La page Portefeuille clients rassemble tous les clients de votre cabinet au même endroit : ceux qui ont un dossier comptable sur Pennylane, et ceux que vous gérez uniquement sur d’autres missions non-comptables (juridique, social, audit) ou des missions comptables dont les dossiers sont en dehors de Pennylane.
Vous y suivez les collaborateurs assignés, les missions facturées, les coordonnées et les notes de chaque client, sans avoir à créer un dossier comptable.
ℹ️ Le dossier du cabinet doit être paramétré pour accéder au portefeuille clients. La liste des clients se synchronise avec la liste des clients en facturation de ce dossier, afin d’éviter les doublons.
📖 Consultez notre article Activer la gestion interne sur Pennylane pour paramétrer le dossier du cabinet.
Accéder au portefeuille clients
Depuis l’espace cabinet, ouvrez le menu CRM.
Cliquez sur le module Portefeuille clients.
Ce module se compose de différents éléments :
Un bandeau avec des indicateurs clés : le nombre de clients et le volume d’affaires récurrent (VAR) ;
La liste de l’ensemble de vos clients avec deux onglets : Portefeuille (clients facturés) et Déploiement Pennylane (suivi du déploiement PA pour la facturation électronique).
ℹ️ Cliquez sur Personnaliser en haut à droite pour choisir les colonnes affichées et leur ordre.
Filtrer et rechercher
Pour retrouver un client plus facilement dans votre portefeuille clients, utilisez la barre de recherche et/ou affinez avec les filtres :
Utilisateurs : affichez les clients d’un ou plusieurs collaborateurs.
Statut client : affichez les clients Actif ou Archivé.
Mission : affichez les clients par mission.
Millésime mission : affichez les clients par année.
Retards paiement : affichez les clients présentant des factures échues.
Créer un dossier Pennylane pour un client
Depuis la page Portefeuille clients, cliquez sur le bouton Nouveau client en haut à droite.
Choisissez si vous souhaitez créer ou non un dossier comptable pour votre client :
Sélectionnez Oui, créer un dossier comptable pour les clients en tenue complète ou en révision à gérer sur Pennylane.
ℹ️ Vous êtes alors redirigé vers le formulaire de création de dossier habituel.Sélectionnez Non, pas besoin de dossier comptable pour les clients dont vous réalisez des missions non comptables ou hors Pennylane.
ℹ️ Vous profiterez des fonctionnalités de gestion interne sans aucun frais.
Cliquez sur Continuer.
Renseignez les informations du client, puis validez.
ℹ️ Un client créé sans dossier comptable n’est pas invité sur Pennylane et n’y a donc pas accès. Il apparaît uniquement dans votre gestion interne (portefeuille, missions, rentabilité, temps passés, lettres de mission).
⚠️ Pennylane utilise le SIREN comme identifiant unique. Vous ne pouvez pas créer deux clients avec le même SIREN.
Consulter et modifier la fiche d’un client
Cliquez sur une ligne pour ouvrir le volet latéral. Il comporte trois onglets :
Client : contient les informations sur le client facturé (avec son SIREN et son identifiant client) et différentes sections :
Missions (rangées par millésime)
Contacts (les coordonnées du client et les contacts renseignés dans la fiche client)
Dossier comptable
Notes (elles sont synchronisées avec la fiche du dossier client).
Utilisateurs : regroupe les collaborateurs assignés au client.
Retards paiement : comprend le montant échu par tranche (30-1J, 60-31J, 90-61J, plus de 90J) et les factures en retard.
Pour assigner un collaborateur :
Ouvrez le volet latéral du client.
Dans l’onglet Utilisateurs, renseignez les rôles souhaités : Collaborateur, Collaborateur suppléant, Manager, Chef de mission, Expert-comptable, Responsable juridique, Collaborateur juridique, Responsable social, Collaborateur social ou Commissaire aux comptes.
Cliquez sur Sauvegarder.
Archiver un client
Sélectionnez un ou plusieurs clients dans la liste.
Cliquez sur l’action d’archivage.
Confirmez.
ℹ️ Les clients archivés passent en statut Archivé et ne sont plus visibles par défaut. Vous les retrouvez avec le filtre Statut client en sélectionnant Archivé. Le statut reste modifiable à tout moment.
Que faire si un client apparaît en double ?
Si un client apparaît en double (sur deux lignes) sur la page Portefeuille de votre espace CRM, comparez leur SIREN et les informations qu’elles contiennent.
Si les deux lignes ont le même SIREN
À faire : contactez le support Pennylane en indiquant le nom et le SIREN du client. Nos équipes vérifieront les rattachements et effectueront la correction nécessaire.
À ne pas faire : n’archivez pas la fiche rattachée au dossier comptable et ne modifiez pas son SIREN.
Si les deux lignes ont des SIREN différents
À faire : vérifiez d’abord qu’il s’agit réellement du même client et de la même entité juridique. Si ce n’est pas le cas, corrigez les données du client avec les bonnes informations.