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Factomos est le logiciel de facturation en ligne tout-en-un, conforme avec la reforme de la facturation électronique.
Fonctionnalités de l’intégration
Récupération des factures clients
Les factures clients finalisées ainsi que les avoirs sont automatiquement importés dans Pennylane.
Récupération des clients
Deux cas de figure :
Si le client auquel votre facture est liée existe déjà dans Pennylane, alors la facture est envoyée vers le bon compte tiers Pennylane.
Si le client auquel votre facture est liée n’existe pas encore dans Pennylane, il est automatiquement ajouté à Pennylane et rattaché à sa facture (dans Pennylane).
Génération automatique des écritures comptables
Les factures et avoirs importés génèrent automatiquement des écritures comptables dans Pennylane. Ces écritures tiennent compte des éventuels codes comptables renseignés.
Installation
L’intégration repose sur le connecteur Pennylane Connect.
Pré-requis
Pour connecter Factomos à Pennylane, vous devez :
Avoir un compte Pennylane et opter pour l’abonnement Essentiel (ou supérieur).
Avoir un compte Factomos.
Configuration
Pour connecter Pennylane à Factomos via Pennylane Connect:
Rendez-vous sur votre espace Pennylane.
Dans le menu latéral gauche, cliquez sur Paramètres entreprise puis sur Connectivité.
Dans la barre de recherche de l’onglet Intégrations, saisissez
Factomos. Un encartFactomosapparaît.Survolez l’encart
Factomoset cliquez sur Voir plus.Dans l’encart Pennylane, cliquez sur Connecter, saisissez le nom de l’entreprise (Pennylane) à connecter à votre outil tiers, puis cliquez sur Autoriser. Si vous ne voyez pas cette étape, c’est le signe que votre entreprise Pennylane est déjà connectée à Pennylane Connect — passez à la suite.
Si ce n’est pas déjà fait, connectez-vous à Factomos en cliquant sur Connecter, puis cliquez sur Autoriser.
L’initialisation de votre intégration commence alors en arrière-plan.
L’initialisation est considérée comme terminée quand la collecte de vos données (en arrière-plan) est achevée, ce qui peut prendre jusqu’à 48 heures. Pendant ce temps, vous pouvez compléter l’étape Configuration pour définir les paramètres de l’intégration. Une fois vos paramètres définis, vous pouvez fermer l’onglet actif sans risque. Les réglages effectués à l’étape 3 sont enregistrés.
💡 Vous recevrez un e-mail à l’adresse liée à votre compte Pennylane une fois l’intégration activée.
Ventes
Importation automatique des factures clients
Pour activer cette récupération dans le module Ventes de votre espace Pennylane, cochez la case située sur la ligne Import automatique des factures clients
Les clients facturés sont importés en même temps que les factures avec les codes tiers.
Conditions
Les factures clients et avoirs finalisés sont importés vers Pennylane.
Les factures à l’état de brouillon ne sont pas transférées vers Pennylane.
Codes comptables
Les codes comptables des factures et compte tiers sont importés.
Fréquence d’importation
Les factures finalisées sont importées automatiquement une fois par jour.
Format d’importation
Pennylane ne se contente pas de récupérer les PDF. Nous récupérons aussi les détails et les lignes de la facture, sous la forme de données structurées, ce qui nous dispense de passer le PDF de la facture à la moulinette de la reconnaissance optique de caractères. Les factures ainsi récupérées ne passent donc pas par le statut À traiter, sauf s’il y a un problème sur la facture — auquel cas le classement en À traiter permet de ne pas bloquer la récupération tout en appelant une vérification de votre part.
Date de début d’importation
Par défaut, les factures de vente émises à partir de la configuration de l’intégration sont importées. Si vous souhaitez récupérer des factures clients antérieures, définissez une date de début d’import. Vous pouvez remonter jusqu’à 30 jours en arrière par rapport à la date de mise en place de la connexion entre Pennylane et Pennylane Connect. Pour remonter au-delà et récupérer toutes vos factures, demandez à notre équipe support de migrer votre historique de vente vers Pennylane (opération payante).
Facturer en TTC
Depuis Factomos, il est possible de choisir la facturation en HT ou TTC en allant dans Paramètres > Taxes.
Si vous souhaitez facturer en TTC, il est aussi nécessaire d’activer l’option sur Pennylane Connect.
Connectez-vous à Pennylane Connect.
Sélectionnez la carte Factomos.
Sélectionnez l'option Facturation TTC.
Cliquez sur le bouton Enregistrer.
Vous pouvez désormais transmettre vos factures en TTC sur Pennylane.
Autres options
En plus de récupérer vos factures clients, vous pouvez jouer sur les paramètres suivants :
Compte de Produits par défaut. Indiquez ici le compte de produits à associer aux lignes des factures importées lorsque celles-ci n’ont pas déjà de compte défini. Si un compte de produits est déjà renseigné sur une ligne, ce paramétrage ne le modifiera pas.
Centraliser les clients professionnels (facultatif). Sélectionnez le client Pennylane auquel seront attribuées toutes les factures importées et destinées à des entreprises.
Centraliser les clients particuliers (facultatif). Sélectionnez le client Pennylane auquel seront attribuées toutes les factures importées et destinées à des particuliers.
Achats
Importation automatique des factures fournisseurs
Pennylane peut aussi récupérer les fournisseurs et les factures fournisseurs afin de les importer automatiquement dans le module Achats (de Pennylane) avec le statut À traiter. Pour activer cette récupération, cochez la case Import automatique des factures fournisseurs. Les notes de frais enregistrées ne sont pas récupérées quant à elles.
💡 Vous recevrez un e-mail à l’adresse liée à votre compte Pennylane une fois l’intégration activée.
Fréquence d’importation
Les nouvelles factures sont récupérées automatiquement une fois par jour.
Format d’import
Pennylane ne se contente pas de récupérer les PDF. Nous récupérons aussi les détails et les lignes de la facture, sous la forme de données structurées, ce qui nous dispense de passer le PDF de la facture à la moulinette de la reconnaissance optique de caractères. Les factures ainsi récupérées ne passent donc pas par le statut À traiter, sauf s’il y a un problème sur la facture — auquel cas le classement en À traiter permet de ne pas bloquer la récupération tout en appelant une vérification de votre part.
Date de début d’importation
Par défaut, les factures fournisseurs enregistrées à partir de la configuration de l’intégration sont importées sur Pennylane. Si vous souhaitez récupérer des factures fournisseurs antérieures, définissez une date de début d’import. Vous pouvez remonter jusqu’à 30 jours en arrière par rapport à la date de mise en place de la connexion entre Pennylane et Pennylane Connect. Pour remonter au-delà et récupérer toutes vos factures fournisseurs, demandez à notre équipe support de migrer votre historique d’achat vers Pennylane (opération payante).