Pour accéder au centre de règles, allez dans le menu Paramètres, puis cliquez sur Centre de règles. Ainsi vous pouvez :
Créer des règles de traitement automatique pour les transactions bancaires à partir de leurs mots-clés ;
Créer des règles de traitement automatique pour les factures à partir de leurs tiers ;
Importer et exporter vos règles.
⚠️ Si des règles entrent en conflit avec une affectation existante, les priorités suivantes s'appliquent :
L'affectation manuelle est prioritaire sur les règles ;
La règle la plus récente est prioritaire sur la règle la plus ancienne ;
La règle est prioritaire sur l'affectation par intégration (frais Stripe, Qonto...).
✍️ Les règles ne s'appliquent pas aux exercices clos ou figés. Les règles n'appliquent pas d'affectation comptable aux transactions et factures Traité, seulement les catégories.
Règles de transactions
Les règles de transactions permettent de comptabiliser automatiquement des transactions bancaires à partir de mots-clés compris dans les libellés, vous faisant gagner ainsi un temps précieux dans vos travaux de saisie. Les règles de transactions ne s'appliquent évidemment qu'aux transactions.
Créer une règle de transactions
✍️ Vous pouvez créer une règle d'automatisation à partir d'une transaction bancaire depuis le module Transactions. Vous serez alors ramené vers le centre de règles. Voir article Traitement des transactions bancaires
Depuis le centre de règles, cliquez sur + Nouvelle règle en haut à droite. Paramétrez ensuite votre règle :
Donnez un nom à la règle ;
Renseignez les conditions sur les mots-clés, montants et/ou comptes bancaires ;
Précisez l’affectation comptable (contrepartie du 512) et la TVA ;
Ajoutez éventuellement une ou plusieurs catégories analytiques ;
Marquez le justificatif comme requis ou facultatif côté dirigeant ;
Choisissez ou non de traiter automatiquement les transactions impactées par votre règle : par défaut, toutes les transactions bancaires traitées par une règle d'automatisation passent en statut Pré-traitées. Cochez la case Outrepasser la vérification manuelle pour cette règle si vous souhaitez qu'elles soient automatiquement traitées.
Évitez une affection accidentelle massive : procédez à la vérification manuelle des transactions existantes. Pennylane recherche toutes les transactions impactées par la règle, vous pouvez, si vous le souhaitez, les vérifier avant de valider la création de votre règle.
Si vous désactivez la règle, tous les paramètres enregistrés par défaut seront supprimés.
💡 Sur tous les dossiers, des règles sont créées par défaut pour les catégories analytiques génériques (par exemple : Transport).
📖 Quel impact côté Gestion ?
Une transaction bancaire traitée par une règle d'automatisation ne passe pas en statut Justifiée côté Gestion (anciennement Dirigeant). En indiquant le justificatif comme facultatif, la transaction passe automatiquement en statut Justifié.
Suggestions de règles de transactions
Les suggestions de règles de transactions sont créées lorsqu’une réimputation en masse (au moins 2 transactions) est effectuée depuis un compte 471 vers un autre compte depuis les pages :
Transactions
Balance détaillée
Grand-Livre
Journaux
Feuilles maîtresses
Les suggestions de règles s’affichent en mode plein écran sur une page dédiée accessible depuis :
Une bannière amovible sur la page Transactions ;
Une bannière amovible sur la Balance détaillée, seulement depuis un compte 471 ;
Une bannière non amovible sur le Centre de règles ;
Une bannière non amovible dans la modale détaillant le taux d’automatisation depuis la vue Entreprises du cabinet ;
Un badge sur les comptes 471 dans le Grand-Livre.
✍️ La bannière apparaît uniquement s’il existe des suggestions de règles de transactions. De plus, elle n‘est visible que des utilisateurs comptables tout comme les suggestions de règles.
Depuis la page d’affichage des suggestions de règles de transactions, vous pouvez :
Valider une ou plusieurs suggestions de règles en masse ;
Rejeter une ou plusieurs suggestions de règles en masse ;
Modifier une suggestion de règle en cliquant dessus pour en afficher le détail.
💡 Les suggestions de règles de transactions sont ordonnées par impact décroissant.
Pour chaque suggestion de règle, vous pouvez également visualiser depuis le détail :
Le nombre de transactions déjà traitées qui auraient pu être traitées grâce à cette règle ;
Le nombre de transactions en attente de traitement qui seraient traitées grâce à cette règle ;
Un sigle Attention, si on constate que d’autres transactions traitées ont une contrepartie différente que celle suggérée dans la règle.
✍️ L’impact potentiel affiché dans le tableau est une estimation, le calcul se fait une fois par semaine contrairement à l’impact visible dans le détail de la règle qui correspond au chiffre en temps réel.
Règles de factures
Les règles de factures vous permettent d'enregistrer des paramètres par défaut pour les tiers : comptes de charges/produits, taux de TVA, catégorie analytique.
Les règles de factures ne s'appliquent évidemment qu'aux factures.
Créer une règle de factures
Dans le menu Paramètres de Pennylane, cliquez sur Centre de règles.
Allez sur l’onglet Règles de factures, puis cliquez sur + Nouvelle règle en haut à droite.
Paramétrez ensuite votre règle.
Vous pouvez également activer, désactiver, modifier ou supprimer vos règles depuis l’onglet Règles de factures.
En cliquant sur un tiers, vous accédez aux paramètres du tiers que vous pouvez modifier/compléter.
📖 Voir article Gérer les tiers dans Pennylane.
⚠️ L'affectation d'une catégorie analytique par défaut est possible uniquement depuis le centre de règles.
Suggestion de règles de factures
Lorsque vous faites des catégorisations et des affectations en masse, Pennylane vous propose désormais de créer une règle reprenant les critères de l’action que vous venez d’effectuer.
Cliquez sur Créer une règle puis suivez les instructions ci-dessus si vous souhaitez modifier ou préciser certains paramètres.
Une fois votre nouvelle règle enregistrée (félicitations !), vous pouvez cliquer sur Voir la règle et la vérifier si vous le jugez nécessaire.
Import et export de règles
L'import et l'export des règles sont possibles sous format CSV/XLS pour partager facilement les règles entre les différentes sociétés d'une même entreprise. Vous pouvez :
Importer des règles de transactions avec tous leurs paramètres (mots-clés, contrepartie, analytique...).
Importer des règles fournisseurs/clients avec tous leurs paramètres (contrepartie, analytique, IBAN, coordonnées...)
Créer automatiquement les paramètres associés à ces règles s'ils n'existent pas encore (contrepartie, tags...)
Sauvegarder les modèles de mapping des imports pour gagner du temps sur les imports récurrents.