L’intégration avec VosFactures est disponible à partir de l’abonnement Pennylane Essentiel.
VosFactures (Vos Factures) est un logiciel de facturation en ligne conçu pour être simple, flexible et sans engagement.
Fonctionnalités
Récupération des factures clients
💡 Par défaut, les factures clients émises depuis VosFactures à partir de la date de configuration de l’intégration sont automatiquement transférées vers Pennylane. Vous pouvez aussi récupérer gratuitement les factures de vente émises jusqu’à 30 jours avant la mise en place de la connexion entre Pennylane et VosFactures. Pour récupérer l’ensemble de vos factures clients, demandez une migration d’historique (service payant).
Les factures clients créées et finalisées dans VosFactures ainsi que les avoirs et les devis sont automatiquement importés dans Pennylane.
Transmission des paiements entre Pennylane et VosFactures
Quand une facture importée depuis VosFactures est rapprochée d’une transaction sur Pennylane, alors le paiement (complet ou partiel) ayant fait l’objet du rapprochement est ajouté à VosFactures.
Génération automatique des écritures comptables
Les factures importées depuis VosFactures génèrent automatiquement des écritures comptables dans Pennylane et ces écritures tiennent compte des éventuels codes comptables inclus dans les factures importées.
Récupération des clients et des fournisseurs
Deux cas de figure sont possibles :
Si le client ou le fournisseur auquel votre facture VosFactures est liée existe déjà dans Pennylane, alors la facture est envoyée vers le bon compte tiers Pennylane.
Si le client ou le fournisseur auquel votre facture VosFactures est liée n’existe pas encore dans Pennylane, il est automatiquement ajouté à Pennylane et rattaché à sa facture (dans Pennylane).
Permissions
La liste des autorisations demandées par les applications vous permet de voir les données auxquelles chaque outil aura accès dans le cadre de l’intégration.
Permissions requises par Pennylane (dans VosFactures)
L’intégration permet à Pennylane d’accéder à toutes les données VosFactures.
Données échangées entre VosFactures et Pennylane
L’intégration permet à VosFactures d’échanger les données suivantes avec Pennylane.
Clients
Factures clients avec PDF
Statut de paiement des factures
Installation
L’intégration entre VosFactures et Pennylane se fait via Pennylane Connect.
Pré-requis
Pour connecter VosFactures à Pennylane, vous devez :
Avoir un compte Pennylane et opter pour l’abonnement Essentiel (ou supérieur).
Avoir un compte VosFactures.
Configuration
Pour connecter Pennylane à VosFactures :
Rendez-vous sur votre espace Pennylane.
Dans le menu latéral gauche, cliquez sur Paramètres entreprise puis sur Connectivité.
Dans la barre de recherche de l’onglet Intégrations, saisissez
VosFactures. Un encartVosFacturesapparaît.Survolez l’encart
VosFactureset cliquez sur Voir plus.Si on vous le demande, acceptez les conditions générales de service et la politique de confidentialité de Pennylane Connect en cliquant sur Accepter.
Dans l’encart Pennylane, cliquez sur Connecter, saisissez le nom de l’entreprise Pennylane à connecter à votre outil tiers, puis cliquez sur Autoriser. Si vous ne voyez pas cette étape, c’est le signe que votre entreprise Pennylane est déjà connectée — passez à la suite.
Connectez-vous à votre compte VosFactures, puis récupérez votre clé d’API et le sous-domaine lié à votre compte (voir comment faire). Collez ensuite ces informations dans les champs correspondants à l’étape Connectez VosFactures (étape 2). Une fois les champs complétés, cliquez sur Connecter.
[FACULTATIF]. Si vous avez ajouté plusieurs entreprises (compagnies) à votre espace VosFactures, vous pouvez sélectionner l’entreprise que vous souhaitez connecter à Pennylane. Cliquez sur Confirmer pour valider.
L’initialisation de votre intégration commence alors en arrière-plan.
Récupérer vos identifiants VosFactures
Vous allez avoir besoin de :
Récupérer le sous-domaine lié à votre compte VosFactures.
Créer et récupérer votre clé d’API VosFactures.
Voici comment faire :
Connectez-vous à votre compte VosFactures et accédez à Paramètres > Paramètres du compte, en haut à droite.
Dans le champ Adresse du compte, récupérez le sous-domaine associé à votre compte. Si VosFactures affiche
https://exemple.vosfactures.fralors votre sous-domaine estexemple. C’est votre (sous)-domaine VosFactures.Accédez maintenant à Paramètres > API. Dans la section intitulée Code (token) API, cliquez sur Afficher. Sélectionnez le champ situé sous CODE API, puis collez-le et copie-le en lieu sûr. C’est votre clé d’API.
À propos des paramètres (étape 3)
L’initialisation est considérée comme terminée quand la collecte de vos données (en arrière-plan) est achevée, ce qui peut prendre jusqu’à 48 heures. Pendant ce temps, vous pouvez compléter l’étape 3 (Configuration) pour définir les paramètres de l’intégration. Une fois vos paramètres définis, vous pouvez fermer l’onglet actif sans risque. Les réglages effectués à l’étape 3 sont enregistrés.
💡 Vous recevrez un e-mail à l’adresse liée à votre compte Pennylane une fois l’intégration activée.
Ventes
Import automatique des factures client
Pennylane peut récupérer vos factures clients finalisées sur votre compte VosFactures afin de les importer automatiquement dans le module Ventes (de votre espace Pennylane). Pour activer cette récupération, cochez la case située sur la ligne Import automatique des factures client. Les factures encore à l’état de brouillon dans VosFactures et celles qui ne sont pas liées à un PDF ne sont pas transférées vers Pennylane quant à elles.
Fréquence d’importation
La récupération des factures finalisées se fait de façon automatique, une fois par jour.
Format d’importation
Pennylane ne se contente pas de récupérer les PDF générés par VosFactures. Nous récupérons aussi les détails et les lignes de la facture, sous la forme de données structurées, ce qui nous dispense de passer le PDF de la facture à la moulinette de la reconnaissance optique de caractères. Les factures ainsi récupérées ne passent donc pas par le statut À traiter, sauf s’il y a un problème sur la facture — auquel cas le classement en À traiter permet de ne pas bloquer la récupération tout en appelant une vérification de votre part.
Date de début d’importation
Par défaut, les factures de vente émises depuis VosFactures à partir de la configuration de l’intégration sont récupérées sur VosFactures. Si vous souhaitez récupérer des factures clients antérieures, définissez une date de début d’import. Vous pouvez remonter jusqu’à 30 jours en arrière par rapport à la date de mise en place de la connexion entre Pennylane et VosFactures. Pour remonter au-delà et récupérer toutes vos factures clients VosFactures, demandez à notre équipe support de migrer votre historique de vente de VosFactures vers Pennylane (opération payante).
Autres options
En plus de récupérer vos factures clients, vous pouvez jouer sur les paramètres suivants :
Transmission des paiements. Vos encaissements peuvent circuler de Pennylane vers VosFactures. Quand vous rapprochez (sur Pennylane) des factures issues de VosFactures et des transactions apparaissant sur Pennylane, vos rapprochements se répercutent automatiquement sur VosFactures, où ils créent un paiement sur votre facture VosFactures, modifiant son statut de paiement au passage. Les rapprochements sont détectés, qu’ils soient faits côté Gestion ou côté Comptabilité via un lettrage.
Compte de Produits par défaut. Indiquez le compte de produits auquel seront liés les éléments mentionnés sur les factures importées depuis VosFactures dans le cas où ces éléments ne sont pas déjà associés à un compte de produit.
Centraliser les clients professionnels (facultatif). Sélectionnez le client Pennylane auquel seront attribuées toutes les factures importées depuis VosFactures et destinées à des entreprises.
Centraliser les clients particuliers (facultatif). Sélectionnez le client Pennylane auquel seront attribuées toutes les factures importées depuis VosFactures et destinées à des particuliers.
Conseils en cas de problème