Vous pouvez importer des écritures comptables catégorisées selon plusieurs catégories grâce à l'introduction d'un nouveau champ dans le module d'import : Identifiant de ligne.
L'identifiant de ligne permet à l’utilisateur d’identifier manuellement les lignes d’importation dupliquées qui font référence à la même écriture.
✍️ Effectuer un import multi-analytique peut nécessiter des retraitements de votre fichier Excel. Nous vous donnons des astuces dans cet article.
Retraiter le fichier
Écriture d’origine (CEGID)
Prenons un exemple concret d'un export provenant de CEGID Expert.
Les catégories analytiques sont identifiées dans la colonne Section analytique.
Ici, il y a deux catégories analytiques qui appartiennent à deux familles distinctes.
Sur Pennylane, cela se traduit ainsi :
Famille de Catégorie | Catégorie |
Pays | France |
Ville | Paris |
Distinguer Familles de catégories et Catégories
Il convient donc d'ajouter une colonne Famille de catégories à votre fichier Excel et de séparer les deux catégories en deux éléments.
Dans le fichier, une ligne ne peut contenir qu'une seule catégorie. S'il y a deux catégories distinctes, comme c'est le cas dans notre exemple, il faut donc dupliquer la ligne d'écriture afin d'affecter une catégorie à chacune. Si nous avions eu 3 catégories, nous aurions dû ajouter deux lignes supplémentaires à la ligne initiale ...
⚠️ Attention toutefois car une ligne ne peut avoir plusieurs catégories appartenant à une même famille, cela générerait une erreur lors de l'import. Par exemple ici, une même ligne d'écriture ne pourrait être catégorisée 'Paris' et 'Lyon' car ces deux catégories appartiennent à la famille 'Ville'.
💡 Conseils Excel :
Filtrez sur toutes les lignes dont la cellule analytique est remplie ;
Ajoutez une colonne Famille de catégories ;
Remplissez toutes les cellules avec l’une des familles (Ex PAYS) à l'aide des formules =GAUCHE() ou =DROITE() ;
Dupliquez toutes les lignes à la fin du fichier après une ligne vide (pour bien distinguer le duplicata) ;
Remplacez toutes les cellules avec la 2ème famille (Ici VILLE) sur les lignes dupliquée ;
Supprimez la colonne concernant “la ville” au niveau des lignes initiales ;
Supprimez la colonne concernant “le pays” au niveau des lignes dupliquées ;
Supprimez la ligne vide évoquée plus haut.
Identifier les identifiants de ligne
Afin de ne pas créer des écritures en doublon suite aux lignes dupliquées, il est nécessaire de regrouper les lignes dupliquées grâce à un identifiant de ligne.
Ajoutez une colonne "Identifiant de ligne" à votre fichier Excel.
Comptes auxiliaire et libellé de compte
S’assurer que les comptes auxiliaires soient bien identifiés dans la colonne "Numéro de compte". sur une colonne (Ex: 401FOURNISSEURX, 411CLIENTY ...). Autrement, vous risquez de retrouver tous les achats dans le compte générique 401.
💡 Conseil Excel : Utilisez la formule =CONCATENER()
💡 Comment cela ressort-il dans Pennylane ?
Balance générale: seuls les comptes 401 et 411 ressortent
Balances auxiliaires: les comptes auxiliaires ressortent (401UBER, 401PENNYLANE ...)
Votre fichier est désormais prêt à être importé !
Importer le fichier
Accédez au menu Saisie > module Imports, puis cliquez sur Importer un fichier en haut à droite de l’écran et sélectionnez Écritures.
Sur la page qui s’ouvre, vous pouvez télécharger la trame Pennylane. Elle contient les colonnes et les formats attendus pour limiter les erreurs d’import.
📖 Voir article Importer des écritures
Résultat post import
Vous pouvez voir les éléments importés dans le grand livre analytique.
📖 Voir article Analyser vos comptes avec les catégories analytiques
Puis vous pouvez exporter le grand livre analytique soit en ligne soit en colonne, et au format que vous souhaitez (Excel, PDF).
💡 Les erreurs analytiques proviennent généralement d’une famille ou d’une catégorie absente, d’un libellé ne correspondant pas exactement à celui configuré, d’une famille non renseignée, d’une incohérence entre le code analytique et le nom de la catégorie, ou de plusieurs catégories appartenant à une même famille sur une seule écriture.
💡Lors de l'import du fichier d'écritures, si une famille ou une catégorie du fichier n'existe pas encore dans Pennylane, elle est créée automatiquement, sans paramétrage préalable nécessaire. Seule contrainte : le code analytique, colonne optionnelle, doit rester cohérent avec les catégories déjà existantes, sous peine de bloquer l'import.
Exemple d'un export de Grand livre en ligne:
📖 Voir article Visualiser et exporter un grand livre
Pour aller plus loin