Comment cet article peut-il vous aider ?
Cet article explique comment créer, valider et dépanner les règles appliquées aux factures.
Que faut-il savoir avant de commencer ?
Les règles de factures et les règles de transactions répondent à des objets différents. Vous devez vérifier que vous travaillez dans l'onglet Factures du centre de règles.
À quoi servent les règles de factures ?
Les règles de factures vous permettent d'enregistrer des paramètres par défaut pour les tiers : comptes de charges/produits, taux de TVA, catégorie analytique.
✍️ Les règles de factures reposent sur le tiers. Elles ne proposent pas de critère fondé sur un mot-clé du contenu ou du libellé de la facture. Deux factures d'un même fournisseur ne peuvent donc pas recevoir automatiquement des traitements différents selon un mot-clé au moyen d'une règle fournisseur.
Les règles de factures ne s'appliquent évidemment qu'aux factures.
Comment créer une règle de factures ?
Dans le menu Paramètres de Pennylane, cliquez sur Centre de règles.
Allez sur l'onglet Fournisseurs ou Clients, puis cliquez sur + Nouvelle règle en haut à droite.
Paramétrez ensuite votre règle.
Les règles des onglets Fournisseurs et Clients ne peuvent pas être supprimées. Vous pouvez en modifier les paramètres (numéro de compte comptable, informations de la fiche du tiers, etc.) et, le cas échéant, les désactiver.
En cliquant sur un tiers, vous accédez aux paramètres du tiers que vous pouvez modifier/compléter.
Voir l'article Gérer les tiers dans Pennylane.
Il est désormais possible de ventiler plusieurs catégories dans une règle. Vous pouvez définir manuellement le pourcentage de ventilation entre les catégories associées à un tiers. Par défaut, la ventilation se fait à parts égales.
Comment utiliser les suggestions de règles de factures ?
Lorsque vous faites des catégorisations et des affectations en masse, Pennylane vous propose désormais de créer une règle reprenant les critères de l'action que vous venez d'effectuer.
Cliquez sur Créer une règle puis suivez les instructions ci-dessus si vous souhaitez modifier ou préciser certains paramètres.
Une fois votre nouvelle règle enregistrée (félicitations !), vous pouvez cliquer sur Voir la règle et la vérifier si vous le jugez nécessaire.
Application aux factures lues par OCR
Lorsqu’une facture fournisseur lue par OCR est ventilée en lignes de produit, les règles tiers sont appliquées ligne par ligne en fonction du taux de TVA.
Pour une ligne portant un taux de TVA donné, Pennylane utilise la première règle tiers qui comporte ce même taux et applique l’élément de plan correspondant.
Si aucune règle ne correspond au taux de la ligne, vérifiez et sélectionnez manuellement le compte approprié. Les suggestions fondées sur les informations de ligne sont encore en cours d’amélioration et peuvent proposer fréquemment le compte 6288.
Comment les règles s'appliquent-elles aux factures Factur-X ?
Les factures Factur-X bénéficient d'un traitement différent des factures lues par OCR, notamment concernant l'application des règles de ventilation.
Les factures Factur-X contiennent déjà des informations de ventilation structurées dans le fichier. C'est cette ventilation qui fait office de source de vérité.
Les règles de facture ne sont donc pas utilisées pour ventiler la facture.
En revanche, les règles de facture peuvent servir de correspondance entre le taux de TVA et le poste du plan comptable, mais uniquement sur les lignes de facture qui comportent un taux de TVA correspondant.
Quels sont les cas particuliers à connaître ?
Plusieurs règles avec le même taux de TVA
Si deux règles de facture comportent le même taux de TVA (par exemple : 20 % → compte 606 et 20 % → compte 607), Pennylane les ignore toutes les deux.
En effet, il n'est pas possible de déterminer automatiquement laquelle appliquer sur une ligne de facture à 50 € avec 20 % de TVA.
Règle sans ligne de facture correspondante
Si une règle de facture définit un taux de TVA à X % mais qu'aucune ligne de la facture Factur-X ne comporte ce taux, la règle n'est pas utilisée.
Les règles de facture ne peuvent en effet pas ventiler si aucun élément de la facture ne correspond au critère défini.
Avec le nouveau système, les données structurées présentes dans le fichier Factur-X priment sur les règles de facture, garantissant ainsi une ventilation fidèle aux informations du fournisseur.