Comment cet article peut vous aider ?
Cet article explique comment créer, modifier, archiver, supprimer, importer et exporter vos catégories analytiques, et comment gérer les sous-catégories de votre famille de trésorerie.
Que faut-il savoir avant de commencer ?
La catégorisation analytique est disponible à partir du plan Essentiel. En savoir plus sur les abonnements Pennylane.
Dans les nouveaux dossiers, la famille de trésorerie créée par défaut s’appelle Suivi de trésorerie. Elle est organisée en catégories parentes et en sous-catégories. Par exemple, la catégorie Salaires contient les sous-catégories Salaires nets, URSSAF, Mutuelle et Tickets restau.
Les dossiers créés avant la mise en place de ce modèle conservent leurs catégories existantes : elles ne sont pas remplacées automatiquement.
Les entreprises en comptabilité de trésorerie ne reçoivent pas cette famille créée par défaut.
Créer une catégorie analytique
Vous pouvez créer des catégories supplémentaires depuis le menu Pilotage & analyses > Configuration > Catégories analytiques :
Cliquez sur le bouton Ajouter une catégorie.
Remplissez le nom de la nouvelle catégorie.
S’il s’agit d’une famille de trésorerie, indiquez le type (Dépense ou revenu).
(Optionnel) entrez un code analytique.
Cliquez sur Créer une catégorie pour enregistrer cette nouvelle catégorie.
Ajouter et gérer des sous-catégories
Les sous-catégories affinent une catégorie parente : elles alimentent le même niveau d’analyse tout en détaillant votre plan de trésorerie.
Dans le menu latéral, cliquez sur Pilotage & analyses.
Dans la section Configuration, sélectionnez Catégories analytiques.
Ouvrez l’onglet Trésorerie.
Sur la ligne de la catégorie parente, ouvrez la colonne Actions, puis cliquez sur Ajouter une sous-catégorie.
Renseignez le nom de la sous-catégorie, puis validez.
La sous-catégorie reprend automatiquement la couleur et le type (entrée ou sortie) de sa catégorie parente.
Glissez-déposez les lignes pour réorganiser vos catégories et vos sous-catégories.
ℹ️ Cette action n’est pas disponible lorsqu’un tri ou un filtre est appliqué, ni à partir de la deuxième page de résultats.Quand vous archivez ou supprimez une catégorie parente, Pennylane vous demande de choisir entre traiter uniquement la catégorie parente (les sous-catégories remontent d’un niveau) ou la catégorie parente et toutes ses sous-catégories.
Gérer les catégories analytiques
Modifier une catégorie
Pour modifier une catégorie, cliquez sur le crayon qui s'affiche lorsque vous y passez la souris.
Vous avez différentes façons d'apporter des modifications à votre catégorie :
Changez-en le nom ou le type.
Choisissez de masquer ou non cette catégorie aux employés (les utilisateurs qui ont ce rôle attribué).
Modifier plusieurs catégories analytiques
Si vous avez beaucoup de catégories à faire évoluer, vous pouvez modifier plusieurs catégories simultanément :
Cochez les catégories concernées.
Dans le bandeau qui apparaît, vous pouvez :
modifier la vue Employés ;
appliquer un type (revenu ou dépense) ;
archiver les catégories ;
supprimer les catégories. Cette action nécessite une double confirmation et est irréversible.
Archiver ou supprimer une catégorie analytique
Lorsqu’une catégorie parente contient des sous-catégories, Pennylane vous propose, lors de son archivage ou de sa suppression, de choisir entre :
archiver ou supprimer uniquement la catégorie parente : les sous-catégories remontent alors d’un niveau ;
archiver ou supprimer la catégorie parente et toutes ses sous-catégories.
Archiver une catégorie
Vous pouvez archiver des catégories pour les masquer sans perdre l'historique des données qui y sont associées. Cela n'affectera pas vos rapports analytiques.
Pour cela :
Cliquez sur le crayon qui s'affiche lorsque vous y passez la souris sur la catégorie concernée
Sélectionnez Archiver
Confirmez que vous souhaitez archiver cette catégorie.
ℹ️ L'archivage est utile pour les catégories temporaires (un projet, un chantier) que vous ne souhaitez plus afficher tout en conservant leur historique. Vous pouvez les restaurer à tout moment si nécessaire.
Supprimer une catégorie
Supprimez une catégorie en cliquant sur la poubelle qui se trouve à côté du crayon. Cette action est irréversible et nécessite une double confirmation. Toutes les transactions et factures associées à cette catégorie perdront leur catégorisation.
Importer ou exporter des catégories analytiques
Vous avez déjà un système de catégorisation existant ? Vous avez la possibilité d'importer vos catégories et familles.
Depuis la page Catégories analytiques (menu Pilotage & analyses > section Configuration), vous pouvez également exporter votre structure analytique. Pour exporter vos catégories,
Allez sur la famille analytique concernée.
Cliquez sur le bouton Exporter.
Lorsque le message Export disponible apparaît, cliquez sur le bouton Télécharger l'export.
Votre export de catégories est alors téléchargé sur votre appareil au format .xlsx.