Comment cet article peut-il vous aider ?
Le module Portefeuille clients réunit tous les clients de votre cabinet d'expertise comptable. Il est organisé en onglets qui séparent deux actions bien distinctes : inviter les clients qui ne sont pas encore sur Pennylane, et collaborer avec ceux qui y sont déjà.
Cet article s'adresse aux collaborateurs de cabinet qui invitent des clients, suivent leur embarquement et consultent leurs retards de paiement envers le cabinet.
Que faut-il savoir avant de commencer ?
Le dossier du cabinet doit être paramétré pour accéder au portefeuille clients. La liste des clients se synchronise avec la liste des clients en facturation de ce dossier, afin d'éviter les doublons.
📖 Consultez notre article Activer la gestion interne sur Pennylane pour paramétrer le dossier du cabinet.
Un client ne peut être invité que si son contact principal est renseigné.
L'onglet Déploiement Compte Pro n'apparaît pas dans tous les cabinets.
Pour consulter les retards de paiement, vous devez avoir accès à la fiche du client dans le Portefeuille clients. Le client peut avoir ou non un dossier comptable.
La comptabilité du cabinet doit être active et à jour. Le client du portefeuille doit être relié au tiers client correspondant dans cette comptabilité.
ℹ️ Vous pouvez consulter les retards de paiement sans avoir accès à la comptabilité du cabinet. En revanche, le bouton Voir balance âgée reste désactivé si vous ne disposez pas des droits d'accès à cette comptabilité.
Accéder au portefeuille clients
Depuis l'espace cabinet, ouvrez le menu CRM.
Cliquez sur le module Portefeuille clients.
Un bandeau de statistiques s'affiche en haut de la page. Il indique le nombre total de clients, les clients sur Pennylane, les invitations acceptées, les contacts manquants, et les clients à inviter ou à relancer. Cliquez sur Voir pour ouvrir directement la liste correspondante.
La page compte quatre onglets :
Portefeuille : la liste complète de vos clients.
Invitation à envoyer : les clients qui ne sont pas encore sur Pennylane, à inviter ou à relancer.
Sur Pennylane : les clients déjà embarqués, avec lesquels vous collaborez.
Déploiement Compte Pro : le suivi du déploiement du Compte Pro.
Voyez cette organisation comme deux temps du même parcours : d'abord vous invitez, ensuite vous collaborez.
ℹ️ Cliquez sur Personnaliser en haut à droite pour choisir les colonnes affichées et leur ordre.
Informations incluses dans l'export du portefeuille
L'export du portefeuille cabinet au format Excel (XLSX) ou CSV reprend uniquement les colonnes déjà visibles dans le tableau du portefeuille clients :
Nom du client ;
Comptable en charge ;
Superviseur comptable ;
Catégorie fiscale ;
Régime fiscal ;
Fréquence et échéance de TVA ;
Date de clôture ;
Type d'abonnement/offre ;
Propriétaire de la facturation.
Les informations complémentaires qui ne sont pas affichées dans le tableau, comme les activités du client ou son chiffre d'affaires, ne sont pas incluses dans l'export, quel que soit le format choisi (Excel ou CSV).
Filtrer et rechercher
Pour retrouver un client plus facilement dans votre portefeuille clients, utilisez la barre de recherche et/ou affinez avec les filtres :
Utilisateurs : affichez les clients d'un ou plusieurs collaborateurs.
Statut client : affichez les clients Actif ou Archivé.
Mission : affichez les clients par mission.
Millésime mission : affichez les clients par année.
Retards paiement : affichez les clients présentant des factures échues.
Repérer les clients en retard de paiement
Les retards de paiement présentés dans le portefeuille concernent les sommes dues par vos clients à votre cabinet.
Depuis l'espace cabinet, accédez au menu CRM > Portefeuille clients.
Utilisez le filtre Retards paiement pour afficher les clients présentant des factures échues.
Consultez le badge de retard de paiement dans la liste. Il indique la tranche de retard la plus ancienne comportant un montant. Passez la souris dessus pour afficher une précision sur cette tranche.
ℹ️ Si un client présente des créances en retard de 1 à 30 jours et de plus de 90 jours, son badge affiche > 90J. Vous pouvez consulter le détail de toutes les tranches dans l'onglet Retards paiement de sa fiche.
Consulter le détail des retards de paiement
Cliquez sur la ligne du client pour ouvrir le volet latéral.
Cliquez sur l'onglet Retards paiement ou, si votre volet latéral comporte l’onglet Facturation, sur cet onglet.
Consultez le montant Échu, puis sa répartition par tranche : 30-1J, 60-31J, 90-61J et > 90J.
Consultez la section Factures en retard pour voir les factures concernées et leur échéance.
Pour ouvrir la balance âgée clients de la comptabilité du cabinet, cliquez sur Voir balance âgée. Ce bouton est désactivé si vous n'avez pas accès à cette comptabilité.
ℹ️ Les montants proviennent de la balance âgée clients de la comptabilité du cabinet. Seuls les montants échus sont affichés. Les données sont récupérées lors du chargement de la liste du portefeuille et de l'onglet Retards paiement.
ℹ️ Le total Échu inclut également des écritures comptables hors factures. Il peut donc différer de la somme des factures en retard, et des montants peuvent apparaître même si la section Factures en retard affiche « Pas de factures à afficher ».
Créer un dossier Pennylane pour un client
Depuis la page Portefeuille clients, cliquez sur le bouton Nouveau client en haut à droite.
Choisissez si vous souhaitez créer ou non un dossier comptable pour votre client :
Sélectionnez Oui, créer un dossier comptable pour les clients en tenue complète ou en révision à gérer sur Pennylane.
ℹ️ Vous êtes alors redirigé vers le formulaire de création de dossier habituel.Sélectionnez Non, pas besoin de dossier comptable pour les clients dont vous réalisez des missions non comptables ou hors Pennylane.
ℹ️ Vous profiterez des fonctionnalités de gestion interne sans aucun frais.
Cliquez sur Continuer.
Renseignez les informations du client, puis validez.
ℹ️ Un client créé sans dossier comptable n'est pas invité sur Pennylane et n'y a donc pas accès. Il apparaît uniquement dans votre gestion interne (portefeuille, missions, rentabilité, temps passés, lettres de mission).
⚠️ Pennylane utilise le SIREN comme identifiant unique. Vous ne pouvez pas créer deux clients avec le même SIREN.
Identifier les clients à inviter
Depuis l'espace cabinet, accédez au menu CRM > module Portefeuille clients.
Cliquez sur l'onglet Invitation à envoyer.
Consultez la colonne Invitations pour connaître l'état de chaque client : Non envoyée, Non acceptée, Rappel envoyé ou Contact manquant.
Affinez la liste avec les filtres Invitation, PA et Secteur.
⚠️ Un client qui a désigné Pennylane comme plateforme agréée mais qui n'est pas encore embarqué risque de ne pas récupérer ses factures électroniques dès l'entrée en vigueur de la facturation électronique obligatoire. Utilisez le filtre PA et sélectionnez Pennylane pour repérer ces clients prioritaires.
Envoyer une invitation
Inviter un ou plusieurs clients
Depuis l'onglet Invitation à envoyer, cochez la case des clients à inviter.
Dans le bandeau qui s'affiche en bas de l'écran, cliquez sur le bouton Préparer l'invitation.
Vérifiez l'aperçu de l'e-mail qui sera envoyé.
Confirmez l'envoi.
Inviter tout le portefeuille
Depuis l'onglet Invitation à envoyer, cliquez sur Inviter tout le portefeuille en haut à droite.
Vérifiez l'aperçu de l'e-mail.
Confirmez l'envoi.
ℹ️ L'aperçu de l'e-mail vous montre exactement ce que vos clients vont recevoir avant l'envoi en masse. Les clients au statut Contact manquant ne sont pas invités tant que leur contact principal n'est pas renseigné.
⚠️ Les clients ne reçoivent pas de relance automatique pour accepter leur invitation à Pennylane. Si une invitation reste sans réponse, relancez-la manuellement depuis l'onglet Invitation à envoyer du Portefeuille clients.
Suivre la collaboration avec les clients déjà sur Pennylane
Depuis le module Portefeuille clients, cliquez sur l'onglet Sur Pennylane.
Consultez la liste des clients embarqués et leurs indicateurs de collaboration : taux de collaboration, plan et secteur.
Utilisez les filtres pour repérer les dossiers où la collaboration est la plus faible.
ℹ️ Cet onglet remplace l'ancienne vue Déploiement Pennylane.
Consulter et modifier la fiche d'un client
⚠️ La modification d'un contact depuis CRM > Portefeuille clients ouvre la fiche client correspondante dans le dossier du cabinet. Vous devez donc avoir accès au dossier du cabinet pour modifier ce contact. Si le dossier du cabinet est confidentiel, contactez un administrateur autorisé pour qu'il effectue la modification ou vérifie les droits nécessaires, sans élargir automatiquement vos accès.
Cliquez sur une ligne pour ouvrir le volet latéral. Il comporte trois onglets :
Client : contient les informations sur le client facturé (avec son SIREN et son identifiant client) et différentes sections :
Missions (rangées par millésime)
Contacts (les coordonnées du client et les contacts renseignés dans la fiche client)
Dossier comptable
Notes (elles sont synchronisées avec la fiche du dossier client).
Utilisateurs : regroupe les collaborateurs assignés au client.
Retards paiement : comprend le montant échu par tranche (30-1J, 60-31J, 90-61J, plus de 90J) et les factures en retard.
Pour assigner un collaborateur :
Ouvrez le volet latéral du client.
Dans l'onglet Utilisateurs, renseignez les rôles souhaités : Collaborateur, Collaborateur suppléant, Manager, Chef de mission, Expert-comptable, Responsable juridique, Collaborateur juridique, Responsable social, Collaborateur social ou Commissaire aux comptes.
Cliquez sur Sauvegarder.
Consulter la nouvelle fiche client
ℹ️ La nouvelle fiche client est déployée progressivement. Si le volet latéral de votre portefeuille comporte les onglets Vue d’ensemble et Communication, suivez les instructions de cette section. Sinon, reportez-vous aux instructions précédentes.
Ouvrir la fiche d’un client
Depuis l’espace cabinet, ouvrez le menu CRM.
Cliquez sur le module Portefeuille clients.
Cliquez sur la ligne du client pour ouvrir son volet latéral.
La nouvelle fiche client comporte quatre onglets :
Vue d'ensemble
Communication
Facturation
Utilisateurs
ℹ️ Le volet latéral affiche le nom du client et les collaborateurs qui lui sont assignés. Cliquez sur Accéder au dossier pour ouvrir le dossier comptable du client dans un nouvel onglet. Ce bouton apparaît uniquement si le client a un dossier comptable.
Consulter la vue d’ensemble
L’onglet Vue d’ensemble regroupe les informations clés du client :
Client : numéro de SIREN, forme juridique, catégorie fiscale, TVA et date de clôture.
Les missions du client, rangées par millésime. Cliquez sur Voir les missions pour les consulter.
Le contact principal et son statut : Compte activé ou Invitation en attente.
Dernière note : cliquez sur Voir les notes pour ouvrir toutes les notes du client.
Derniers e-mails : les trois derniers e-mails échangés avec le client.
ℹ️ Si le client n’a pas de dossier comptable, la fiche propose le bouton Nouveau dossier comptable. Le lien entre la fiche et le dossier se crée automatiquement grâce au SIREN.
Ajouter une note interne
Les notes sont internes au cabinet : vos clients ne les voient pas. Chaque note affiche son auteur et sa date.
Dans le volet latéral du client, cliquez sur l’onglet Communication.
Dans la section Notes internes, cliquez sur Ajouter une note.
Saisissez votre note. Utilisez @ pour notifier un collègue.
Cliquez sur Ajouter.
Pour corriger ou retirer une note, utilisez les actions Modifier ou Supprimer de la note.
⚠️ La suppression d’une note est définitive. Vous ne pourrez pas la restaurer.
Sous les notes internes, la carte Note permanente conserve une information durable sur le client. Saisissez votre texte, puis cliquez sur Sauvegarder. Cette note nécessite un dossier comptable lié au client.
Consulter les e-mails échangés avec un client
Pour afficher les e-mails d’un client dans sa fiche :
Connectez votre compte Outlook à Pennylane. Activez ensuite l’enregistrement et le partage de vos e-mails : les trois réglages doivent être actifs ensemble.
Le client doit avoir un dossier comptable : les e-mails partagés ne sont pas disponibles sans dossier.
📖 Consultez notre article Connecter Outlook et échanger des e-mails pour connecter Outlook et activer le partage.
Dans le volet latéral du client, cliquez sur l’onglet Vue d’ensemble.
Repérez la carte Derniers e-mails.
Cliquez sur Voir les e-mails pour ouvrir l’historique complet dans le Centre de collaboration.
Si la carte affiche un message d’activation, cliquez sur le bouton proposé :
Connecter Outlook : pour connecter votre compte Outlook à Pennylane.
Activer le stockage ou Activer : pour activer l’enregistrement de vos e-mails.
Partager : pour partager vos e-mails avec votre équipe. Une notification s’affiche avec le bouton Annuler le partage.
Activer l’accès collaboratif : pour voir les échanges de toute l’équipe avec ce client. Cette action est réservée aux administrateurs du cabinet.
Récupérer les e-mails : pour compléter l’historique avec vos e-mails clients plus anciens.
Consulter la facturation d’un client
ℹ️ L’onglet Facturation n’apparaît pas dans tous les cabinets.
L'onglet Facturation permet de consulter les retards de paiement et d’accéder à la balance âgée.
Dans le volet latéral du client, cliquez sur l’onglet Facturation.
Consultez le montant Échu et sa répartition par tranche, puis la section Factures en retard.
Cliquez sur Voir balance âgée pour ouvrir la balance âgée clients de la comptabilité du cabinet.
Ces informations sont les mêmes que celles de l’onglet Retards paiement. Les précisions de la section Consulter le détail des retards de paiement s’appliquent. Si le client n’est pas relié à un client facturé, l’onglet propose le bouton Nouvelle fiche client. Le lien se crée automatiquement grâce au SIREN.
Assigner des collaborateurs depuis la nouvelle fiche
Dans le volet latéral du client, cliquez sur l’onglet Utilisateurs.
Dans la section Comptables, renseignez les rôles : Collaborateur, Collaborateur suppléant, Manager, Chef de mission, Expert-comptable ou Commissaire aux comptes.
Dans la section Social et juridique, renseignez les rôles : Responsable juridique, Collaborateur juridique, Responsable social ou Collaborateur social.
Cliquez sur Sauvegarder.
⚠️ Si vous fermez la fiche sans sauvegarder, Pennylane vous demande de confirmer. Cliquez sur Continuer l’édition pour revenir à la fiche, ou sur Quitter pour perdre vos modifications.
Archiver un client
Sélectionnez un ou plusieurs clients dans la liste.
Cliquez sur l'action d'archivage.
Confirmez.
ℹ️ Les clients archivés passent en statut Archivé et ne sont plus visibles par défaut. Vous les retrouvez avec le filtre Statut client en sélectionnant Archivé. Le statut reste modifiable à tout moment.
Que faire si un client apparaît en double ?
Le SIREN sert de clé de correspondance entre le client et son éventuel dossier comptable. La fiche client et le dossier comptable seront donc unifiés automatiquement si le SIREN est le même.
Si un client apparaît en double (sur deux lignes) sur la page Portefeuille de votre espace CRM, comparez leur SIREN et les informations qu'elles contiennent.
Si les deux lignes ont le même SIREN
Contactez le support Pennylane en indiquant le nom et le SIREN du client. Nos équipes vérifieront les rattachements et effectueront la correction nécessaire.
N'archivez pas la fiche rattachée au dossier comptable et ne modifiez pas son SIREN.
Si les deux lignes ont des SIREN différents
Vérifiez d'abord qu'il s'agit réellement du même client et de la même entité juridique.
Si c'est le cas, corrigez le SIREN pour qu'il soit bien exactement le même.
Si ce n'est pas le cas, corrigez les données du client avec les bonnes informations.
S'il s'agit du même client, identifiez le SIREN incorrect, puis corrigez-le afin que le client facturé et son dossier comptable aient exactement le même SIREN, à la fois :
sur la fiche du client facturé, depuis Comptabilité cabinet > Configuration > Clients,
dans le dossier comptable, depuis Production > Saisie, puis Gérer le dossier client.
Pour corriger plusieurs clients à la fois, exportez la liste depuis Comptabilité cabinet > Configuration > Clients, renseignez les SIREN dans le fichier, puis réimportez-le en conservant les identifiants clients inchangés.
S'il ne s'agit pas de la même entité juridique, corrigez les informations de chaque client. Vous pouvez également archiver les fiches qui ne sont plus pertinentes.