Nachdem Sie Ihre Kunden- oder Lieferantenrechnungen importiert haben, können Sie diese mit den Transaktionen verknüpfen, die in Ihrer Pennylane-Oberfläche angezeigt werden. In der Buchhaltung wird dies als Rechnungsabgleich bezeichnet. Betrachten Sie den Abgleich als eine zuverlässige Methode, um Ein- und Auszahlungen nachzuverfolgen.
💡Dieser Artikel erklärt, wie man von einer Rechnung ausgeht und hilft Ihnen, die zugehörige(n) Transaktion(en) zu finden, um die Zahlung zu bestätigen. Sie können auch mit einer Transaktion beginnen und eine oder mehrere Rechnungen hinzufügen (FR), um den Vorgang zu begründen.
Voraussetzungen
Um Transaktionen mit Ihren Rechnungen zu verknüpfen, müssen Sie:
Pennylane mit Ihren Bankkonten verbinden (FR), damit Transaktionen automatisch in Pennylane erscheinen.
Rechnungen in Pennylane importieren, entweder indem Sie sie von Ihrem Computer oder Smartphone hinzufügen (FR) oder indem Sie automatische Rechnungsimporte einrichten (FR).
Informationen zum Rechnungsabgleich
Funktionsweise
Rechnungsabgleich bedeutet, dass jede Transaktion, die eine buchhalterische Begründung erfordert, mit der zugehörigen Rechnung abgeglichen wird. Wenn Sie bereits Zahlungseingänge mit Kontoauszügen vergleichen oder eine Excel-Übersicht zur Verfolgung Ihrer Rechnungen führen, führen Sie bereits einen Abgleich durch.
Warum das wichtig ist
Der Abgleich ermöglicht es Ihnen, alle Transaktionen zu begründen und gleichzeitig Kundenzahlungen und Lieferantenzahlungen genau verfolgen. Die Verknüpfung von Rechnungen mit Transaktionen hilft Ihrem Buchhalter auch bei der Erstellung Ihrer Erklärungen (z.B. Umsatzsteuer und Jahresabschlüssen). Es ist eine bewährte Praxis.
Eine Lieferantenrechnung mit einer oder mehreren Zahlungen abgleichen
Sie können eine einzelne Zahlung mit einer Rechnung verknüpfen oder mehrere Zahlungen einer Rechnung zuordnen. Bei Bedarf können Sie auch mehrere Rechnungen mit einer einzelnen Zahlung verknüpfen. Der Ablauf ist in beide Richtungen ähnlich.
So verknüpfen Sie eine Rechnung mit einer oder mehreren Zahlungen:
Gehen Sie zu Einkäufe > Lieferantenrechnungen.
Klicken Sie auf die Rechnung, die Sie abgleichen möchten.
Falls noch nicht geschehen, klicken Sie in den Rechnungsdetails auf Bezahlt.
Klicken Sie in der Zeile Zahlung auf das Lupensymbol, um nach einer Transaktion zu suchen.
Verwenden Sie die Suche und die Filter, um die Transaktionen zu finden, die sich auf Ihre Lieferantenrechnung beziehen.
Wählen Sie die entsprechende(n) Transaktion(en) aus.
Klicken Sie unten auf der Seite auf Abgleichen.
Die abgeglichenen Zahlung(en) werden nun in den Rechnungsdetails angezeigt und das Feld Bezahlt ist aktiviert, sofern der verbleibende Restbetrag null ist.
Sonderfälle: Zahlungspläne
Der Tilgungsplan dient als Beleg für jede zugehörige Abbuchung. Laden Sie den Plan in Pennylane hoch und verknüpfen Sie ihn mit allen Rückzahlungstransaktionen.
✍️ Wenn Sie nicht für jede Abbuchung eine Rechnung erhalten, dient die jährliche Beitragsabrechnung als Rechnung.
Eine Kundenrechnung mit einem oder mehreren Zahlungseingängen abgleichen
So verknüpfen Sie eine Rechnung mit einem oder mehreren Zahlungseingängen:
Gehen Sie zu Verkäufe > Kundenrechnungen.
Klicken Sie auf die Rechnung, die Sie abgleichen möchten.
Klicken Sie in der Zeile Zahlung auf das Lupensymbol, um nach einer Transaktion zu suchen.
Verwenden Sie die Suche und die Filter, um die zu Ihren Kundenrechnungen gehörenden Zahlungseingänge zu finden.
Wählen Sie die entsprechende(n) Transaktion(en) aus.
Klicken Sie unten auf der Seite auf Abgleichen.
Die abgeglichenen Zahlungseingänge werden nun in den Rechnungsdetails angezeigt, und das Feld Bezahlt ist aktiviert, sofern der verbleibende Restbetrag null ist.
Einen vorgeschlagenen Abgleich annehmen oder ablehnen
Wenn Pennylane erkennt, dass die Details einer Zahlung (Ein- oder Auszahlung) mit denen einer Rechnung (Kunde oder Lieferant) übereinstimmen, kann ein Abgleich vorgeschlagen werden.
In Einkäufe oder Verkäufe Modul werden Rechnungen mit einem Vorschlag am Ende der Zeile mit einem blauen Symbol gekennzeichnet (Doppelpfeile).
So akzeptieren oder lehnen Sie einen Vorschlag ab:
Suchen Sie Rechnungen mit einem blauen Symbol.
Klicken Sie auf eine Rechnung, um den vorgeschlagenen Abgleich zu prüfen.
Bestätigen oder lehnen Sie den Vorschlag über die entsprechende Schaltfläche ab.
💡 Die Vorschläge berücksichtigen Lieferant, Betrag und Datum. Bei Transaktionen, die einander sehr ähnlich sind (z. B. Abonnements), können die Vorschläge weniger relevant sein als bei eindeutig unterschiedlichen Transaktionen.
Nächste Schritte
🎓 Lernen Sie mehr über das Transaktionsmanagement in unserem Kurs auf der Pennylane Academy (FR).
Den Abgleich für Kundenrechnungen automatisieren
Wenn Sie das Pennylane Geschäftskonto, die API von Stripe oder einen Dienst wie GoCardless verwenden, können Sie Zahlungseingänge automatisch mit Ihren Rechnungen verknüpfen, um Zeit zu sparen.
Weitere Informationen finden Sie im Artikel Automatisierung des Abgleichs Ihrer Kundenrechnungen (FR).
Den Abgleich für Lieferantenrechnungen automatisieren
Sie können Pennylane verwenden, um Lieferantenrechnungen zu bezahlen, die Sie in Pennylane importiert haben. Aktivieren Sie dazu Ihr Pennylane Geschäftskonto (FR), das über den Basic-Plan verfügbar ist.
Sie können Pennylane auch mit Qonto verbinden (FR), um Ihre Rechnungen direkt aus Pennylane mit dem Guthaben Ihres Qonto-Geschäftskonto zu bezahlen. Das entspricht dem Bezahlen mit Qonto, ohne Pennylane zu verlassen.
In beiden Fällen werden Lieferantenrechnungen, die aus Pennylane bezahlt werden, automatisch mit den entsprechenden Transaktionen abgeglichen. Ein manueller Abgleich ist von Ihrer Seite nicht erforderlich.
Weitere Informationen finden Sie im Artikel Rechnungen mit dem Pennylane Pro-Konto bezahlen (FR).