez sur Sauvegarder pour enregistrer les informations, ou sur Valider pour sauvegarder puis passer à la facture suivante.
Vous avez terminé !
💡 Appuyez sur la flèche de la section Libellé de l’écriture, si vous souhaitez restaurer le libellé par défaut.
Modifier une facture depuis le formulaire ou en masse depuis la liste
Deux options s'offrent à vous pour modifier le compte de charges d'une facture fournisseur :
Depuis le formulaire de saisie : ouvrez la facture concernée, puis modifiez directement le compte de charges dans le champ prévu. Utile pour une modification unitaire, avec accès à tous les autres champs de la facture (TVA, tiers, ventilation, cut-off…).
En masse depuis la liste : depuis le module Factures fournisseurs, sélectionnez plusieurs factures, cliquez sur le menu ⋯ (trois petits points), puis sur Modifier les factures. Renseignez le nouveau Compte de charges et validez.
Mettre à jour l’écriture après avoir modifié une facture
Lorsque vous modifiez un compte dans une facture déjà enregistrée, l’écriture comptable associée ne se met pas nécessairement à jour lors de l’enregistrement.
Pour appliquer la modification à l’écriture :
Modifiez le compte depuis le formulaire de saisie de la facture.
Enregistrez la facture.
Cliquez sur Re-générer les écritures.
L’écriture liée à la facture est alors générée à nouveau avec le compte sélectionné.
Utilisez Re-générer les écritures lorsque la modification enregistrée sur la facture n’apparaît pas dans son écriture comptable.
Consultez l’article [Traiter les cas particuliers lors de la saisie d’une facture](https://help.pennylane.com/fr/articles/818000-traiter-les-cas-particuliers-lors-de-la-saisie-d-une-facture) pour traiter les cas particuliers lors de la saisie d’une facture.
Autres actions
En cliquant sur les 3 petits points, vous pourrez :
💡 Vous pouvez effectuer les calculs directement depuis les cases : depuis chaque case du formulaire de saisie, vous pouvez réaliser des opérations comme dans un tableur classique grâce aux opérateurs habituels ; en appuyant sur Entrée (+,-,/…).