ℹ️ Les Administrateurs du cabinet accèdent à tous les modules de gestion interne. Les autres collaborateurs ne voient que les modules auxquels leur rôle et leurs permissions donnent accès, par exemple Gestion des temps.
📖 Retrouvez toutes les étapes pour paramétrer et prendre en main la gestion interne de votre cabinet dans notre article Découvrir la gestion interne sur Pennylane.
Les modules de gestion interne sont accessibles depuis le menu de gauche de l’espace cabinet, sans changer d’espace.
Présentation
Les menus Gestion commerciale, Suivi des temps et Performance comportent tous les modules pour contrôler la saisie des temps, votre facturation, et votre rentabilité.
Gestion commerciale et suivi des temps
Avec le menu Gestion commerciale, pilotez votre cabinet grâce aux modules :
Lettres de mission : regroupe les lettres de mission de votre cabinet. Vous les trouvez dans Gestion commerciale > Avant vente.
Missions : vous permet de mettre en place un budget, en chiffre d'affaires (honoraires) et/ou en temps, pour chacun de vos clients, produits et millésimes. Analysez ensuite la consommation de ces budgets directement depuis la page Rentabilité. Retrouvez les missions dans Gestion commerciale > Missions & Abonnements.
ℹ️ Pour gagner du temps dans votre facturation, vous pouvez créer un abonnement via une mission. Pour en savoir plus, consultez notre article Générer un abonnement via une mission.
Facturation : retrouvez-y les modules de facturation de votre cabinet, tels que Factures clients et Paiements clients. Le module de facturation est le même que celui de vos clients.
⚠️ L’entité facturante doit être paramétrée et liée dans Pennylane pour gérer la facturation.
📖 Lisez notre article Migrer les données de votre cabinet sur Pennylane pour en savoir plus.
Dépliez le menu Suivi des temps et rendez-vous dans le module Gestion des temps, qui vous donne une vision globale du temps passé par dossier et par collaborateur. Le module s’ouvre sur l’onglet Calendrier. On y trouve aussi les onglets :
Temps saisis : Ce module est accessible pour tous les collaborateurs du cabinet mais les statuts collaborateurs et collaborateurs sur tous les dossiers voient leurs propres temps, tandis que le statut administrateur donne accès à tous les temps saisis du cabinet.
Temps détectés : regroupe les suggestions de temps détectés automatiquement à partir de votre activité sur Pennylane. Vous pouvez les valider pour les transformer en temps saisis. Ce module est accessible à tous les collaborateurs du cabinet : les collaborateurs ne voient que leurs propres temps détectés, tandis que le statut administrateur donne accès à tous les temps détectés du cabinet.
Contrôle saisie : vous permet de suivre, par collaborateur, l’avancement de la saisie des temps sur une période (hebdomadaire ou mensuelle) : total saisi, dernière saisie et taux d’achèvement par rapport au temps attendu. Cet onglet est réservé aux administrateurs du cabinet.
Performance
Le ou les utilisateurs Administrateurs de votre cabinet ont accès au module Rentabilité. Il vous permet d’analyser la rentabilité de vos dossiers par produit ou par type de mission.
📖 Consultez notre article Gérer les boni/mali.
Configuration
Cette partie vous permet de paramétrer votre gestion interne dans les modules Configuration, présents dans les menus Gestion commerciale et Suivi des temps :
Prestations : vous redirige vers la page pour configurer les prestations de votre cabinet. Ce module se trouve dans Gestion commerciale > Configuration.
Taux horaires et temps de travail : comme son nom l’indique, il vous permet de renseigner facilement vos taux horaires en fonction du dossier. Renseigner le taux horaire est obligatoire pour suivre la rentabilité. Ce module se trouve dans Suivi des temps > Configuration.
Activités et missions : dans Suivi des temps > Configuration, ce module ouvre la page Paramétrage de votre gestion interne, où vous configurez les missions, les prestations et les activités de votre cabinet.
Volume d’Affaires Récurrent (VAR)
Depuis CRM > Portefeuille clients, vous pouvez visualiser le Volume d’Affaires Récurrent de votre cabinet ainsi que le pourcentage de remise commerciale associée.
Définition
Le VAR de votre cabinet est la somme des frais de dossier de toutes les entreprises déployées dans votre portefeuille et des plans payants souscrits par ces entreprises, qu’ils soient facturés à votre cabinet ou à l’entreprise. Si votre cabinet fait partie d’un groupe, le VAR et la remise associée sont calculés au niveau du groupe.
Remise commerciale
Afin d’aligner ses intérêts avec les vôtres, Pennylane a mis en place une politique de remise commerciale unique basée sur votre VAR. Plus ce montant est élevé, plus la remise pour votre cabinet est élevée.
Sur la page Portefeuille clients, cliquez sur Augmenter le VAR pour consulter le détail du calcul et le montant restant avant le prochain palier de remise.
Pour augmenter le montant de votre VAR et améliorer votre rentabilité, vous pouvez :
Migrer un maximum de vos dossiers sur Pennylane ;
Faire passer un maximum de dossiers sur un plan payant. Si c’est votre client qui souscrit lui-même à un plan payant, vous bénéficiez de la même remise.
ℹ️ Le pourcentage de remise appliqué sur votre facture du mois est calculé au dernier jour de ce même mois. Votre facture étant éditée au 15 du mois suivant, il peut y avoir une différence entre le pourcentage de remise indiqué sur la facture et le pourcentage affiché dans l’outil à la date de réception de la facture.
ℹ️ Les calculs sont mis à jour chaque nuit.
📖 Pour suivre, inviter et archiver vos clients, consultez, consultez notre article Suivre l’ensemble de vos clients depuis le Portefeuille clients.