⚠️ L’ajout de collaborateurs et la gestion de leurs droits d’accès sont réservés aux Administrateurs du cabinet.
📚 Ressources
Pour connaître les différents rôles destinés à vos clients (interface gestion), consultez l'article Ajouter ou supprimer des utilisateurs.
Retrouvez toutes les étapes pour paramétrer et prendre en main la gestion interne de votre cabinet dans notre article Découvrir la gestion interne sur Pennylane.
Pour inviter un commissaire aux comptes et gérer ses accès aux dossiers, consultez l'article dédié Utiliser Pennylane avec le rôle Commissaire aux comptes.
Connaître les différents rôles
Administrateur
L'Administrateur (ou les Administrateurs) d'un cabinet peut :
Inviter des collaborateurs ;
Donner des droits à des collaborateurs (manager de, etc.) ;
Assigner ou retirer des dossiers à des collaborateurs ;
Accéder à tous les dossiers du cabinet. Pour chaque dossier, vous pouvez contrôler son accès en le définissant comme confidentiel.
Accéder aux paramètres du cabinet ;
Rouvrir / modifier une écriture ;
💡 Pour obtenir un rôle d'Administrateur, vous devez le demander aux autres Administrateurs du cabinet ou bien aux équipes Pennylane s'il n'y a aucun Administrateur pour le moment.
Collaborateur sur tous les dossiers
Le statut Collaborateur sur tous les dossiers donne accès à tous les dossiers du cabinet excepté les dossiers confidentiels.
📖 Voir la section Gérer l'accès aux dossiers pour voir comment définir un dossier comme confidentiel.
Collaborateur
Le statut Collaborateur donne uniquement accès aux dossiers qui lui sont affectés par l'Administrateur.
⚠️ Le statut Collaborateur ne permet pas la réouverture et la modification des écritures. Le choix et la responsabilité de passer un Collaborateur en Administrateur incombent à l'Administrateur du compte qui se doit d'en anticiper les éventuelles conséquences.
Commissaire aux comptes (CAC)
Ce statut permet de consulter la quasi-totalité des éléments comptables du dossier, sans pouvoir changer quoi que ce soit.
📖 Rendez-vous sur notre article dédié Utiliser Pennylane avec le rôle Commissaire aux comptes pour tout savoir, notamment la marche à suivre pour inviter un CAC et autoriser/retirer son accès aux dossiers.
Voici un récapitulatif des rôles et niveaux d’accès sur Pennylane. Ils vous aideront à choisir les droits à attribuer à vos collaborateurs.
Tableau – Rôles Cabinet
Rôle Cabinet | Accès |
Administrateur | - Invitation de collaborateurs |
Commissaire aux comptes | - Accès en lecture seule au dossier |
Collaborateur sur tous les dossiers | - Accès à tous les dossiers du cabinet, hors dossiers confidentiels |
Collaborateur | - Accès uniquement aux dossiers affectés par l’Administrateur |
⚠️ Note sur le dossier Cabinet
L’Administrateur du cabinet peut rendre le dossier cabinet confidentiel et choisir les personnes autorisées à y accéder.
Cette action crée automatiquement un profil utilisateur dans le dossier cabinet avec le rôle Comptable interne / Responsable finance.
Pour les autres collaborateurs devant accéder au dossier cabinet, il faut créer un accès utilisateur dans ce dossier et choisir un rôle Entreprise (voir tableau ci-dessous).
Tableau – Rôles Entreprise
Rôle Entreprise | Accès collaborateurs au dossier cabinet | Accès clients à leur entreprise |
Comptable interne / Responsable finance | - Accès aux modules comptables | Disponible uniquement avec l’abonnement Premium internalisé. |
Dirigeant / Admin | - Transmission des justificatifs | — |
Gestionnaire de facturation | - Édition de devis et factures | — |
Gestionnaire de facturation clients | - Édition de devis et factures | — |
Gestionnaire de facturation fournisseurs | - Import de factures d’achat | — |
Employé | - Import de notes de frais | 💡 Disponible à partir de l’abonnement Basique |
Ajouter un collaborateur
Depuis la page Utilisateurs, cliquez sur Nouveau et Comptable. Renseignez le prénom, le nom et l'e-mail du collaborateur. Sélectionnez le cabinet si vous auriez plusieurs cabinets sur Pennylane.
Assignez un rôle au collaborateur (Administrateur, Collaborateur sur tous les dossiers, Collaborateur). Puis validez.
⚠️ Seuls les Administrateurs peuvent ajouter des Collaborateurs sur Pennylane.
Le Collaborateur reçoit un e-mail l'invitant à créer un mot de passe.
Dès lors, l'Administrateur voit cet utilisateur dans sa liste d'utilisateurs (n'oubliez pas de rafraîchir / actualiser la page) et peut gérer ses droits et lui attribuer des dossiers.
Connaître les différents utilisateurs
Les statuts des utilisateurs sont nécessaires pour la gestion interne du cabinet. Ils servent à déterminer qui est rattaché à quel dossier. Ce sont des statuts purement indicatifs.
✍️ Le statut de l’utilisateur ne donne pas de droits d’accès supplémentaires. Par exemple, un utilisateur comptable Manager ayant le rôle de Collaborateur ne pourra pas accéder qu’aux dossiers qui lui ont été attribué.
Liste des différents utilisateurs comptables
Collaborateur
Collaborateur suppléant
Manager
Chef de mission
Expert-comptable
Liste des différents utilisateurs Social & Juridique
Collaborateur social
Responsable social
Collaborateur juridique
Responsable juridique
Liste des différents utilisateurs Intégrateur
Intégrateur
Consultants
Affecter les utilisateurs du dossier
Rendez-vous dans le menu Production > module Saisie.
Appuyez sur le bouton intitulé Gérer le dossier client à coté du nom de l’entreprise.
Dans l’onglet Utilisateurs et partenaires, déroulez le menu dépliant Comptable, Social & Juridique ou Intégrateur.
Effectuez les changements que vous souhaitez.
Sauvegardez en appuyant sur le bouton appliquer les changements.
Cas particuliers sur les droits et profils collaborateurs
⚠️ Un administrateur peut modifier le rôle d'un autre administrateur, mais il ne peut pas modifier son propre rôle. Pour modifier son rôle, il doit demander l'intervention d'un autre administrateur ou du support.
Un seul utilisateur peut être renseigné dans le champ « Chef de mission » d'un dossier. Si plusieurs collaborateurs doivent intervenir sur le même dossier, attribuez-leur les accès nécessaires séparément : ils ne peuvent pas tous être renseignés simultanément dans ce champ.
Deux profils créés avec des adresses e-mail différentes ne peuvent pas être fusionnés. Les temps saisis par un ancien profil ne peuvent pas être transférés directement vers un autre profil.
Il n'est pas possible de masquer les modules de rentabilité et de saisie des temps aux collaborateurs ayant le rôle Administrateur. Tous les administrateurs du cabinet ont accès à ces modules.
Gérer les droits d'un collaborateur
Depuis la page Utilisateurs, cliquez sur le nom du collaborateur pour pouvoir gérer ses droits. Vous pouvez modifier son rôle.
📖 Voir Les différents rôles sur Pennylane pour découvrir ces rôles.
Un Administrateur peut également bloquer un utilisateur en cliquant sur Bloquer, ce qui empêchera son accès à Pennylane.
Autoriser un collaborateur sur plusieurs cabinets
Dans la page Utilisateurs, tapez le nom de votre collaborateur dans le champ Rechercher.
Dans le volet qui apparaît à droite, faites défiler l'écran jusqu'à la section Cabinet comptable.
Cliquez sur le champ Choisissez un cabinet comptable.
Sélectionnez le cabinet.
Sélectionnez le rôle à donner à votre collaborateur pour ce cabinet.
Cliquez sur Enregistrer.
✍️ Répétez cette opération pour chaque cabinet auquel votre collaborateur doit avoir accès.