Envoi par e-mail
Dans Pennylane, cliquez sur Ventes.
Cliquez ensuite sur Factures clients ou Devis.
Sélectionnez la facture ou le devis pour ouvrir le panneau latéral, puis sur Envoyer à droite.
Personnalisez si besoin votre e-mail. Vous pouvez :
Choisir un modèle de mail, préalablement configuré depuis vos paramètres de facturation ;
Personnaliser l'objet et le corps de l'e-mail que vous souhaitez envoyer ;
Ajouter, modifier ou supprimer des destinataires. Ce champ est rempli par défaut en utilisant les e-mails associés à vos clients ;
Ajouter une annexe, qui apparaîtra en pièce jointe de l'e-mail.
Une fois la personnalisation finalisée, cliquez sur Envoyer à droite.
Votre client reçoit un mail de l'adresse invoices@invoicing.pennylane.com avec la facture au format PDF en pièce jointe. Il peut alors cliquer sur le bouton Payer la facture dans le mail pour procéder au règlement par e-virement, ou sur Payer maintenant dans le PDF joint.
✍️ Votre client peut répondre au mail reçu. Vous recevrez la réponse à l'adresse renseignée dans les informations générales du module Facturation clients.
💡 Vous pouvez désormais voir le statut d'envoi d'un e-mail directement la liste des factures, dans la colonne Envoi. Passez votre souris sur l'icône affiché pour consulter le statut : Non envoyé, Envoyé, Ouvert.
Envoi en masse
Comme pour l’envoi classique par mail, rendez-vous dans Factures clients sur Pennylane.
Cochez ensuite toutes les factures à envoyer.
Dans la barre qui s’affiche au bas de votre écran, cliquez sur Envoyer.
Vous êtes redirigé sur une nouvelle page :
À gauche se trouve la liste des factures à envoyer ; avec le nom du client, le total TTC, la date d’échéance et l’email du destinataire.
À droite se trouve l’aperçu du mail de chaque facture.
Modifiez si vous le souhaitez le modèle de mail. Vous pouvez l’appliquer à toutes les factures sélectionnées en cochant Appliquer à toutes les factures.
De même, modifiez l’objet, le destinataire ou le corps de mail de votre facture si vous le jugez nécessaire.
Assurez-vous d’avoir renseigné les destinataires de toutes les factures. Cliquez sur le mail dont le destinataire est signalé manquant dans la colonne de gauche pour ouvrir l’aperçu et ajouter le contact adéquat.
Une fois que tout est en ordre, cliquez sur Envoyer les factures.
Relances
Suivez la même procédure pour envoyer une relance. Nous vous conseillons de créer un modèle de mail dédié aux relances de paiement, avec un message plus adapté.
💡 Vous pouvez aussi créer des séquences de relance pour relancer automatiquement vos clients à des échéances précises.
Confirmation de lecture
Toujours dans Ventes, cliquez ensuite sur Factures clients ou Devis.
Dans le volet latéral qui s'affiche, cliquez sur l'onglet Activités.
Vous y retrouverez les activités liées à la facture ou le devis, y compris le détail de l'envoi, de la réception et de l'ouverture du mail.
Modèle de mail
Dans Pennylane, cliquez sur Paramètres (roue crantée), puis sur Facturation clients.
Cliquez ensuite sur le bouton Ajouter un modèle de mail pour en créer un nouveau.
Dans le menu latéral à droite, renseignez le Nom du modèle, la langue (Français ou Anglais), et si le modèle concerne les factures ou les devis. Un certain nombre de variables sont disponibles en bas à droite, pour personnaliser le contenu de votre mail.
Assurez-vous d'Enregistrer votre nouveau modèle, une fois les modifications terminées.
Fonctionnement des variables
Pour que le nom du client à qui vous envoyez une facture ou un devis soit automatiquement mis à jour dans le mail que vous lui envoyez, il vous suffit de renseigner #######{{client}} (ou une autre variable entre deux accolades) dans le corps du texte de votre modèle :
Bonjour #######{{client}},
Vous trouverez ci-joint le devis N° #######{{numéro}} de l'entreprise Beatlejuice, dont le montant s'élève à #######{{montant_ht}} €. Il reste valide jusqu’au 05/01/2024.
Merci de votre confiance !
L'équipe de Beatlejuice.
Factures récurrentes
Lorsque vous créez un abonnement, vous pouvez choisir plusieurs modes de finalisation. Si vous sélectionnez le mode L'abonnement crée une facture et l'envoie par e-mail, l'e-mail est envoyé automatiquement avec la facture à chaque échéance.
Cliquez sur Editer le modèle de mail afin de créer un mail personnalisé ou sélectionner un modèle pré-enregistré.