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Visualiser et exporter un Grand livre

COMPTABILITÉ - Analysez vos comptes, effectuez des actions en masse et exportez vos écritures via le Grand livre.

📖 Cet article explique comment exporter les écritures affichées dans le Grand livre, au format XLS ou PDF. Pour exporter les écritures d’un seul journal au format CSV, accédez au menu Saisie > module Journaux, puis ouvrez le journal concerné et cliquez sur Exporter.

Le Grand livre est accessible :

  • Depuis l’interface COMPTABILITÉ : menu Révision > module Grand livre.

  • Depuis l’interface GESTION : menu Comptabilité> module Grand livre.

⚠️ Dans l’interface GESTION, le Grand livre est disponible à partir du plan Premium.

Un affichage personnalisable pour mieux analyser vos écritures

Le Grand-livre bénéficie d’une interface qui vous permet de choisir entre plusieurs mises en page grâce au bouton Personnaliser la mise en page.

Vous pouvez choisir entre trois vues :

  • Vue par défaut : structure classique d’un grand livre PDF, avec regroupement par classes, sous-classes et comptes comptables.

  • Vue groupée par compte : affichage synthétique, groupé par compte, utile pour visualiser rapidement les soldes et cibler les comptes à réviser.

  • Vue en liste : chaque ligne d’écriture est affichée individuellement avec son compte associé (ce mode reprend l’affichage de l’ancien grand livre).

💡Utilisez la Vue en liste pour retrouver un affichage proche de celui de l’ancien Grand-livre.

Comprendre la différence entre le Grand-livre et les balances détaillées

Les balances détaillées affichent les écritures liées à un seul compte comptable. Elles sont accessibles depuis la balance générale.

Le Grand-livre rassemble toutes les écritures, tous comptes confondus, et permet de réaliser des actions en masse (catégorisation, lettrage, etc.).

Analyser vos comptes dans le Grand livre

Utilisez les options suivantes pour ajuster votre affichage ou affiner votre analyse :

  • Mise en page : via l'icône à droite du bouton Personnaliser, sélectionnez le mode d’affichage qui correspond à vos besoins (par défaut, groupé par compte ou en liste).

  • Affichage : cliquez sur Personnaliser en haut à droite pour choisir les colonnes visibles.

  • Filtres : par compte, libellé, date, journal, lettrage, taux de TVA, débit, crédit, catégorie analytique, etc.

  • Vues rapides : accédez directement aux grands livres clients, fournisseurs, charges, produits ou autres comptes spécifiques grâce à la barre supérieure.

Vous pouvez également ajuster la largeur d'une colonne : placez votre curseur entre deux en-têtes de colonnes puis faites-le glisser pour l'agrandir ou la réduire. C'est notamment utile pour la colonne Solde, qui peut déborder de l'écran selon la configuration d'affichage.

ℹ️ Le statut « Pré-traité » d'une transaction ou d'une facture n'est pas visuellement distingué du statut « Traité » dans le Grand livre. Cette distinction n'est disponible que dans les pages de saisie (menu Saisie > Transactions et Factures d'achat). Pour vérifier si une écriture est encore au statut Pré-traité, consultez directement ces pages plutôt que le Grand livre.

Visualiser les écritures des exercices ouverts

Tant qu'un exercice n'est pas clôturé, les à-nouveaux ne sont pas encore générés. Pour visualiser les écritures des exercices antérieurs non clôturés depuis le Grand livre :

  • Ouvrez le menu Révision > Grand livre.

  • Dans les filtres, activez Exercices ouverts.

  • Les écritures des exercices antérieurs non clôturés apparaissent avec un logo bleu.

💡 C'est particulièrement utile pour lettrer une écriture N-1 avec une écriture N (facture émise en N-1, encaissée en N) ou pour justifier un solde intermédiaire avant clôture.

⚠️ Ces écritures ne constituent pas des AN. Elles ne seront regroupées en écriture d'à-nouveau qu'à la clôture de l'exercice précédent, si l'option Générer les à-nouveaux est cochée.

📖 Voir Générer les à-nouveaux et Utiliser la balance générale.

Ce que vous pouvez faire depuis le Grand livre

Le Grand livre permet de réaliser plusieurs actions directement sur vos écritures :

  • Réimputer une ou plusieurs écritures dans un autre compte,

  • Lettrer automatiquement les comptes clients ou fournisseurs, en masse,

  • Identifier rapidement les soldes inhabituels ou incohérents,

  • Afficher les catégories analytiques en cliquant sur Personnaliser > Catégorie,

  • Préparer vos exports à partir de la période et des filtres de votre choix.

  • Catégoriser en masse : sélectionnez plusieurs lignes d'écriture (par exemple sur des comptes de charges ou de produits) et appliquez-leur une catégorie analytique en une seule opération.

Exporter un Grand livre

Les données exportées seront celles qui apparaissent à l'écran en fonction des filtres appliqués éventuels.

Sélectionner la période

  1. Cliquez sur Exercice en haut à gauche.

  2. Sélectionnez un exercice ou cliquez sur Dates personnalisées pour définir une période précise.

  3. Cliquez sur Appliquer.

Sélectionner les données à exporter

Utilisez la barre de recherche et les différents filtres (Journaux, Date, Lettrage, Débit, Crédit) pour faire apparaître les données de votre choix.

Vous pouvez également sélectionner les comptes ou les classes de comptes à inclure. Si vous laissez le champ Comptes vide, tous les comptes sont intégrés à l’export.

  • Pour obtenir la date de saisie d'une écriture (différente de la date comptable), il faut passer par un export Excel : soit journal par journal (export CSV depuis Saisie > Journaux), soit pour l'ensemble des journaux d'une période en une seule fois via Saisie > Grand livre, en ajoutant la colonne correspondante à l'export. Une fois le fichier Excel obtenu, il est possible de trier les lignes par journal pour retrouver les écritures de chaque journal avec leur date de saisie.

  • Il n'est pas possible, à ce jour, d'exporter tous les journaux d'un coup depuis le module Saisie > Journaux (l'export s'y fait journal par journal) ; le Grand livre reste la seule voie pour une vue consolidée en un seul export.

Choisir le format d'export

Vous pouvez soit copier la vue actuelle dans un tableur soit exporter le grand livre au format Excel ou PDF.

  1. Cliquez sur Exporter.

  2. Sélectionnez le format XLS ou PDF.

  3. Si nécessaire, choisissez le modèle à utiliser pour l'analytique :

    • En ligne : les lignes sont dupliquées par catégorie.

    • En colonne : les colonnes sont dupliquées par catégorie et la colonne Poids permet de pondérer chaque catégorie.

    Dans la vue Grand Livre analytique de l'application, lorsqu'une facture est répartie sur plusieurs catégories (par exemple 50 % / 50 %), le montant total de la facture s'affiche pour chaque catégorie, au lieu du montant proportionnel : il s'agit d'une amélioration prise en compte par notre équipe produit. Toutefois, les données enregistrées restent correctes : le compte de résultat analytique et l'export au format analytique en lignes affichent bien les montants proportionnels.

    • Contournement : privilégier l'export Excel plutôt que la vue à l'écran

    ⚠️ L'ordre d'apparition des familles de catégories dans les colonnes peut également varier d'un export à l'autre. Il n'est pour l'heure pas possible de figer cet ordre : si vous exploitez ces exports dans un outil externe (tableur, outil de reporting), réordonnez les colonnes manuellement après chaque export.

  4. Cliquez sur Confirmer et préparer l'export.

Pour l'export PDF, vous pouvez sélectionner les colonnes à afficher (par exemple le numéro de pièce ou le numéro de facture) et masquer certains éléments pour alléger la lecture, comme la date d'échéance des factures. Pour l'export Excel, l'interface vous permet d'ajouter des colonnes et d'en modifier l'ordre par glisser-déposer ; le nombre de colonnes affichées par défaut a également été réduit, passant de 24 à 10 colonnes, pour une meilleure lisibilité.

✍️ Pour un export au format PDF, vous pouvez personnaliser certaines informations affichées dans le fichier : choisir d'afficher le numéro de pièce ou le numéro de facture, et ajouter la colonne Échéance.

⚠️ Cette personnalisation concerne uniquement les exports PDF du Grand livre. Elle n'est pas disponible pour les exports XLS, ni pour les exports de Balance Générale, Balance Auxiliaire ou Journaux. La configuration choisie n'est pas sauvegardée entre deux exports.

✍️ Analytique avancée : lorsque vous exportez votre Grand livre avec l'analytique avancée activée, le fichier généré inclura non seulement le libellé de chaque catégorie mais aussi son code analytique associé.

L'intégration de cette couche supplémentaire d'information vient faciliter l'analyse financière et la réconciliation comptable. (Pour plus d'informations sur l'utilisation de l'analytique avancée, veuillez consulter notre article sur le sujet.)

Limitation connue de l'export PDF : lorsqu'une écriture comporte un libellé de ligne, c'est ce libellé qui s'affiche dans le PDF à la place du libellé de pièce. Le rendu du PDF peut donc différer de ce que vous voyez dans l'interface. Pour une révision qui nécessite les deux informations, privilégiez l'export XLS.

Astuce révision : l'export au format XLS restitue le libellé de pièce et le libellé de ligne dans des colonnes séparées. Vous pouvez ainsi trier, filtrer et retraiter vos données (formules, tableaux croisés dynamiques, largeurs de colonnes ajustables), ce que ne permet pas un PDF au format fixe.

Compter les lignes d’écritures d’un dossier

Pennylane n’affiche pas le nombre total de lignes d’écritures d’un dossier.

Pour obtenir ce nombre dans Excel :

  1. Sélectionnez la période et les filtres à appliquer dans le Grand livre.

  2. Exportez le Grand livre au format XLS.

  3. Dans Excel, utilisez la fonction NBVAL sur une colonne renseignée pour chaque écriture.

  4. Retirez la ligne d’en-tête du résultat si vous l’avez incluse dans la plage.

Point de vigilance : le résultat dépend de la période et des filtres appliqués avant l’export. Vérifiez également si le fichier contient des lignes de regroupement ou de total avant d’utiliser NBVAL.

Vous pouvez également consulter le nombre d'écritures par journal depuis le menu Saisie > Journaux, ce qui vous donnera une vue par journal comptable.

Exporter un Grand livre fournisseur ou client

Pour exporter un Grand livre fournisseur :

  1. Saisissez 401 dans le champ Comptes.

  2. Sélectionnez Comptes démarrant par 401.

  3. Pour exporter uniquement les écritures non lettrées, activez le filtre Lettrage > Non lettré.

Vous pouvez également vous placer sur le Grand livre fournisseur en allant dans Révision > Grand livre > Fournisseurs puis cliquer sur Exporter.

Pour exporter un Grand livre client :

  1. Saisissez 411 dans le champ Comptes.

  2. Sélectionnez Comptes démarrant par 411.

Vous pouvez faire le même export pour les clients en allant dans Révision > Grand livre > Clients puis cliquer sur Exporter.
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Exporter depuis l’interface Comptabilité

  1. Accédez au menu Révision > module Grand livre.

  2. Sélectionnez la vue rapide Fournisseurs ou Clients.

  3. Ouvrez le filtre Lettrage.

  4. Sélectionnez Non lettré, Partiellement lettré, ou les deux options selon votre besoin.

  5. Cliquez sur Confirmer.

  6. Vérifiez les écritures affichées.

  7. Cliquez sur Exporter.

  8. Sélectionnez le format XLS ou PDF, puis préparez l’export.

Exporter depuis l’interface Gestion

  1. Accédez au menu Rapports comptables > module Grand livre.

  2. Sélectionnez Fournisseurs ou Clients.

  3. Ouvrez le filtre Lettrage.

  4. Sélectionnez Non lettré, Partiellement lettré, ou les deux options selon votre besoin.

  5. Cliquez sur Confirmer.

  6. Cliquez sur Exporter.

  7. Sélectionnez le format XLS ou PDF, puis préparez l’export.

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