L’intégration avec Dolibarr est disponible à partir de l’abonnement Pennylane Essentiel.
Dolibarr est un logiciel ERP (enterprise resource planning) et CRM (customer relationship management) conçu pour aider les entreprises à gérer leurs processus internes au même endroit. Dolibarr est un logiciel libre (open source) que vous pouvez installer sur vos propres serveurs (auto-hébergement) ou que vous pouvez utiliser en ligne (service payant).
Fonctionnalités
Récupération des factures clients
💡 Par défaut, les factures clients émises depuis Dolibarr à partir de la date de configuration de l’intégration sont automatiquement transférées vers Pennylane. Vous pouvez aussi récupérer gratuitement les factures de vente émises jusqu’à 30 jours avant la mise en place de la connexion entre Pennylane et Pennylane Connect. Pour récupérer l’ensemble de vos factures clients, demandez une migration d’historique (service payant).
Les factures clients créées et finalisées dans Dolibarr ainsi que les avoirs sont automatiquement importés dans Pennylane.
Récupération des factures fournisseurs
💡 Les factures fournisseurs émises à partir de la date de configuration de l’intégration peuvent être automatiquement récupérées sur Dolibarr pour être envoyées vers Pennylane. Vous pouvez aussi récupérer gratuitement les factures d’achat émises jusqu’à 30 jours avant la mise en place de la connexion entre Pennylane et Pennylane Connect. Pour récupérer l’ensemble de vos factures fournisseurs, demandez une migration d’historique (service payant).
Les factures fournisseurs enregistrées dans Dolibarr sont automatiquement importées dans Pennylane.
Transmission des paiements entre Pennylane et Dolibarr
Quand une facture importée depuis Dolibarr est rapprochée d’une transaction sur Pennylane, alors le paiement (complet ou partiel) ayant fait l’objet du rapprochement est ajouté à Dolibarr.
Génération automatique des écritures comptables
Les factures clients et fournisseurs importées depuis Dolibarr génèrent automatiquement des écritures comptables dans Pennylane. Ces écritures tiennent compte des éventuels codes comptables inclus dans les factures de vente ou ajoutés par la catégorisation des dépenses de Dolibarr à partir des factures d’achat.
Récupération des clients et des fournisseurs
Deux cas de figure sont possibles :
Si le client ou le fournisseur auquel votre facture Dolibarr est liée existe déjà dans Pennylane, alors la facture est envoyée vers le bon compte tiers Pennylane.
Si le client ou le fournisseur auquel votre facture Dolibarr est liée n’existe pas encore dans Pennylane, il est automatiquement ajouté à Pennylane et rattaché à sa facture (dans Pennylane).
Permissions
La liste des autorisations demandées par les applications vous permet de voir les données auxquelles chaque outil aura accès dans le cadre de l’intégration.
Permissions requises par Pennylane (dans Dolibarr)
L’intégration permet à Pennylane d’accéder à toutes les données Dolibarr.
Données échangées entre Dolibarr et Pennylane
L’intégration permet à Dolibarr d’échanger les données suivantes avec Pennylane.
Clients
Factures clients avec PDF
Fournisseurs
Factures fournisseurs avec PDF
Statut de paiement
Installation
L’intégration entre Dolibarr et Pennylane repose sur le connecteur Pennylane Connect.
Pré-requis
Pour connecter Dolibarr à Pennylane, vous devez :
Avoir un compte Pennylane et opter pour l’abonnement Essentiel (ou supérieur).
Avoir un compte Dolibarr soit sur votre propre instance, soit en utilisant les versions proposées par des spécialistes de l’hébergement Dolibarr.
Activer les modules Dolibarr suivants : API, Tiers, Factures et avoirs, Fournisseurs, Produits, Services (voir comment faire).
Ne pas restreindre les accès à l’API Dolibarr (voir comment faire).
Avoir au moins 1 contact dans votre liste de tiers — prospect, client ou fournisseur. La liste ne doit pas être vide.
[FACULTATIF] Créer un utilisateur interne différent de votre admin (voir comment faire). Ce nouvel utilisateur sera associé à votre clé d’API. En faisant cela, vous évitez d’exposer votre compte d’administrateur principal au travers de l’API.
Activer les modules requis dans Dolibarr
Si ce n’est pas déjà fait, activez les modules Dolibarr dont Pennylane a besoin :
Connectez-vous à votre instance Dolibarr et accédez à l’onglet Accueil.
Dans le menu latéral gauche, accédez à Configuration > Modules/Applications.
Dans la section Gestion de la relation client (GRC), activez le module Tiers.
Dans la section Gestion de la relation fournisseur (GRF), activez le module Fournisseurs.
Dans la section Modules financiers (Compta/trésorerie), activez le module Factures et avoirs.
Dans la section Gestion des Produits/Services (PM), activez les modules Produits et Services (deux modules différents).
Dans la section Interfaces avec des systèmes externes, activez le module API/WEB SERVICES (SERVEUR REST).
Activer le module Gestion des tiers dans Dolibarr
Connectez-vous à votre instance Dolibarr et accédez à l’onglet Accueil.
Dans le menu latéral gauche, accédez à Configuration > Modules/Applications.
Faites défiler votre écran jusqu’à la section Gestion de la relation client (GRC), puis activez l’encadré intitulé TIERS — si ce n’est pas déjà fait.
Ne pas restreindre les accès à l’API Dolibarr
Connectez-vous à votre instance Dolibarr et accédez à l’onglet Accueil.
Dans le menu latéral gauche, accédez à Configuration > Modules/Applications.
Faites défiler votre écran jusqu’à la section Interfaces avec des systèmes externes.
Dans l’encadré intitulé API/WEB SERVICES (SERVEUR REST), cliquez sur l’icône en forme d’engrenage (réglages).
Vérifiez que la ligne qui commence par Autorise l’accès à l’API à certaines IP de clients seulement… n’est associée à aucune valeur (le champ en bout de ligne doit être vide).
💡 Pennylane Connect utilise plusieurs adresses IP. Si vous restreignez l’accès à l’API à certaines IP seulement, vous risquez de perturber le fonctionnement de Pennylane Connect.
Créer un nouvel utilisateur interne
Connectez-vous à votre instance Dolibarr et accédez à l’onglet Accueil.
Dans le menu latéral gauche, accédez à Utilisateurs & groupes > Nouvel utilisateur.
Renseignez les coordonnées de votre nouvel utilisateur.
À la ligne, Administrateur du système, sélectionnez oui. Vous allez créer un admin avec moins de pouvoirs que votre admin principal.
À la ligne, Clé pour l’API, cliquez sur la flèche circulaire pour générer une clé d’API. Si vous souhaitez fixer une durée de validité pour la clé, vous pouvez le faire ici, mais attention : une fois le délai expiré, la clé cessera de fonctionner.
Complétez la fiche de l’utilisateur puis cliquez sur Créer l’utilisateur.
Une fois votre nouvel utilisateur interne créé, restez sur sa fiche et accédez à l’onglet Permissions (qui doit afficher 0). À partir de là, accordez-lui les permissions suivantes (ou supérieur).
Module | Droits |
Tiers | Consulter les tiers (sociétés) liés à l’utilisateur. |
Tiers | Étendez l’accès à tous les tiers ET leurs objets |
Tiers | Consulter les contacts |
Factures et avoirs | Lire les factures (et paiements) clients |
Fournisseurs | Consulter les fournisseurs |
Fournisseurs | Lire les factures (et paiements) fournisseurs |
Produits | Consulter les produits |
Services | Consulter les services |
C’est la clé API de cet utilisateur admin qui vous servira à activer l’intégration avec Pennylane, pas celle de votre admin.
Configuration
Pour connecter Pennylane à Dolibarr :
Rendez-vous sur votre espace Pennylane.
Dans le menu latéral gauche, cliquez sur Paramètres entreprise puis sur Connectivité.
Dans la barre de recherche de l’onglet Intégrations, saisissez
Dolibarr. Un encartDolibarrapparaît.Survolez l’encart
Dolibarret cliquez sur Voir plus.Si on vous le demande, acceptez les conditions générales de service et la politique de confidentialité de Pennylane Connect en cliquant sur Accepter.
Dans l’encart Pennylane, cliquez sur Connecter, saisissez le nom de l’entreprise Pennylane à connecter à votre outil tiers, puis cliquez sur Autoriser. Si vous ne voyez pas cette étape, c’est le signe que votre entreprise Pennylane est déjà connectée — passez à la suite.
Connectez-vous avec votre compte admin à votre instance Dolibarr, accédez à la fiche de l’utilisateur que vous avez créé pour l’API, puis récupérez sa clé d’API et l’adresse web de votre instance (voir comment faire). Collez ensuite ces informations dans les champs correspondants à l’étape Connectez Dolibarr (étape 2). Si votre instance est protégée par une authentification basique, saisissez votre identifiant et votre mot de passe dans l’accordéon intitulé Authentification basique. Une fois les champs complétés, cliquez sur Connecter.
L’initialisation de votre intégration commence alors en arrière-plan.
Récupérer vos identifiants API Dolibarr
Connectez-vous à votre instance Dolibarr avec vos identifiants d’admin et accédez à l’onglet Accueil.
Dans le menu latéral gauche, accédez à Utilisateurs & groupes > Liste des utilisateurs.
Cliquez sur l’identifiant de l’utilisateur admin que vous souhaitez utiliser pour appeler l’API de Dolibarr — idéalement, ne sélectionnez pas votre compte admin principal.
Une fois sur l’onglet Utilisateur, naviguez jusqu’à l’encadré Sécurité puis survolez l’inscription
Cachéà la ligne Clé pour l’API. Au survol, une icône en forme de bloc-notes doit apparaître. Cliquez dessus pour copier votre clé d’API.Accédez à Accueil > Outils d’administration > Infos Dolibarr puis faites défiler votre écran jusqu’à la section intitulée Paramètres Fichier de configuration (conf.php).
Copiez la valeur associée au champ URL racine. Elle doit commencer par
https://. C’est l’adresse web de votre instance Dolibarr.
À propos des paramètres (étape 3)
L’initialisation est considérée comme terminée quand la collecte de vos données (en arrière-plan) est achevée, ce qui peut prendre jusqu’à 48 heures. Pendant ce temps, vous pouvez compléter l’étape 3 (Configuration) pour définir les paramètres de l’intégration. Une fois vos paramètres définis, vous pouvez fermer l’onglet actif sans risque. Les réglages effectués à l’étape 3 sont enregistrés.
💡 Vous recevrez un e-mail à l’adresse liée à votre compte Pennylane une fois l’intégration activée.
Ventes
Import automatique des factures client
Pennylane peut récupérer vos factures clients finalisées sur votre compte Dolibarr afin de les importer automatiquement dans le module Ventes (de votre espace Pennylane). Pour activer cette récupération, cochez la case située sur la ligne Import automatique des factures client. Les factures encore à l’état de brouillon dans Dolibarr et celles qui ne sont pas liées à un PDF ne sont pas transférées vers Pennylane quant à elles.
Fréquence d’importation
La récupération des factures finalisées se fait de façon automatique, une fois par jour.
Format d’importation
Pennylane ne se contente pas de récupérer les PDF générés par Dolibarr. Nous récupérons aussi les détails et les lignes de la facture, sous la forme de données structurées, ce qui nous dispense de passer le PDF de la facture à la moulinette de la reconnaissance optique de caractères. Les factures ainsi récupérées ne passent donc pas par le statut À traiter, sauf s’il y a un problème sur la facture — auquel cas le classement en À traiter permet de ne pas bloquer la récupération tout en appelant une vérification de votre part.
Date de début d’importation
Par défaut, les factures de vente émises depuis Dolibarr à partir de la configuration de l’intégration sont récupérées sur Dolibarr. Si vous souhaitez récupérer des factures clients antérieures, définissez une date de début d’import. Vous pouvez remonter jusqu’à 30 jours en arrière par rapport à la date de mise en place de la connexion entre Pennylane et Pennylane Connect. Pour remonter au-delà et récupérer toutes vos factures clients Dolibarr, demandez à notre équipe support de migrer votre historique de vente de Dolibarr vers Pennylane (opération payante).
Autres options
En plus de récupérer vos factures clients, vous pouvez jouer sur les paramètres suivants :
Transmission des paiements. Vos encaissements peuvent circuler de Pennylane vers Dolibarr, dans les deux sens. Quand vous rapprochez (sur Pennylane) des factures issues de Dolibarr et des transactions apparaissant sur Pennylane, vos rapprochements se répercutent automatiquement sur Dolibarr, où ils créent un paiement sur votre facture Dolibarr, modifiant son statut de paiement au passage. Les rapprochements sont détectés, qu’ils soient faits côté Gestion ou côté Comptabilité via un lettrage.
Compte de Produits par défaut. Indiquez le compte de produits auquel seront liés les éléments mentionnés sur les factures importées depuis Dolibarr dans le cas où ces éléments ne sont pas déjà associés à un compte de produit.
Centraliser les clients professionnels (facultatif). Sélectionnez le client Pennylane auquel seront attribuées toutes les factures importées depuis Dolibarr et destinées à des entreprises.
Centraliser les clients particuliers (facultatif). Sélectionnez le client Pennylane auquel seront attribuées toutes les factures importées depuis Dolibarr et destinées à des particuliers.
Achats
Importation automatique des factures fournisseurs
Pennylane peut aussi récupérer les fournisseurs et les factures fournisseurs ajoutés dans Dolibarr afin de les importer automatiquement dans le module Achats (de Pennylane) avec le statut À traiter. Pour activer cette récupération, cochez la case Import automatique des factures fournisseurs. Les notes de frais enregistrées dans Dolibarr ne sont pas synchronisées quant à elles.
💡 Pour être importées dans Pennylane, les factures fournisseurs ajoutées dans Dolibarr doivent être accompagnées d’un PDF — la facture fournie par le fournisseur. Créer une facture d’achat vide dans Dolibarr ne suffit pas.
Fréquence d’importation
La récupération des nouvelles factures se fait une fois par jour, automatiquement.
Format d’importation
Pennylane ne se contente pas de récupérer les PDF générés par Dolibarr. Nous récupérons aussi les détails et les lignes de la facture, sous la forme de données structurées, ce qui nous dispense de passer le PDF de la facture à la moulinette de la reconnaissance optique de caractères. Les factures ainsi récupérées ne passent donc pas par le statut À traiter, sauf s’il y a un problème sur la facture — auquel cas le classement en À traiter permet de ne pas bloquer la récupération tout en appelant une vérification de votre part.
Date de début d’importation
Par défaut, les factures fournisseurs importées dans Dolibarr à partir de la configuration de l’intégration sont récupérées sur Dolibarr. Si vous souhaitez récupérer des factures fournisseurs antérieures, définissez une date de début d’import. Vous pouvez remonter jusqu’à 30 jours en arrière par rapport à la date de mise en place de la connexion entre Pennylane et Pennylane Connect. Pour remonter au-delà et récupérer toutes vos factures fournisseurs Dolibarr, demandez à notre équipe support de migrer votre historique d’achat de Dolibarr vers Pennylane (opération payante).
Conseils en cas de problème
Si votre justificatif est importé à la place de votre facture
Seul le premier fichier lié à une facture Dolibarr est importé dans Pennylane. Par conséquent, si vous liez plusieurs justificatifs à une facture d’achat ou de vente sur Dolibarr, il est possible que vos justificatifs soient importés sur Pennylane en lieu et place de votre facture PDF.
Voici comment éviter ce problème :
Finalisez votre facture de vente sur Dolibarr avant d’y ajouter d’éventuels justificatifs. Sans ça, le premier justificatif ajouté sera importé sur Pennylane à la place de votre facture PDF.
Ajoutez la facture d’achat en premier sur Dolibarr, avant les éventuels justificatifs. Sans ça, le premier justificatif ajouté sera importé en lieu et place de la facture PDF.