Gérer les factures en masse dans le module de saisie
Comment cet article peut-il vous aider ?
Séparer la compréhension des colonnes et des statuts des actions collectives améliore la recherche des procédures de validation, modification, suppression et catégorisation en masse.
Que faut-il savoir avant de commencer ?
Vous devez disposer des droits d’accès à l’interface Comptabilité.
Vous devez avoir accès au dossier concerné.
Commentaires sur les factures
Dans la colonne Actions, vous pouvez facilement voir si un commentaire a été ajouté sur une facture par votre client ou par vous-même. Placez votre curseur sur l'icône Commentaires pour rapidement voir le message, et cliquez dessus pour ouvrir le commentaire dans la vue double page.
Actions en masse sur les factures
Valider en masse des factures
Vous pouvez valider en masse les factures au statut Pré-traitée.
Lorsque le paramètre Comptabiliser uniquement les factures traitées est désactivé, une écriture comptable est déjà associée à ces factures.
Recherchez les factures concernées à l'aide des filtres, sélectionnez-les, puis cliquez sur Tout traiter.
✍️ Si le paramètre Comptabiliser uniquement les factures traitées est activé, les écritures comptables associées aux factures pré-traitées sont générées uniquement lors de leur validation.
Modifier en masse des factures
Vous pouvez modifier en masse le compte de charges de plusieurs factures fournisseurs, quel que soit leur statut.
Pour cela :
Rendez-vous dans le menu Saisie > module Factures fournisseurs.
Recherchez puis sélectionnez les factures à modifier.
Cliquez sur le menu ⋯ (trois petits points), puis sur Modifier les factures.
Dans la fenêtre qui s'ouvre, saisissez le nouveau compte dans le champ Compte de charges.
Validez pour appliquer la modification à toutes les factures sélectionnées.
La modification en masse s'applique au compte de charges. Pour modifier d'autres champs (TVA, tiers, date…), ouvrez la facture depuis le formulaire de saisie.
Supprimer en masse des factures
Pour supprimer plusieurs factures :
Recherchez puis sélectionnez les factures concernées.
Cliquez sur l’icône Supprimer.
Confirmez la suppression.
Catégoriser des factures
Il est possible d'affecter une ou plusieurs catégories analytiques à une facture. Vous pouvez catégoriser plusieurs factures en même temps.
Pour ce faire, sélectionnez les factures concernées, puis cliquez sur Catégoriser.
Vous pouvez catégoriser vos factures en masse depuis la vue que vous souhaitez mais seulement pour les factures prétraitées et non pour les factures à traiter. Ce comportement est normal et lié au fonctionnement de Pennylane.
Le bouton « Catégoriser » est disponible uniquement pour les factures en statut « Pré-traitée », car à ce stade l'ensemble des informations nécessaires ont été reconnues et des écritures comptables ont été générées automatiquement. La catégorisation s'applique directement à ces écritures.
En revanche, pour les factures en statut « À traiter », il manque au moins une information (montant, date ou tiers) et aucune écriture comptable n'a encore été créée. Le bouton est donc grisé, car il n'y a rien à catégoriser.
Pour débloquer la situation sur une facture « À traiter », il suffit d'ouvrir la facture, de compléter les champs manquants, et de la valider. Elle passera alors en « Pré-traitée » ou « Traitée », et la catégorisation sera possible.
Les catégories analytiques n'ont aucun impact comptable mais vous permettent de faire une analyse par catégorie. Il est possible d'exporter un grand livre analytique depuis l'onglet Grand Livre.
✍️ Les catégories sont automatiquement transposées si une facture est réconciliée avec une transaction qui ne l’est pas (et inversement). Les catégories sont automatiquement retirées si la facture et la transaction sont détachées.
⚠️ Cet automatisme ne fonctionne plus dès qu’au moins deux factures ou transactions sont réconciliées.
Astuces
✍️ Lorsque vous sélectionnez plusieurs lignes, vous retrouvez le nombre de factures sélectionnées ainsi que la somme des montants.
✍️ Il existe un raccourci clavier pour sélectionner plusieurs factures rapidement : Maj + clic.