Afin de simplifier votre gestion des ventes, nous vous permettons d'envoyer vos factures et devis directement depuis Pennylane.
Sommaire
Envoyer un devis ou une facture par email
Dans Pennylane, cliquez sur Ventes.
Cliquez ensuite sur Factures de vente ou Devis.
Sélectionnez la facture ou le devis pour ouvrir le panneau latéral, puis sur Envoyer, en haut à droite.
Personnalisez si besoin votre email. Vous pouvez :
Choisir un modèle de mail, préalablement configuré depuis vos paramètres de facturation ;
Personnaliser l'objet et le corps de l'email que vous souhaitez envoyer ;
Ajouter, modifier ou supprimer des destinataires. Ce champs est rempli par défaut en utilisant les emails associés à vos clients ;
Ajouter une annexe, qui apparaitra en pièce jointe de l'email.
Une fois la personnalisation finalisée, cliquez sur Envoyer en haut à droite.
💡 Votre client reçoit un mail de l'adresse invoices@invoicing.pennylane.com avec la facture au format PDF en pièce jointe.
Il peut alors cliquer sur le bouton Payer la facture dans le mail pour procéder au règlement par e-virement, ou sur Payer maintenant dans le PDF joint.
Effectuer une relance
Suivez la même procédure pour envoyer une relance. Nous vous conseillons de créer un modèle de mail dédié aux relances de paiement, avec un message plus adapté.
💡 Vous pouvez aussi créer des séquences de relance pour relancer automatiquement vos clients à des échéances précises.
Vérifier si votre e-mail a bien été ouvert
Toujours dans Ventes, cliquez ensuite sur Factures de vente ou Devis.
Dans le volet latéral qui s'affiche, cliquez sur l'onglet Activités.
Vous y retrouverez les activités liés à la facture ou le devis, y compris le détail de l'envoi, de la réception et de l'ouverture du mail.
Configurer un modèle de mail
Dans Pennylane, cliquez sur Paramètres (roue crantée), puis sur Facturation clients.
Cliquez ensuite sur le bouton Ajouter un modèle de mail pour en créer un nouveau.
Dans le menu latéral à droite, renseignez le Nom du modèle, la langue (Français ou Anglais), et si le modèle concerne les factures ou les devis. Un certain nombre de variables sont disponibles en bas à droite, pour personnaliser le contenu de votre mail.
Assurez-vous d'Enregistrer votre nouveau modèle, une fois les modifications terminées.
Fonctionnement des variables
Pour que le nom du client à qui vous envoyez une facture ou un devis soit automatiquement mis à jour dans le mail que vous lui envoyez, il vous suffit de renseigner {{client}} (ou une autre variable entre deux accolades) dans le corps du texte de votre modèle :
Bonjour {{client}},
Vous trouverez ci-joint le devis N° {{numéro}} de l'entreprise Beatlejuice, dont le montant s'élève à {{montant_ht}} €. Il reste valide jusqu’au 05/01/2024.
Merci de votre confiance !
L'équipe de Beatlejuice.
Programmer l'envoi par mail de vos factures récurrentes
Lorsque vous créez un abonnement, vous pouvez choisir plusieurs modes de finalisation. Si vous sélectionnez le mode L'abonnement crée une facture et l'envoie par email, l'e-mail est envoyé automatiquement avec la facture à chaque échéance.
Cliquez sur Editer le modèle de mail afin de créer un mail personnalisé ou sélectionner un modèle pré-enregistré.