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Fonctionnalités
Récupération des factures clients
Les factures clients finalisées dans Karlia ainsi que les avoirs sont automatiquement importés dans Pennylane.
Récupération des factures fournisseurs
Les factures fournisseurs enregistrées dans Karlia sont automatiquement importées dans Pennylane.
Récupération des clients et des fournisseurs
Deux cas de figure sont possibles :
Si le client ou le fournisseur auquel votre facture Karlia est liée existe déjà dans Pennylane, alors la facture est envoyée vers le bon compte tiers Pennylane.
Si le client ou le fournisseur auquel votre facture Karlia est liée n’existe pas encore dans Pennylane, il est automatiquement ajouté à Pennylane et rattaché à sa facture (dans Pennylane).
Génération automatique des écritures comptables
Les factures importées depuis Karlia génèrent automatiquement des écritures comptables dans Pennylane. Ces écritures tiennent compte des éventuels codes comptables inclus dans les factures importées et des éventuels comptes tiers associés aux clients facturés.
Permissions
La liste des autorisations demandées par les applications vous permet de voir les données auxquelles chaque outil aura accès dans le cadre de l’intégration.
Permissions Karlia requises
Accès complet
Données échangées
L’intégration permet à d’échanger les données suivantes
Fournisseurs
Factures fournisseurs avec PDF et code comptable
Factures clients avec PDF et code comptable
Clients
Installation
Pré-requis
Avoir un compte Pennylane avec un abonnement Essentiel ou supérieur ou un environnement de test.
Avoir un compte Karlia actif.
Configuration
Pour connecter Karlia à Pennylane :
Rendez-vous sur votre espace Pennylane.
Dans le menu latéral gauche, cliquez sur Paramètres entreprise puis sur Connectivité.
Dans la barre de recherche de l’onglet Intégrations, saisissez
Karlia. Un encartKarliaapparaît.Survolez l’encart
Karliaet cliquez sur Voir plus. Vous basculez sur Pennylane Connect.Dans l’encart Pennylane, cliquez sur Connecter, saisissez le nom de l’entreprise Pennylane à connecter à votre outil tiers, puis cliquez sur Autoriser. Si vous ne voyez pas cette étape, c’est le signe que votre entreprise Pennylane est déjà connectée — passez à la suite.
Récupérez votre clé d’API Karlia (voir comment faire). Collez ensuite cette information dans le champ correspondant, puis cliquez sur Connecter.
L’initialisation de votre intégration commence alors en arrière-plan.
Récupérer la clé d’API
Connectez-vous à Karlia.
Sélectionnez la liste du menu Compte.
Sélectionnez l'option Réglages.
Sélectionnez la section API.
Sélectionnez le bouton Créer une nouvelle clé API.
Saisissez un nom de clé dans le champ Description (ex. Pennylane).
Sélectionnez le bouton Enregistrer.
Sélectionnez l'icône Copier représenté par un double document pour copier la clé.
Paramètres
L’initialisation est considérée comme terminée quand la collecte de vos données (en arrière-plan) est achevée, ce qui peut prendre jusqu’à 48 heures. Pendant ce temps, vous pouvez compléter l’étape Configuration pour définir les paramètres de l’intégration. Une fois vos paramètres définis, vous pouvez fermer l’onglet actif sans risque. Les réglages effectués à l’étape 3 sont enregistrés.
💡Vous recevrez un e-mail à l’adresse liée à votre compte Pennylane une fois l’intégration activée.
Importation automatique des factures clients
Pennylane peut récupérer vos factures clients finalisées sur votre compte Karlia afin de les importer automatiquement dans le module Ventes (de votre espace Pennylane). Pour activer cette récupération, cochez la case située sur la ligne Import automatique des factures clients.
Conditions
Les factures à l’état de brouillon et celles sans PDF ne sont pas importées. Les factures d’acompte et solde sont bien prises en charge.
Fréquence d’importation
Les factures finalisées sont importées automatiquement une fois par jour.
Format d’import
Pennylane ne se contente pas de récupérer les PDF générés. Nous récupérons aussi les détails et les lignes de la facture, sous la forme de données structurées, ce qui nous dispense de passer le PDF de la facture à la moulinette de la reconnaissance optique de caractères. Les factures ainsi récupérées ne passent donc pas par le statut À traiter, sauf s’il y a un problème sur la facture — auquel cas le classement en À traiter permet de ne pas bloquer la récupération tout en appelant une vérification de votre part.
Date de début d’importation
Par défaut, les factures clients émises à partir de la date de configuration de l’intégration sont automatiquement importées vers Pennylane. Vous pouvez aussi récupérer gratuitement les factures de vente émises jusqu’à 30 jours avant la mise en place de la connexion entre Pennylane et Pennylane Connect. Pour récupérer l’ensemble de vos factures clients, demandez une migration d’historique (service payant).
Autres options
En plus de récupérer vos factures clients, vous pouvez jouer sur les paramètres suivants :
Compte de Produits par défaut (facultatif). Indiquez le compte de produits auquel seront liés les produits mentionnés sur les factures importées dans le cas où ces produits ne sont pas associés à un compte de produit. Si les produits ont déjà été liés à un compte de produit, ce réglage n’écrasera pas le choix effectué.
Centraliser les clients professionnels (facultatif). Sélectionnez le client Pennylane auquel seront attribuées toutes les factures importées et destinées à des entreprises.
Centraliser les clients particuliers (facultatif). Sélectionnez le client Pennylane auquel seront attribuées toutes les factures importées et destinées à des particuliers.
Importation automatique des factures fournisseurs
Pennylane peut récupérer les fournisseurs et les factures fournisseurs afin de les importer automatiquement dans le module Achats (de Pennylane) avec le statut À traiter. Pour activer cette récupération, cochez la case Import automatique des factures fournisseurs.
💡Pour être importées dans Pennylane, les factures fournisseurs doivent être accompagnées d’un PDF — la facture fournie par le fournisseur. Créer une facture d’achat vide ne suffit pas.
Fréquence d’importation
Les nouvelles factures sont récupérées automatiquement une fois par jour.
Format d’import
Pennylane ne se contente pas de récupérer les PDF. Nous récupérons aussi les détails et les lignes de la facture, sous la forme de données structurées, ce qui nous dispense de passer le PDF de la facture à la moulinette de la reconnaissance optique de caractères. Les factures ainsi récupérées ne passent donc pas par le statut À traiter, sauf s’il y a un problème sur la facture — auquel cas le classement en À traiter permet de ne pas bloquer la récupération tout en appelant une vérification de votre part.
Date de début d’importation
Par défaut, les factures fournisseurs ajoutées dans Karlia à partir de la configuration de l’intégration sont récupérées sur Pennylane. Si vous souhaitez récupérer des factures fournisseurs antérieures, définissez une date de début d’import. Vous pouvez remonter jusqu’à 30 jours en arrière par rapport à la date de mise en place de la connexion entre Pennylane et Pennylane Connect. Pour remonter au-delà et récupérer toutes vos factures fournisseurs, demandez à notre équipe support de migrer votre historique d’achat vers Pennylane (opération payante).