Grâce à la catégorisation analytique, Pennylane vous offre une visibilité à 360° sur la santé financière de votre entreprise. Vous pouvez ainsi catégoriser vos transactions ou vos factures selon différentes catégories que vous personnalisez.
Créer et modifier des catégories
Vous pouvez faire de la catégorisation analytique avec les catégories créées par défaut sur Pennylane, dans la famille Types de dépenses/revenus. Ce sont des catégories de base comprenant revenus, frais bancaires, salaires, etc.
Vous pouvez créer des catégories supplémentaires dans l’onglet Catégories des paramètres :
Remplissez le nom de la nouvelle catégorie.
Cliquez sur Créer pour enregistrer cette nouvelle catégorie.
Vous avez différentes façons d'apporter des modifications à votre catégorie :
Changez le nom ou le type d’une catégorie en cliquant sur le crayon qui s’affiche lorsque vous y passez la souris.
Supprimez une catégorie en cliquant sur la poubelle qui se trouve à côté du crayon.
Catégoriser des transactions
Dans Pennylane, rendez-vous sur le module Transactions.
Localisez la ligne de la transaction que vous souhaitez catégoriser.
Déplacez votre curseur sur cette même ligne jusqu’à ce qu’il soit sous la colonne Catégories.
Cliquez sur le + qui s’affiche alors.
Recherchez ensuite la ou les catégories souhaitées en tapant leur nom dans le champ de recherche, puis cliquez sur Confirmer la sélection.
Vous ne trouvez pas ce que vous cherchez ? Créez une nouvelle catégorie directement en tapant son nom puis en cliquant sur Créer. Il ne vous reste plus qu’à choisir sa famille et son type.
✍️ Si vous vous êtes trompé sur votre affectation, supprimez-là simplement en cliquant sur la croix située à côté de la catégorie.
Vous pouvez également rajouter une catégorie depuis le panneau latéral :
Catégoriser des factures
De la même façon, vous pouvez catégoriser vos factures :
Rendez-vous dans le module Achats ou Ventes.
Localisez la facture que vous souhaitez catégoriser.
Déplacez votre curseur sur cette même ligne jusqu’à ce qu’il soit sous la colonne Catégories.
Cliquez sur le + qui s’affiche alors.
Recherchez ensuite la ou les catégories souhaitées en tapant leur nom dans le champ de recherche, puis cliquez sur Confirmer la sélection.
Vous ne trouvez pas ce que vous cherchez ? Créez une nouvelle catégorie directement en tapant son nom puis en cliquant sur Créer. Il ne vous reste plus qu’à choisir sa famille et son type.
Si vous vous êtes trompé sur votre affectation, supprimez-là simplement en cliquant sur la croix située à côté de la catégorie.
⚠️ La catégorie affectée à une transaction se déverse automatiquement sur la transaction qui lui est réconciliée.
Exemple : vous affectez la catégorie Équipement à une transaction puis vous réconciliez cette transaction avec sa facture. La facture adoptera automatiquement la catégorie analytique de cette transaction : elle sera donc catégorisée dans la famille Équipement.
Attention, ce déversement automatique ne fonctionne pas lorsque la transaction est réconciliée avec plusieurs factures. De même, si la transaction et la facture ont été catégorisées au préalable, alors la réconciliation ne changera pas l’affectation que vous avez faite.
Modifier la pondération des catégories
Lorsque vous attribuez plusieurs catégories à une même transaction (ou facture), Pennylane vous propose de déterminer leur pondération.
Toujours dans le module Transactions (ou Achats / Ventes, c’est selon) de Pennylane, cliquez sur la transaction (ou facture) choisie (ailleurs que sur le + mentionné précédemment, cela dit).
Un volet apparaît à droite. Dans la section Catégories, ajoutez les catégories d’affectation de votre transaction si ce n’est pas déjà fait. Si vous ajoutez plus d’une catégorie à cette étape, la fenêtre analytique apparaît automatiquement.
Cliquez ensuite sur les … (Plus d’actions) en face de Catégories puis cliquez sur Ajuster les pourcentages.
Dans la fenêtre qui apparaît, déplacez le curseur de pondération pour modifier l’affectation. Vous pouvez également attribuer le pourcentage (%) ou le montant souhaité (€) directement dans les champs de chaque catégorie.
Avez vous remarqué ? Vous pouvez, ici aussi, ajouter des catégories analytiques.
💡 Vous pouvez supprimer une affectation en cliquant sur la croix rouge qui se trouve à droite sur la ligne de la catégorie.
Utiliser les filtres de catégories
Filtrez vos transactions et factures en fonction des catégories qui leur sont attribuées :
Dans votre module Transactions ou Achats, cliquez sur le filtre Catégories.
Sélectionnez la ou les catégories à faire remonter. Si elles n’apparaissent pas, tapez leurs noms dans la barre de recherche du filtre.
Sélectionnez "Intersection (et)" (plusieurs catégories sont attribuées à une seule transaction) ou "Union (ou)" (une seule catégorie est attribuée par transaction).
Cliquez sur Appliquer.
Et voilà ! Vous pouvez voir toutes les transactions ou factures affectées à une et/ou plusieurs catégories renseignées.
💡 Les filtres vous permettent également d’identifier rapidement les factures et transactions non catégorisées (et vous évitent d’être régulièrement rappelé à l’ordre par votre comptable).