Gérer les accès des collaborateurs aux dossiers
Comment cet article peut-il vous aider ?
Cet article explique comment attribuer des dossiers aux collaborateurs, sécuriser les dossiers confidentiels et résoudre les principaux problèmes d'accès.
Que faut-il savoir avant de commencer ?
Vous devez être Administrateur du cabinet pour gérer les accès aux dossiers.
Vous devez autoriser explicitement chaque adresse e-mail pour donner accès à un dossier confidentiel.
Assigner des dossiers à un collaborateur
Un collaborateur sur tous les dossiers a accès à l'ensemble des dossiers du cabinet, excepté les dossiers définis comme confidentiels. Autrement, un Administrateur peut donner accès aux dossiers à ses collaborateurs depuis le module Saisie, dans le menu Production de l’espace cabinet.
Les dossiers de votre cabinet sont listés avec les collaborateurs affectés et les différentes obligations fiscales. Pour ajouter ou modifier les collaborateurs sur plusieurs dossiers, sélectionnez les dossiers souhaités, puis modifiez la sélection.
Pour retirer l'accès à un collaborateur, sélectionnez le dossier souhaité, puis appuyez sur la croix à côté de son nom pour l’effacer. Si vous souhaitez retirer plusieurs dossiers d’un collaborateur, filtrez la liste par le collaborateur souhaité, sélectionnez les dossiers souhaités, puis appuyez sur la croix à côté de son nom pour l’effacer.
Autre option : depuis la page Utilisateurs, cliquez sur le nom du collaborateur dans la liste, puis sélectionnez le dossier à affecter dans le champ Associer une entreprise.
Pour assigner un dossier confidentiel à un collaborateur, en tant qu’administrateur, vous pouvez ajouter votre collaborateur depuis votre espace cabinet > menu Production > module Saisie > Gérer le dossier client.
✍️ Pour la gestion interne du cabinet, commencez par rendre confidentiel le dossier de votre cabinet. Ajoutez ensuite vos collaborateurs à la fois en tant que Comptable et en tant qu'Utilisateur entreprise (employé, gestionnaire de facturation, etc.) du dossier de votre cabinet.
Exemple : Votre collaborateur comptable souhaite effectuer une note de frais pour son dernier déplacement. Il convient de l’ajouter en tant qu’employé dans le dossier de votre cabinet. Il cumulera donc deux rôles :
Collaborateur sur ses dossiers comptables,
Employé sur le dossier du cabinet.
📖 Pour rendre le dossier de votre cabinet confidentiel, consultez notre article Activer la gestion interne sur Pennylane.
Rendre un dossier confidentiel
Vous pouvez rendre un dossier de votre cabinet confidentiel. Les collaborateurs ayant le rôle Collaborateur ou Collaborateur sur tous les dossiers n’y accèdent que si leur adresse e-mail figure dans la liste des personnes autorisées.
Dans le menu Production, rendez-vous dans le module Saisie et tapez le nom de votre cabinet dans le champ Rechercher une entreprise.
Lorsque votre cabinet apparaît dans la liste, survolez la ligne avec votre curseur et cliquez sur Gérez le dossier client.
Dans le volet qui s’affiche sur la droite, allez dans l’onglet Infos entreprise.
Cochez l’option Entreprise confidentielle dans l’encadré gris.
Renseignez toutes les personnes autorisées à accéder au dossier à l’aide de leur adresse e-mail.
Cliquez enfin sur Appliquer les changements pour confirmer.
✍️ Seuls les Administrateurs dont l'adresse e-mail figure dans la liste des personnes autorisées peuvent modifier ces accès. Les autres personnes ajoutées peuvent accéder au dossier, sans pouvoir gérer cette liste.
⚠️ Vous ne pouvez pas protéger un dossier confidentiel avec un mot de passe. La restriction repose uniquement sur la liste des adresses e-mail autorisées.
Sécuriser les connexions
Pennylane propose à chaque utilisateur - collaborateur ou client - d'activer l'authentification forte à deux facteurs afin de sécuriser encore davantage les accès à la plateforme.
📖 Consultez notre article Activer le code PIN et la double authentification.
Résoudre un problème d'accès
Le dossier n'est pas rattaché au cabinet
Dans le menu Production, rendez-vous dans le module Saisie.
Cliquez sur le bouton Gérez le dossier client situé à droite d’un dossier.
Allez dans l’onglet Tenue comptable.
Renseignez le nom du cabinet dans le champ Cabinet comptable.
✍️ Pour rattacher un dossier à un cabinet, vous devez y avoir accès.
Le dossier a été supprimé
Un dossier est supprimé lorsque le client résilie son abonnement Pennylane ou lorsqu’il y a une erreur au moment de la création du dossier.
Seule l'équipe Support peut supprimer un dossier, à la demande d'un Administrateur.
S’il s’agit d’une erreur, contactez-nous .
L'utilisateur ne dispose pas des droits nécessaires
Si les droits dont vous disposez sur Pennylane ne vous permettent pas l’accès à un dossier, assurez-vous que le rôle adéquat vous est bien attribué.
Il existe trois rôles pour les utilisateurs d’un cabinet comptable sur Pennylane :
Administrateur : il a accès à l’ensemble des dossiers du cabinet ;
Collaborateur sur tous les dossiers : il a accès à tous les dossiers du cabinet excepté les dossiers confidentiels ;
Collaborateur : il a uniquement accès aux dossiers qui lui sont affectés.
📖 Consultez l'article Ajouter un collaborateur et gérer ses droits.
Le dossier est toujours en prospect
Lorsque vous créez un prospect sur Pennylane, le dossier est bien créé mais n'apparaît que dans Prospects.
Cliquez sur le menu CRM depuis l'espace cabinet.
Allez dans le module Prospects.
Rendez-vous dans l'onglet Signature Lettre de mission.
Localisez le dossier en question.
Cliquez sur le bouton Convertir en client au bout de la ligne du dossier.
Le dossier apparaît désormais dans Production.
📖 Découvrez l'article Créer un prospect.
Le dossier a été transféré d'un cabinet à un autre
📖 N'hésitez pas à lire notre article Transférer un dossier d'un cabinet à un autre sur Pennylane pour en savoir plus.