CONNECTIVITE - Connectez Veryswing vsa/vsp à Pennylane pour importer vos factures clients et fournisseurs automatiquement.
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Fonctionnalités de l’intégration
Récupération des factures clients
Les factures clients finalisées dans vsa ou vsp ainsi que les avoirs sont automatiquement importés dans Pennylane.
Récupération des factures fournisseurs
Les factures fournisseurs enregistrées dans vsa ou vsp sont automatiquement importées dans Pennylane.
Récupération des clients et des fournisseurs
Deux cas de figure :
Si le client ou le fournisseur auquel votre facture est liée existe déjà dans Pennylane, alors la facture est envoyée vers le bon compte tiers Pennylane.
Si le client ou le fournisseur auquel votre facture est liée n’existe pas encore dans Pennylane, il est automatiquement ajouté à Pennylane et rattaché à sa facture (dans Pennylane).
Génération automatique des écritures comptables
Les factures et les avoirs créés ou importés depuis Veryswing génèrent automatiquement des écritures comptables dans Pennylane. Ces écritures tiennent compte des éventuels codes comptables renseignés.
Permissions
La liste des autorisations demandées par les applications vous permet de voir les données auxquelles chaque outil aura accès dans le cadre de l’intégration.
Autorisations demandées
Veuillez vérifier que le groupe de sécurité du compte Utilisateur API de Veryswing dispose des droits d’accès suivants :
Commercial > Gestion des clients
Facturation > Facturation et suivi des règlements
Facturation > Facturation et suivi des règlements
Commercial > Gestion des fournisseurs (sous-traitants et autres)
Achats > Factures fournisseurs
Achats > Factures fournisseurs
Administration > Gestion des entités
Données échangées
Factures clients et factures fournisseurs
Désignation et description du produit ou service
Quantité
Montant HT, TVA, TTC
Lignes de la facture
Remise globale ou par ligne
Fichier PDF
Clients & Fournisseurs
Raison sociale ou Prénom et Nom
Adresse postale
Si renseigné
N° SIREN, SIRET, TVA
Adresse e-mail
Numéro de téléphone
Installation
L’intégration repose sur le connecteur Pennylane Connect.
Pré-requis
Pour connecter Veryswing vsa/vsp à Pennylane, vous devez :
Avoir un compte Pennylane avec l’abonnement Essentiel (ou supérieur) ou un environnement de test.
Avoir un compte Veryswing actif.
Configuration
Pour connecter Pennylane à Veryswing vsa/vsp via Pennylane Connect :
Rendez-vous sur votre espace Pennylane.
Dans le menu latéral gauche, cliquez sur Paramètres entreprise puis sur Connectivité.
Dans la barre de recherche de l’onglet Intégrations, saisissez
Veryswing. Un encartVeryswingapparaît.Survolez l’encart
Veryswinget cliquez sur Voir plus.Dans l’encart Pennylane, cliquez sur Connecter, saisissez le nom de l’entreprise (Pennylane) à connecter à votre outil tiers, puis cliquez sur Autoriser. Si vous ne voyez pas cette étape, c’est le signe que votre entreprise Pennylane est déjà connectée - passez à la suite.
Connectez-vous à votre compte Veryswing, puis récupérez l’adresse web de votre instance, l’identifiant et le mot de passe de votre compte Utilisateur API et le sous-domaine lié à votre compte (voir comment faire). Collez ensuite ces informations dans les champs correspondants à l’étape Connectez Veryswing. Une fois les champs complétés, cliquez sur Connecter.
Sélectionnez une entité à connecter le cas échéant.
L’initialisation de votre intégration commence alors. Cette étape est considérée comme terminée quand la collecte de vos données est achevée, ce qui peut prendre jusqu’à 48 heures. Pendant ce temps, vous pouvez compléter l’étape de configuration pour définir les paramètres de l’intégration.
💡 L’initialisation s’effectue en arrière-plan. Vous pouvez fermer l’onglet. Vous recevrez un e-mail à l’adresse liée à votre compte Pennylane une fois l’intégration activée.
Récupérer vos accès Utilisateur API
Pour récupérer votre clé d’API :
Connectez-vous à votre instance Veryswing.
Cliquez sur le bouton Paramètres.
Sélectionnez le menu Utilisateurs API.
Cliquez sur le bouton Ajouter un utilisateur (icône +).
Renseignez les informations et conservez le mot de passe. Assurez-vous que le groupe de sécurité possède les droits d’accès requis.
Cliquez sur le bouton Enregistrer.
Pour plus d’informations, consultez la documentation de Veryswing.
Paramètres des ventes
Import automatique des factures clients
Pennylane peut récupérer vos factures clients finalisées sur votre compte Veryswing afin de les importer automatiquement dans le module Ventes de votre espace Pennylane. Pour activer cette récupération, cochez la case située sur la ligne Import automatique des factures clients. Les factures encore à l’état de brouillon ne sont pas transférées vers Pennylane quant à elles. Les éventuels codes comptables renseignés sur les factures sont transmis.
Fréquence d’importation
La récupération des factures finalisées se fait de façon automatique, une fois par jour.
Format d’import
Pennylane ne se contente pas de récupérer les fichiers PDF. Nous récupérons aussi le détail, c'est-à-dire les lignes de la facture, sous la forme de données structurées, ce qui nous dispense de passer le fichier PDF de la facture à la moulinette de la reconnaissance optique de caractères. Les factures ainsi récupérées ne passent donc pas par le statut À traiter.
Date de début d’importation
Par défaut, les factures de vente émises depuis Veryswing à partir de la configuration de l’intégration sont récupérées sur Pennylane. Si vous souhaitez récupérer des factures clients antérieures, définissez une date de début d’import. Vous pouvez remonter jusqu’à 30 jours en arrière par rapport à la date de mise en place de la connexion. Pour remonter au-delà et récupérer toutes vos factures clients, demandez à notre équipe support de migrer votre historique de vente (opération payante).
Autres options
En plus de récupérer vos factures clients, vous pouvez jouer sur les paramètres suivants :
Compte de Produits par défaut (facultatif). Indiquez le compte de produits auquel seront liés les éléments mentionnés sur les factures importées dans le cas où ces éléments ne sont pas déjà associés à un compte de produit. Si les éléments ont déjà été liés à un compte de produit, ce réglage ne l’écrasera pas.
Centraliser les clients professionnels (facultatif). Sélectionnez le client Pennylane auquel seront attribuées toutes les factures importées et destinées à des entreprises.
Centraliser les clients particuliers (facultatif). Sélectionnez le client Pennylane auquel seront attribuées toutes les factures importées et destinées à des particuliers.
Paramètres des achats
Importation automatique des factures fournisseurs
Pennylane peut aussi récupérer les fournisseurs et les factures fournisseurs afin de les importer automatiquement dans le module Achats avec le statut À traiter.
Pour activer cette récupération, cochez la case Import automatique des factures fournisseurs. Les notes de frais enregistrées ne sont pas récupérées quant à elles.
Fréquence d’importation
La récupération des nouvelles factures se fait de façon automatique, une fois par jour.
Format d’import
Pennylane ne se contente pas de récupérer les fichiers PDF. Nous récupérons aussi le détail, c'est-à-dire les lignes de la facture, sous la forme de données structurées, ce qui nous dispense de passer le fichier PDF de la facture à la moulinette de la reconnaissance optique de caractères. Les factures ainsi récupérées ne passent donc pas par le statut À traiter.
Date de début d’importation
Par défaut, les factures fournisseurs sont importées à partir de la configuration de l’intégration sur Pennylane. Si vous souhaitez récupérer des factures fournisseurs antérieures, définissez une date de début d’import. Vous pouvez remonter jusqu’à 30 jours en arrière par rapport à la date de mise en place de la connexion. Pour remonter au-delà et récupérer toutes vos factures fournisseurs, demandez à notre équipe support de migrer votre historique d’achat (opération payante).